【経験者が教える】契約書管理クラウドシステム選択のポイント６つ
この記事は、こんな方に向けて書かれています。
「契約書管理システムは何を基準に選べば良いか分からない」
「たくさんあるサービスのどれが自社に向いているのだろうか？」
締結後の契約書管理、どうしていますか？
別の記事でも詳しく記載していますが、契約書管理はエクセルでもできます。
>>記事：契約書管理はエクセルでもできます。
しかし、管理件数が増加するとエクセルでの管理が限界を迎えます。
これまで企業の契約書管理を支援してきた経験からすると、締結済みの契約書件数が3,000件を上回るあたりが限界点だと思っています。
そうなるとシステム導入を検討するわけです。
ファイル共有サービスを利用するケースもありますが、正直、これはエクセルを共有しているのと変わらないのであまり意味がないと思います。
そこで、最近では、一部のクラウドNGのポリシーの会社を除いて、クラウドの契約書管理システムの活用が検討されています。
なお、この記事では契約書管理クラウドサービスの具体的なサービスについては言及していません。各サービスの比較については、下記記事をご参照ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ
目次
契約書管理クラウドを選択する最大のポイントは、解決したい課題を明確にすること
契約書管理システムには、それぞれに特長があります。
この記事を見ている方は、契約書管理クラウドを検討したい何らかの理由があるはずです。
その課題が何なのか、という点からスタートすることが極めて重要です。
※もうすでに課題が明確な場合は、ここは読み飛ばしてもらって構いません。
私が契約書管理のお手伝いをしてきた企業でも、いきなり具体的なサービスを並べて検討を始めるケースがあるのですが、大抵の場合うまくいきません。
最初に解決すべき課題をしっかり定めておくことは、レールを踏み外さないためにも重要です。
やり始めると「美しさ」を求め始めて、必要以上にキレイな契約書データベースを作ることが目的化してしまうことが度々あります。
そうなると、もう趣味の世界になっていきます。
ですので、まずは見つめ直しましょう。
いま、あなたの会社の契約書管理の課題は、具体的には何ですか？
契約書管理システム選択のポイント６つ
「見たい契約書がなかなか見つからない」
「この会社との基本契約って、他の部署で結んでましたっけ？」
ほとんどの契約書管理システムは、こういった検索・閲覧の課題、部署間での共有の課題を解決してくれます。
しかし、それ以外にも様々な課題があるはずです。
私が立場上、多くの企業の法務担当者と接する中で、よく聞かれる契約書管理の課題には、次のようなものがあります。
思い当たるものはありませんか？
これらの組み合わせのなかで、適したシステムを選択していくことをお薦めします。
１．気がついたら更新期日を過ぎてしまった（期日管理の課題）
２．他部署には見せたくない契約書がある（閲覧権限設定の課題）
３．あの契約書って紙で締結したんだっけ（電子契約と紙契約書の統合管理の課題）
４．誰か、当時のこと分かる人は？（締結時の交渉経過・検討経緯の管理の課題）
５．結局面倒なのはシステムへの登録作業なんだよね（作業負担の課題）
６．もうすぐキャビネットが溢れそう（紙原本の管理の課題）
１．気がついたら更新期日を過ぎてしまった（期日管理の課題）
自動更新のある契約書ならば、一定の期日（更新通知期日）までに更新拒絶しないと自動的に更新されてしまいます。
逆に、自動更新期日のない契約書ならば、契約終了日までに更新手続きをしないと無契約状態になってしまいます。
これを回避するためには、契約書の期日を管理してその前にアラートをあげることが必要です。
毎月、法務担当者が一定条件をエクセルで抽出して、各部署にメールで送って確認してもらっている、という会社もいまだに多くあるのが実情です。
会社の規模が大きくなり、契約の件数が増えてくるとこの役割を一人で担うことは大変です。
そのため、システム機能で自動的にアラートを管轄部署に飛ばしてくれる、という仕組みが必要となります。
２．他部署には見せたくない契約書がある（閲覧権限設定の課題）
契約書によっては、社内の他部署の目に触れさせたくないというものがあります。
「契約書は『社外秘』なんだから、逆にいうと社内にはすべてオープンにするんだ」という会社にも出会ったことはありますが、それでも、出向契約などの人事に関わる契約などが社内の誰の目にも簡単に触れられる状態は望ましくありません。
そこで、ユーザー部門は自部署の契約書だけが閲覧できるように権限管理するケースが多いです。
一方で、さらに細かく管理したいケースも多くあります。
「営業一部と営業二部では閲覧できるようにしたいが、他には見せたくない」
「部署横断のプロジェクトメンバーにだけ見せるようにしたい」
これらに対応できる権限管理の機能があることが必要です。
３．あの契約書って紙で締結したんだっけ（電子契約と紙契約書の統合管理の課題）
これは電子契約が普及してきてから、最近よく聞く課題です。
電子契約は、締結後、ベンダーのプラットフォーム内で管理されることが多いです。
しかし、後から契約書を探す際、「果たして紙で締結したんだっけ？ それとも電子契約？」ということで、キャビネットを探したり、電子契約のシステム内を探したり、という面倒が生じています。
これは、本当に多くの企業で聞く課題です。
さらに、電子契約にも複数のサービスがありますので、相手から求められた方式が異なる方式だったりすると、担当者がしっかりダウンロードして管理していないと紛失事案と同じ状態になってしまいます。
こういった事態を避けるためには、紙で締結した契約書と電子契約とを同じデータベースで管理できる状態にする、という対応が必須で、これができる管理システムを選択することが必要となります。
４．誰か、当時のこと分かる人は？（締結時の交渉経過・検討経緯の管理の課題）
最近お手伝いした会社での出来事です。
契約書内に違約金が定められていたのですが、これが「1,583,333円」みたいな中途半端な数字。
おそらく何らかの根拠があるはずですが、双方ともに当時の経緯を知る人がいないという状態でした。
契約書の管理においては、締結された最終的な状態が確認できるようになっているのは最低限として、できることならば、当時の交渉経過やリーガルチェックの情報を一緒に管理できるようにしたいところです。
そのためには、締結された契約書とセットで、①締結過程における主管部署と法務部門とのやりとり、②主管部門と相手先とのやりとりが管理されていることが重要で、そのような機能があるかどうか、ということが管理システム選択のポイントになります。
５．結局面倒なのはシステムへの登録作業なんだよね（作業負担の課題）
これも本当によく突き当たる課題です。
「いま、あなたの会社、見たい契約書をすぐに見られない状態になっている原因は何ですか？」
・・と真因を突き詰めていくと、「システムがない」という話もあるのですが、本当のボトルネックは、担当者の方がシステムに登録する作業をする時間がないということだったりします。
そうすると、解決すべきは作業をする時間の確保や作業のアウトソースとなります。
契約書管理システムのベンダーによっては、この登録作業をセットで対応してくれるところもあります。
また、最近ではシステム内の機能として、自動的に管理情報を実施してくれる機能もあります。
システムを選定する基準なのですが、こういったサポートがあることも検討要素として重要です。
６．もうすぐキャビネットが溢れそう（紙原本の管理の課題）
契約書管理システムとは直接関連しませんが、システム選択の場面で「どうせなら原本の管理も」となるケースもあります。
この場合、「データの管理はシステムで」「原本の管理は倉庫会社で」と分断されることもありますが、大規模な会社・歴史のある会社ほど、原本管理の完全性を求める傾向があります。
これは1件の契約書が影響する規模・範囲が大きいからではないかと推測されます。
そうなると、契約書管理システムと原本管理システムが統合されている状態が求められることになります。
まとめ
契約書管理システムを選択するにあたっては、闇雲にベンダーに声をかけて話を聞く前に、自社が解決したいことは何なのか、という点をしっかり整理することが重要です。これをやらないと、後から手戻りが発生して面倒なことになります。
そのうえで、必要な機能を備えているシステムを比較して意思決定していくとよいでしょう。
契約書管理システムには様々なものがあり、機能・強み・価格がそれぞれ異なります。
このあたりの具体的なおすすめサービスとその比較については、次回の記事で記載をさせていただいていますので、そちらもご参照ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ