～最近、契約書が見つかりにくくなっている本当の原因 ～

ここ数年、企業の契約書管理の担当者から、ある悩みが急に聞こえてくるようになりました。

今回は、こんな悩みの原因と、その解決方法をお伝えします。

契約書が見つからない理由
それは契約管理データベースが分散されたから

そう聞くと、「そんなバカな」と思いますよね。
でも、こういう声が増えているのは事実なんです。

その原因はなんだと思いますか？

ズバリ言うと、それは、コロナ禍以降、電子契約が急速に普及してきたことによって、「契約書を管理するデータベース」がバラバラに分散されてしまったからです。

例えば、あなたが８千円のお金をもっているとします。
以前は、５千円札１枚と千円札３枚が一つの財布に入っていました。
しかし、電子マネーが普及したことによって、財布には千円札が１枚だけ。残りの７千円のうち４千円はPayPayに、２千円はSuicaに、６百円はメルペイに、４百円はnanacoにある。

こんな感じでバラバラに分散されてしまっていれば、「いったい今、どこにいくらあるんだろう？」となってしまいます。

これと同じことが、いま企業の契約書管理の現場で発生しているのです。

つまり、以前は、過去の契約書はすべて紙だったので、キャビネットの中に締結先別にファイリングされていた。だから、そこだけを探せばすぐに見つかった。

ここに電子契約が普及したけれども、紙で締結する契約書は依然として残っている。
しかも、電子契約とひと口に言っても、クラウドサインで締結したものもあれば、相手方の希望でドキュサインで締結したものもある。
さらに悪いことに、同じクラウドサインでも自社側から振り出したものもあれば、相手方が振り出したものもある。

先ほどのお金の例では、財布かスマホに集約されているからまだよいのですが、契約書の場合、それ以上にホントにバラバラになってしまってきているのです。

いままではバインダーやキャビネットという一つのデータベースにまとめられていたものが、どんどん分かれていってしまっている。

これが、「最近、契約書を探すことが多くなった」「以前よりも、契約書をが見つかりにくくなった」という悩みの正体です。

契約管理データベースを統合すれば、課題は解決できる

ここまでの記載のとおり、契約管理担当者に生じている大きな悩みの根本原因は、電子契約が普及したことで契約管理データベースの分散・分断が生じていることにあります。

だからといって、電子契約の便利さは手放せませんよね。

であれば、解決方法はひとつしかありません。

意外とシンプル、契約管理データベース統合の方法とは

「契約管理のデータベースを統合する」といっても、「それって、どうやって？」

という疑問を持たれることでしょう。

でも、分解しながら考えていけば難しくはありません。
データベースを統合するには、次の４つのケースを解決すればよいだけです。

①自社も相手方も同じ電子契約サービスを有償利用していて、相手方が振り出した場合
②自社と相手方が異なる電子契約サービスを利用していて、相手方の形式で締結せざるを得ない場合
③自社が２種類の電子契約サービスを利用している場合
④電子契約以外に紙で締結する契約書がある場合

自社も相手方も同じ電子契約サービスを有償利用していて、相手方が振り出した場合

自社も相手方も同じ電子契約プラットフォームを有償利用している場合、相手方が振り出してきたときには、自社の管理データベースに入ってこないケースがある、というものです。

多くの電子契約では、メールアドレスによってユーザー識別がなされます。

そのため、相手方振り出しで、かつ、自社のユーザー登録がないメールアドレスで承認をしてしまうと、自社の管理データベースには統合されず、承認者がローカル環境にダウンロードできるだけになってしまいます。
承認者がダウンロードして、システム上に手動でアップロードしてくれないと紛失と同じ状態になるわけです。

この問題の解決策は２つです。

いずれかの対応をすれば、自社が振り出すか、相手方が振り出すかにかかわらず、自社の環境に一元化されますので、この問題は解決できます。

比較的小さな会社であれば「解決策１」、大きな会社であれば「解決策２」がおススメです。

自社と相手方が異なる電子契約サービスを利用していて、相手方の形式で締結せざるを得ない場合

例えば自社はクラウドサインを使っていて、相手方はドキュサインを使っているというケースで、相手方の要望でドキュサインで締結せざるを得ない、という場合を想定してみます。

そのままでは、この契約は締結者がローカル環境にダウンロードできる状態になるだけで、①と同じように、承認者がダウンロードして、システム上に手動でアップロードしてくれないと紛失と同じ状態になるわけです。

この場合にできることは、上記①の解決策２と同じです。

この「特定の社員」を契約管理担当者にしておけば、そこで捕捉して、担当者がダウンロードして確実にメインの契約データベースに保存する運用をする、ということができます。

自社が２種類の電子契約サービスを利用している場合

たとえば、基本的にはクラウドサインを利用していても、外資系企業との契約の場合にはドキュサインを利用している、という会社も多いのではないかと思います。

この場合、締結された電子契約は、そのままでは２つのデータベースに分かれて蓄積されていくことになります。

そこで必要になるのが、「下流で統合する」という考え方です。

「契約管理データベースを作る」とか「契約管理データベースを統合する」というと、かなりハードルが高く聞こえるかもしれませんが、エクスポートして一つのエクセルの表にまとめる、ということでもよいのです。

注意すべき点は、保有しているデータの項目や型を合わせることです。
先ほどの例でいえば、次のような状況だとまずいわけです。
・クラウドサインでは「契約終了日」のデータ項目があるのに、ドキュサインではその項目がない
・クラウドサインでは契約締結日が「2022年10月1日」という形式なのに、ドキュサインで「2022/10/01」という形式で異なっている

このあたりは、電子契約サービスの利用開始の際に設計しておくのが望ましいですが、すでにそれが困難な場合には、下流側でデータ追記をするか、データ変換をかけることになります。

電子契約以外に紙で締結する契約書がある場合

電子契約を導入したとしても、新規締結の30%～50%が電子で残りは依然として紙で締結する、という会社が多いのが実情です。
また、当然、過去に締結した契約書は紙で残っていることが大半です。

この状態は、短期的には変えられないことが多いでしょう。

これを解決するためには、紙の契約書を電子契約のデータベース側に統合させるということになるでしょう。

紙で締結した契約書は、随時、スキャニングしてPDFを作成し、電子契約のデータベースにアップロードします。併せて、それぞれの契約書の管理項目（タイトル、相手先、締結日等）を入力していきます。

電子契約のサービスや利用プランによっては、アップロードができないケースがあるので、その場合は③のような下流データベースを利用することになります。

注意すべき点は、新規発生分をタイムリーにデータベース登録していくための体制を整備すること、過去分をデータベースに取り込む範囲は、必要に応じて絞ることです。

あくまで目的は「契約を管理できる状態にすること」なので、「キレイなデータベースを作ること」が目的にならないようにしてください。

一般的には、過去分の取込範囲は、直近契約書だけに絞ったり、相手先で絞ったりするケースが多いです。

これらの対応をしていけば、紙契約書を含むすべての契約が同じデータベースに統合されて、精度の高い契約管理をすることが可能となります。

契約管理データベースの統合作業をもっと楽にするには

ここまで記載してきた「契約管理データベースの統合」ですが、実際にやろうとすると契約管理担当者に負担がかかります。

ダウンロードして統合用データベースにアップロードしたり、管理項目の入力をしたり、紙契約書のスキャニングをしたり…。

契約管理担当者を専任で配置しているケースは少ないでしょうから、そういった作業のたびに他の業務を止めて対応することになり非効率です。

この問題は、２つのことを実施すれば解消することが可能です。

電子契約と連携しているクラウド形式の契約書管理システムを利用する

クラウド形式の契約書管理システムのなかには、電子契約で契約を締結すると自動的にAPI連携によりデータが反映されるサービスがあります。
これを利用すれば、契約締結の都度、下流に位置するデータベースに保存し直す必要から解放されます。

具体的なサービスについては、過去の記事にまとめていますので参考にしてください。
>>> 【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

スキャニング・管理項目データ作成とクラウド契約書管理システムへのアップロード作業を委託する

紙契約書のスキャニング作業や契約書文言からの管理項目データの抽出・データ化作業はもちろん、クラウド契約書管理システムへのアップロードまで、外部の会社に委託することができます。

委託先選定のポイントは、契約書の取扱いに慣れている専門ベンダーであるかどうか。

小規模な「スキャニング会社」「データ入力会社」だと本当に契約書を取り扱ってもらっても品質やセキュリティ面で安心できるのか、という心配があります。
知らないところで再委託されている、という心配もあります。

契約書を取り扱っている専門の会社であれば、安心して委託することが可能です。
最近は、倉庫業をメインとする会社も専門サービスを立ち上げて、この契約書の領域に取り組んでいる会社が多くあります。
会社としての信頼性も考えると、大手の倉庫会社に依頼するというのも一案です。

代表的な会社としては、日本通運系のNXワンビシアーカイブズ、三井倉庫ビジネスパートナーズ、鈴与、寺田倉庫などがあります。

>>> NXワンビシアーカイブズのサービスページ
>>> 三井倉庫ビジネスパートナーズのサービスページ
>>> 鈴与のサービスページ
>>> 寺田倉庫のサービスページ

まとめ

さいごに

「具体的にどう検討を進めていけばいいか、分からない」というお悩みの方には、ご希望があればいつでも無償でお手伝いすることが可能です。
下記のお問い合わせフォームからご相談ください。

> お問い合わせフォーム”>>> お問い合わせフォーム

この記事は、こんな方に向けて書いています。

以前の記事でも記載したように、契約書管理システムを選択するにあたっては、事前に「いま、自社が解決したい課題は何なのか？」という点をしっかり捉えて、それを解決してくれるサービスを比較検討するプロセスをとる方が失敗がないです。

その記事でも記載しましたが、実際に各企業でよく聞かれる課題「６つのポイント」をベースに、システム選択の際の比較検討に参考となる情報をまとめました。

おすすめの契約書管理クラウドシステム８つ

今回、私がお薦めする８つの契約書管理クラウドシステムは、上記のような、多くの企業が共通して抱える課題を解決してくれるサービスで、実際に私が出会った企業で利用していたか、利用を検討されていたものばかりです。
それぞれ、特長があって重視する課題によって選択が変わってきますので、以下に記載した情報を参考に選択いただくと良いと思います。

なお、以下に記載する情報は2021年8月現在で確認できているものです。
その後のサービス変更がある可能性もありますので、ご容赦ください。

※ここでは下記のサービスについては除外しています。
・電子契約だけを提供しているサービス
・単なるファイル管理サービス
・オンプレ版のみのサービス
あくまで「契約書」の「管理」機能を備えている「クラウド」サービスだけを取り上げています。

サービス別のマトリクス表

私の経験上、普及度や機能を踏まえておすすめするのは、次の8つです。
自社の課題に応じて選択すべきものなので、「おすすめ度」はつけません。
自社の状況に合ったものを以下から選択されると良いと思います。

少し具体的に、それぞれの特長を整理してみました。

では、それぞれのサービスについて具体的にコメントしていきます。

＜Ofigo 契約書管理 Facil＞　株式会社CIJ

>> Ofigo 契約書管理 Facil

（総評）

シンプルにエクセルでの管理をクラウド化したい、という場合におすすめです。

個人的な印象ですが、全体的には、契約書管理のためにできたサービスというよりも、クラウドの文書管理システムを契約書管理用にアレンジしている感じです。
元々オンプレだったシステムを2020年にクラウド化しているもので、「システム会社が作った」感が強いです。

残念ながら、私はこのシステムを実際に使っている企業に出会ったことがありません。

（機能面）

それでも期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書通しの紐付け管理などの機能は一通り備えていて、契約書管理に十分な機能だと思います。
画面構成などもシンプルなので、エクセル管理の延長線上で分かりやすいかもしれません。

クラウドサインやDocuSignともシステム連携していますので、締結後の一元管理が可能です。

スキャニング作業・システムへの登録作業、原本保管の代行作業もありますが、提携先の協力会社での作業となっています。
価格から推測するに、「電子化」は単純にスキャニングして1件ごとのPDFデータを作ることだけを指していて、締結先会社名、締結日、自動更新有無といった情報の作成は含まれていないと思います。
逆にそこまで頼めるのかは不明です。

原本の保管も、提携先倉庫会社のサービスを利用できるとのことですが、あくまで箱単位で預かるサービスがセットで利用できるだけで、契約書管理システムと原本管理システムは分かれているので、契約書の原本とデータが統合的に管理されているまでは言えないでしょう。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・初期システム構築料　30万円
・月額3万円から（50ユーザー）

このほかに作業範囲が不明ですが、下記の情報が確認できます。
・電子化作業　1箱5万円から
・データ投入作業費　20万円（1万件まで）

＜MyQuick＞　インフォコム株式会社

>> MyQuick

（総評）

このシステムも文書管理システムの契約書版という感じですが、Ofigoと異なるのは締結前のプロセスをカバーする機能を備えている点です。

（機能面）

期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。
自動更新の契約書については、期日を経過すると自動的に終了日が延長更新されるようになっています。

これに加えて、システムに登録後、このシステム内で回覧やコメントを残す機能があり、この機能を活用すると過去の検討経緯を一元的に管理することが可能となります。
また、版管理の機能もあるので、交渉過程でのドラフトも最終版もまとめて管理が可能なのはうれしいところです。

ユニークなところでは、原本の回収管理機能がある点です。
機能的には、締結後一定期間経過してもPDFデータが添付されないとアラートを出すという仕組みです。
この機能があると、法務担当者はいちいち追い出しをしなくてよいので便利な機能だと思います。

システムへのデータ入力の手間を削減するために「AIによる自動入力機能」がオプションであります。
機能的には詳細は分かりませんが、入力時に入力内容から予測してリコメンドをする機能のようで、
同じような内容を繰り返し締結するような会社では便利なのかもしれません。

公開情報からは、データ入力の代行や原本管理のサービスは見られません。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・基本導入費用　30万円
・月額　4万円から（同時アクセス数によって変わってくるようです）

＜Contract Workflow Service＞　リコージャパン株式会社

>> Contract Workflow Service

（総評）

契約書の法務相談・審査から締結後の管理まで、様々な機能を備えた総合的な法務業務の統合支援ツールです。

「契約書を管理する」ツールというよりは「法務業務全般を管理する」ツールで、クラウドシステムとしてはかなり高機能です。
法務内での担当割り当て・回答期限管理などの機能があるので、法務部門のマネージャーにとっては理想的です。
私の経験では、法務審査担当が何人もいるような超大手企業が好む印象があります。

反面、しっかりできすぎてしまっているので「そこまで求めていない」とか「使いこなせない機能がある」という声も聞きます。
シンプルに契約書管理の機能だけを求めている場合には、向いていないかもしれません。

（機能面）

面白いのは、このシステムでは「法務相談」と「契約審査」を別概念で捉えている点です。

「法務相談」では、契約書の文言が固まる前段階での法務部署への相談が管理できます。
たしかに、文言が固まる前に「こちら側が一方的に不利にならないように文言を考えたい」といった相談があるので、これは納得です。
ドラフト文言の条項の過不足・チェックを自動的に行う機能もあります。

「契約審査」では、ドラフト内容の審査・承認を行うワークフロー機能があります。
相談内容との紐づけも可能なあたり、非常に手が込んでいます。

スキャニングやシステムへのデータの入力を代行する付帯作業も提供しています。
作業や運送・保管サービスは「物流パートナー会社」が提供していますが、おそらくSBSリコーロジスティクスがメインと思われます。
契約書の原本は倉庫会社のシステムで、契約データはこのシステムでそれぞれ管理されることになるでしょう。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・月額　最大300名－8万円、最大1000名－23万円、最大2000名－40万円（いずれも100GB）
・追加ディスク　100GBごとに月額1万円
・初期導入（マスタ設定等）　個別見積もり

このシステムを使う場合には全社で利用することになるでしょうから、全員にユーザ権限を付与する前提で考えておくとよいでしょう。
初期費用が一般にはわかりにくいので、必ず個別に見積もりを取ることをお勧めします。

＜Contract CLM（旧Holmesクラウド）＞　株式会社Contracts(旧株式会社Holmes）

>> Contract CLM

（総評）

このサービスも、単なる契約書管理システムではなく「あらゆる契約業務をワンプラットフォームで最適化する」というコンセプトで、契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・契約管理の全体をカバーするシステムです。

契約の締結を一つの「プロジェクト」として、プロジェクト管理ができるようになっている仕組みというイメージです。

リーガルテックのベンチャー企業として、法務業務全般を考えて広くカバーする発想の仕組みで、この点ではリコージャパンのContract Workflow Serviceも同じ発想ですが、これに比べると大企業以外にもベンチャー企業にまで広がっている印象があります。

このシステムを「契約書管理」としてだけ使うのならば、それでは良さを活かせないと思います。
あくまで全般を管理する仕組みとして活用すべきでしょう。

機能は充実しているので、これから新たに仕組みを構築する場合や、全社で抜本的に仕組みを改善する場合は向いています。
一方で、既存の仕組みとの兼ね合いは検討すべきポイントです。

既存の仕組みを温存して「契約書管理」だけで使いたい場合には、あまり向かないかもしれません。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

また、契約作成段階の機能が充実しています。

テンプレートを登録しておけば、そこから編集して新たな契約書を作成できる機能があります。自社のひな形を登録しておくと良いでしょう。
作成後のドラフトに対して、コメントを残してメール通知する機能があります。

契約書のAIによるレビューについては、GVA Tech社の「AI-CON Pro」と連携していてオプションで契約すると利用可能です。
自社のひな形との差異を把握することができます。

承認ワークフロー機能も備えているので、別途にワークフローを入れる必要もありません。

ダッシュボードでは、現状のタスクと期限が管理できるようになっていて、法務担当にとっては、自分とチームのタスクが一元管理できる点はうれしいところです。

「Holmesクラウドスキャン」という名称で、スキャニング・データ作成・システムへの登録作業を代行するオプションサービスがあります。
HPからはわかりませんが、おそらく協力会社での作業代行ではないかと思われます。

他のクラウドサービスと広くAPI連携しているので、必要な機能を拡張していける余地がある点も良いと思います。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・月額　スタンダード－10万円から、プロフェッショナル－20万円から
・初期導入　20万円から

プロフェッショナルではシングルサインオンの機能がついています。

＜LegalForceキャビネ＞　株式会社LegalForce

>> LegalForceキャビネ

（総評）

AI契約書レビューで有名なLegalForceが提供する契約書管理サービスです。

最大の特長は、画像を放り込めば自動的に必要な項目を抽出してくれるという点です。

現段階では筆者はこの機能の精度が見極められていませんが、通常の条文形式の契約書であればかなりの高精度で自動抽出してくれます。ただ、表や図などが入るような契約書だと精度は落ちるようです。

とはいえ、サービス料金内にてオペレータが補正してくれるサービスが付帯しています。補正作業には１～２週間程度がかかるようですが、安心できるサービスです。

公開情報を見る限りはAI契約書レビューの「LegalForce」を契約しなくとも単独で利用できそうです。
その点では、他の機能のオプションになっているわけではなさそうなのでユーザーにとっては使いやすい体系になっていると思います。

最近、私が接する企業ではこの「LegalForceキャビネ」を検討されている会社が多い印象があります。
自動的に契約書台帳ができあがる、という点がユーザー側にとってはインパクトが大きいようです。

ただ、繰り返しになりますが精度には注意が必要です。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

最大の特長である自動台帳作成機能は、紙契約書をスキャンして画像データを放り込むだけで、OCR処理と必要情報の抽出が自動的に行われるものです。
タイトル、当事者名、契約の開始日・終了日、自動更新の有無などが自動的に抽出されて、システム内に登録されます。
OCR処理をかけるので、テキスト文言の全文検索機能も可能となります。

電子契約については、Agree(GMOグローバルサイン）、クラウドサインとの連携を行っています。
別の記事でも電子契約サービスの比較に言及していますが、Agreeはクラウドサインと比べると基本機能のなかでできることが多いです。
電子契約を併せて利用する場合には、その機能比較も選択の要素となります。

スキャニング作業・データ作成作業などの代行は、公開情報からは見られませんが、他社と提携しながら実施しているようです。

なお、AI契約書レビューの「LegalForce」には、自社ひな形との比較でのAIによる契約書レビュー（有利不利判断、欠落条項判断）、下請法に反していないかのチェックの機能がありますが、「LegalForceキャビネ」とは連動していない別のサービスですので、ここではご紹介は割愛します。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・月額
アップロード件数の上限によってプランが分かれていますが、金額については公開されていません。
定価としては、ミニマム（年間数百件程度の新規登録）でも月額10万円程度という情報があります。

・アクセス時のIPアドレス制限をするには、別途月額数万円が必要です。
・Agreeとの連携には、初期費用10万円、月額1万円が別途に必要です。

＜WAN-Sign＞　株式会社NXワンビシアーカイブズ

>> WAN-Sign

（総評）

NXワンビシアーカイブズは、元来、機密文書の保管・廃棄などを行う会社で、日本通運グループに入った会社です。
契約書の管理サービスを行ってきた延長で、GMOグローバルサインと組んで電子契約も提供をしています。

WAN-Signは電子契約のことを指しているのであり、契約書管理システムとしては従来からある管理システムがそれにあたるといえます。

物流会社のサービスなので、データ作成作業や原本保管作業は自社で対応できる点は強みだと思います。
契約書原本が一つの建物に入るとすべてその中で完結することは、セキュリティ面でも安心です。

そのため、原本の管理、作業負担の軽減といった問題を解決したい場合には、非常におすすめとなります。
倉庫会社ならではのオンデマンド電子化も特長です。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

電子契約の締結機能を内包している点が特長で、電子証明書の方式・メール認証による方式双方をカバーしています。

自社のセンター内でスキャニング・データ作成を行っていることは安心です。

原本は預けておいて、見たい契約書が発生したときに電子化してアップロードしてもらうオンデマンド電子化というサービスは、倉庫会社ならではのサービスです。

原本の保管は箱単位の課金なのですが、私のクライアントから聞いた声ですが、これには若干の弱点があります。
原本の廃棄を確実に行わなければいけないケースでは、年数が経過すると箱の中身がスカスカになっていって、
割高な保管料になっていくという点です。
不動産、リースなど契約期間が短く、失効後にどんどん廃棄していく業種では、注意しておいた方が良いと思います。

契約締結に至るまでの検討過程のプロセスについては、カバーされていない模様です。
このあたりを一緒に解決したい場合には、別途に他のサービスを併せて選択する必要があるでしょう。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・初期費用　無料
・月額
　基本となる電子データ管理料は、5,000件までで月額1万円（容量課金プランだと200GBまで月額3万円）
　電子契約の利用料は、1件ごとに300円ないし100円かかります。
　別途、スキャニング・データ作成作業は1箱7万5000円からとなります。

＜鈴与の契約書管理システム（SDIS）＞　鈴与株式会社

>> 鈴与の契約書管理

（総評）

200年以上の歴史をもつ静岡に本社のある総合物流会社のサービスです。

NXワンビシアーカイブズ同様、機密文書の管理から派生して、早い段階から契約書管理に特化したシステム・サービスの提供をしています。
さらに電子契約やAI契約書レビューとのシステム連携を行うことで、機能拡張を進めているようです。

物流会社ですので、原本との一元的な管理やデータ作成・入力作業の代行・オンデマンド電子化は実施してくれます。
とくに、原本とデータが一つの仕組みで管理できる点は、物流会社ならではの仕組みです。

原本管理や作業委託をしなくとも、システムだけでも利用可能です。

機能面もさることながら、導入支援・運用支援に力を入れている印象です。
ある企業では、別の契約書管理システム（クラウド）を利用しながら、原本管理・データ作成・システムへのデータ投入を委託していました。
かなり柔軟に作業のカスタマイズ対応をしてくれる印象です。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

電子契約では、クラウドサイン、セイコーソリューションズと連携していて、締結後の契約書をシステム内で一元管理できるようになっています。

自社のセンター内でスキャニング・データ作成を行っていることは安心材料で、NXワンビシアーカイブズ同様、倉庫会社ならではのオンデマンド電子サービスも実施しています。オンデマンド電子化ならば、古い契約書は導入当初はデータ化せず預けておいて、必要が生じたときに始めて作業を依頼することができ、導入費用を抑制することができます。

原本の保管は1件単位でも実施可能とのことです。
原本の廃棄を確実に行わなければいけないケースでも、年数が経過して箱の中身がスカスカになり割高な保管料になるということはありません。
契約書管理システムから、原本の取り寄せや廃棄の指示が出せるのは便利な機能です。

契約書のAIレビューを行う「LAWGUE」（FRAIM株式会社）とのシステム連携を行っています。
LAWGUEで蓄積された検討過程の情報が管理システムに連携されてくるものと思われます。

（料金面）

・初期費用　公開されていません。
・月額　基本となるシステム利用料は2万5000円からとされています。
　　　　別途、スキャニング・データ作成作業が発生しますが、費用は公開されていません。
　　　　システムのみの利用も可能です。

＜クラウドサインSCAN＞　弁護士ドットコム株式会社

>> クラウドサインSCAN

（総評）

このサービスは、本来は「契約書管理システム」のカテゴリーには含まれないものです。
電子契約導入時に過去に締結した紙契約書をスキャン・データ作成してくれるオプション作業を指しています。

ただ、他のサイトなどでも「契約書管理システム」として同列で紹介されているのでその誤解を解消するため、
また、クラウドサインそのものの普及率も非常に高いので、参考になると思い取り上げさせていただきます。

電子契約機能だけでは紙で締結した契約書の管理とは分断されてしまいますが、スキャン作業・登録作業をセットで提供してもらうことで、同じデータベース内に登録してくれるイメージです。

電子契約の導入をメインで考えていて、今後も新規に発生する契約における電子契約の比率が高いことが予想されるならば、選択肢としては有力だと思いますし、実際にそういった流れで検討に至った企業にも複数出くわしたことがあります。
逆に、「契約書管理システムとしてクラウドサインSCANを選択したい」→「だから電子契約はクラウドサインにする」というのは、検討の順序が違うと思います。

あくまで、電子契約としてのクラウドサインを使いたい企業がそのオプションとして検討する、しかも、導入初期の過去分のデータ登録作業が大変なので一緒に委託する、という検討順序が健全です。

（機能面）

契約書の期日管理機能、期日が近づくとプッシュ通知してくれる機能は備えています。

クラウドサインの場合、気をつけておきたいことがあります。
それは、部署ごとの閲覧権限管理を設定したい場合です。
安価なスタンダードプラン（月額１万円）では部署ごとの閲覧権限設定ができず、ユーザーごとに「全部見られるか」「自分が関係したものだけが見られるか」の２択となります。
これを回避するためにはビジネスプラン（月額10万円）に入る必要があります。
事前に費用対効果を考えながら導入を検討している企業では、ここは早い段階で押さえておくべきだと思います。

スキャニング・システムへの情報登録作業は提携先の作業会社で実施しており、委託先は株式会社うるるＢＰＯという会社のようです。うるるＢＰＯは、スキャニングやデータ作成などの受託作業では定評のある会社です。
在宅ワーカーを組織化していて安価である、という印象があります。

原本の管理も頼む場合は、三井倉庫になるものと推測されます。
箱単位での保管となるので、クラウドサイン内のデータと原本の情報は分かれて管理されることになるでしょう。

若干気になるのは、関係者が複数に亘っていてその間を契約書原本やデータが動くことでしょうか。
セキュリティの問題はともかく、例えば事後的に原本の紛失が発覚した場合などはトレースが面倒な気がします。

（価格面）

あくまで電子契約「クラウドサイン」のオプションですので、まずベースとして電子契約の利用が必要です。

・電子契約利用料：
　月額１万円（ライトプラン）※コーポレートプランでは月額2万8千円
・データ作成作業料：
　シングルプラン（1ページのみの契約書）－1部あたり320円、
　マルチプラン（上限10ページまでの複数ページの契約書）－1部あたり600円
　※ただし最低発注ロットは400部です。

シングルとマルチの違いは、1枚ものか複数ページかです。マルチプランも上限10ページまでです。
どちらのプランでもスキャニングとファイル名付与が含まれていますが、インデックスデータの範囲が異なります。
シングルプランでは、契約者名・相手名称・管理番号・締結日・契約金額です。
マルチプランでは、これに加えて自動更新有無・開始日・終了日・解約通知期限です。

シングルプランは申込書、マルチプランは契約書に適しているでしょう。

まとめ

契約書管理システムを選択するにあたっては、それぞれのカバー範囲や特長を理解して、自社の現在の課題を解決できるもの、今後の拡張可能性を考えるとよいでしょう。

個人的な経験からは、それ以外にも2点考えておくべきと思います。

サービスのカバー範囲が広い方が良いか？

カバー範囲が広いと逆に既存の自社の仕組みとの競合が発生しやすくなります。
法務業務全般の抜本的なリニューアルのタイミングであれば、カバー範囲が広いものを選んでいき、そうでなく部分的な改善のみでとどめるならば、限定されたカバー範囲のものを選ぶ方が良いと思います。

ベンダー側の導入支援の体制は必ず確認を

サービスの導入をする際、社内の運用を定めるなどの負担が生じます。
サービスのことがよく分かっていないと導入担当者の負担が極めて大きくなります。

その際、ベンダー側の支援がどれくらいあるかが大事です。

システム会社や新興の会社では、ほとんどの場合にこういった支援は有償になっています。
この費用も事前によく確認しておくべきです。

上記に記載した内容をもっと詳しく知りたい場合、具体的な支援をご希望の場合は、下記のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

>>お問い合わせフォーム

この記事は、こんな方に向けて書かれています。

締結後の契約書管理、どうしていますか？

別の記事でも詳しく記載していますが、契約書管理はエクセルでもできます。
>>記事：契約書管理はエクセルでもできます。

しかし、管理件数が増加するとエクセルでの管理が限界を迎えます。

これまで企業の契約書管理を支援してきた経験からすると、締結済みの契約書件数が3,000件を上回るあたりが限界点だと思っています。

そうなるとシステム導入を検討するわけです。

ファイル共有サービスを利用するケースもありますが、正直、これはエクセルを共有しているのと変わらないのであまり意味がないと思います。

そこで、最近では、一部のクラウドNGのポリシーの会社を除いて、クラウドの契約書管理システムの活用が検討されています。

なお、この記事では契約書管理クラウドサービスの具体的なサービスについては言及していません。各サービスの比較については、下記記事をご参照ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

契約書管理クラウドを選択する最大のポイントは、解決したい課題を明確にすること

契約書管理システムには、それぞれに特長があります。

この記事を見ている方は、契約書管理クラウドを検討したい何らかの理由があるはずです。
その課題が何なのか、という点からスタートすることが極めて重要です。
※もうすでに課題が明確な場合は、ここは読み飛ばしてもらって構いません。

私が契約書管理のお手伝いをしてきた企業でも、いきなり具体的なサービスを並べて検討を始めるケースがあるのですが、大抵の場合うまくいきません。

最初に解決すべき課題をしっかり定めておくことは、レールを踏み外さないためにも重要です。
やり始めると「美しさ」を求め始めて、必要以上にキレイな契約書データベースを作ることが目的化してしまうことが度々あります。
そうなると、もう趣味の世界になっていきます。

ですので、まずは見つめ直しましょう。

いま、あなたの会社の契約書管理の課題は、具体的には何ですか？

契約書管理システム選択のポイント６つ

ほとんどの契約書管理システムは、こういった検索・閲覧の課題、部署間での共有の課題を解決してくれます。

しかし、それ以外にも様々な課題があるはずです。
私が立場上、多くの企業の法務担当者と接する中で、よく聞かれる契約書管理の課題には、次のようなものがあります。

思い当たるものはありませんか？

これらの組み合わせのなかで、適したシステムを選択していくことをお薦めします。

１．気がついたら更新期日を過ぎてしまった（期日管理の課題）

自動更新のある契約書ならば、一定の期日（更新通知期日）までに更新拒絶しないと自動的に更新されてしまいます。
逆に、自動更新期日のない契約書ならば、契約終了日までに更新手続きをしないと無契約状態になってしまいます。

これを回避するためには、契約書の期日を管理してその前にアラートをあげることが必要です。
毎月、法務担当者が一定条件をエクセルで抽出して、各部署にメールで送って確認してもらっている、という会社もいまだに多くあるのが実情です。

会社の規模が大きくなり、契約の件数が増えてくるとこの役割を一人で担うことは大変です。

そのため、システム機能で自動的にアラートを管轄部署に飛ばしてくれる、という仕組みが必要となります。

２．他部署には見せたくない契約書がある（閲覧権限設定の課題）

契約書によっては、社内の他部署の目に触れさせたくないというものがあります。

「契約書は『社外秘』なんだから、逆にいうと社内にはすべてオープンにするんだ」という会社にも出会ったことはありますが、それでも、出向契約などの人事に関わる契約などが社内の誰の目にも簡単に触れられる状態は望ましくありません。

そこで、ユーザー部門は自部署の契約書だけが閲覧できるように権限管理するケースが多いです。

一方で、さらに細かく管理したいケースも多くあります。

「営業一部と営業二部では閲覧できるようにしたいが、他には見せたくない」
「部署横断のプロジェクトメンバーにだけ見せるようにしたい」

これらに対応できる権限管理の機能があることが必要です。

３．あの契約書って紙で締結したんだっけ（電子契約と紙契約書の統合管理の課題）

これは電子契約が普及してきてから、最近よく聞く課題です。

電子契約は、締結後、ベンダーのプラットフォーム内で管理されることが多いです。

しかし、後から契約書を探す際、「果たして紙で締結したんだっけ？　それとも電子契約？」ということで、キャビネットを探したり、電子契約のシステム内を探したり、という面倒が生じています。
これは、本当に多くの企業で聞く課題です。

さらに、電子契約にも複数のサービスがありますので、相手から求められた方式が異なる方式だったりすると、担当者がしっかりダウンロードして管理していないと紛失事案と同じ状態になってしまいます。

こういった事態を避けるためには、紙で締結した契約書と電子契約とを同じデータベースで管理できる状態にする、という対応が必須で、これができる管理システムを選択することが必要となります。

４．誰か、当時のこと分かる人は？（締結時の交渉経過・検討経緯の管理の課題）

最近お手伝いした会社での出来事です。

契約書内に違約金が定められていたのですが、これが「1,583,333円」みたいな中途半端な数字。
おそらく何らかの根拠があるはずですが、双方ともに当時の経緯を知る人がいないという状態でした。

契約書の管理においては、締結された最終的な状態が確認できるようになっているのは最低限として、できることならば、当時の交渉経過やリーガルチェックの情報を一緒に管理できるようにしたいところです。

そのためには、締結された契約書とセットで、①締結過程における主管部署と法務部門とのやりとり、②主管部門と相手先とのやりとりが管理されていることが重要で、そのような機能があるかどうか、ということが管理システム選択のポイントになります。

５．結局面倒なのはシステムへの登録作業なんだよね（作業負担の課題）

これも本当によく突き当たる課題です。

「いま、あなたの会社、見たい契約書をすぐに見られない状態になっている原因は何ですか？」

・・と真因を突き詰めていくと、「システムがない」という話もあるのですが、本当のボトルネックは、担当者の方がシステムに登録する作業をする時間がないということだったりします。

そうすると、解決すべきは作業をする時間の確保や作業のアウトソースとなります。
契約書管理システムのベンダーによっては、この登録作業をセットで対応してくれるところもあります。
また、最近ではシステム内の機能として、自動的に管理情報を実施してくれる機能もあります。

システムを選定する基準なのですが、こういったサポートがあることも検討要素として重要です。

６．もうすぐキャビネットが溢れそう（紙原本の管理の課題）

契約書管理システムとは直接関連しませんが、システム選択の場面で「どうせなら原本の管理も」となるケースもあります。

この場合、「データの管理はシステムで」「原本の管理は倉庫会社で」と分断されることもありますが、大規模な会社・歴史のある会社ほど、原本管理の完全性を求める傾向があります。
これは1件の契約書が影響する規模・範囲が大きいからではないかと推測されます。

そうなると、契約書管理システムと原本管理システムが統合されている状態が求められることになります。

まとめ

契約書管理システムを選択するにあたっては、闇雲にベンダーに声をかけて話を聞く前に、自社が解決したいことは何なのか、という点をしっかり整理することが重要です。これをやらないと、後から手戻りが発生して面倒なことになります。

そのうえで、必要な機能を備えているシステムを比較して意思決定していくとよいでしょう。

契約書管理システムには様々なものがあり、機能・強み・価格がそれぞれ異なります。
このあたりの具体的なおすすめサービスとその比較については、次回の記事で記載をさせていただいていますので、そちらもご参照ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

電子契約の導入で失敗しないために（この記事からわかること）

この記事は、電子契約を導入する際に「落とし穴」にはまらないために、絶対に気をつけないといけないことを記載しています。

「電子契約の導入を決めたので、社内運用を考えなければらならい」「電子契約の導入をこれから検討しよう」という方に向けて書いています。

申し訳ないですが、すでに導入して運用を開始した方はあまり読まない方が良いと思います。
もう手遅れの場合もあるので、後悔することになってもいけませんので。

なお、「電子契約の導入に向けた課題」についても別記事を掲載していますので、よろしければご覧ください。
＞＞電子契約の導入に向けた課題とは？（その1）－基礎知識
＞＞電子契約の導入に向けた課題とは？（その2）ー基礎知識（続編）
＞＞電子契約の導入に向けた課題とは？（その3）ー締結後の契約書の管理

気づいていますか？　電子契約導入の際の「落とし穴」

私は、普段の仕事で、企業における契約管理の運用構築のお手伝いをしています。
お手伝いするのは、名前を聞けば誰もが知っているような規模の大きな会社が多いです。

そういった大きな会社ほど、電子契約のベンダー選定・運用フローの構築・運用開始後のフォローアップなど、自力で行いたいという会社が圧倒的に多いです。

しかし、スムーズに進められる会社ばかりではありません。
自力でプロジェクトを進める中で、こんな声をホントによく耳にします。

「落とし穴」にはまる本質的な理由

なぜ、こういった「落とし穴」にはまる会社が多いのでしょうか。

結論から申します。
これは、自社を含めて、これまでに目にしてきた多くの企業の実例から断言できます。

この本質を理解しておかないと、失敗して落とし穴にはまる可能性が高まってしまいます。

「分断された新しいフロー」ができてしまうことの2つの意味

「分断された新しいフローを作る」とはどういうことでしょうか？

これは2つ意味があります。

1つは、一連のプロセスの一部だけがデジタル化されてしまう「独立化」です。

稟議申請の手続き、捺印申請手続き、請求・支払い処理といった業務フローは、どこの会社でもすでに存在していて、電子契約が導入されたからといって変わることはありません。
従来であれば、これらのプロセスに「契約書」という紙が一緒に動けばよかったでしょう。

ところが、電子契約の捺印手続きは、これらとは違う独立のフローになります。
ベンダーが提供しているプラットフォーム上で運用が進むからです。

この「独立化」が進むことで、プロセス間の「つなぎ」が必要になってきます。

もう1つの意味は、同種のプロセスが2つに分岐してしまう「並列化」です。

契約のデジタル化が、その他の業務のデジタル化と大きく異なる点があります。

それは、電子契約を導入したとしても、それ以降に発生するすべての契約が電子になるわけではない、ということです。

そのため、「紙契約書の業務フロー」と「電子契約の業務フロー」が並列に分かれてしまいます。

もっとマズいごとに、「電子契約の業務フロー」はさらに細かく分かれてしまいます。
電子契約のベンダーが複数あって、自社ではコントロールできないからです。

にもかかわらず、分岐して並列に分かれていったフローは、下流で再び統合することが必要になります。
契約書は、どんな方式で締結しようとも、締結後の管理が必要となるためです。

それでも「落とし穴」にはまる企業が多いのはなぜか？

こういった本質を理解していたとしても、「落とし穴」にはまる企業が後を絶ちません。
担当者の方が本質を理解されていても、問題に対応しきれないケースが多いのです。

そういった企業では、こんな構図になっていることが少なくありません。

しかし、多くの担当者がこう思っています。

なぜ、こうなってしまうのでしょうか？

私の経験上、このようなギャップが生じる理由ははっきりしています。

それは、担当者にとって、検討や導入を支援する存在がないからです。

電子契約の検討・導入に当たっては、法務知識のほかにベンダーのサービスに関する理解、システムに関する理解が不可欠です。
こういった横断的な知識を持って意思決定をサポートしてくれる存在が、決定的に欠如しているのです。

「あれ？　電子契約のベンダーがサポートしてくれるんじゃないの？」

そう思われると思いますが、現実は少しハードルがあると言わざるを得ないでしょう。

電子契約のベンダー側の営業体制は、かなり合理的に分業化されています。
そのため、一人の担当者の守備範囲が限られていて、それ以外のことに知識と関心が薄いことがあります。
丁寧な説明・対応を期待しても、「WEBサイトに動画があるので見てください」という感じで、これからやらなければいけないことが体系化できないのです。

導入時の比較検討まではともかく、導入決定後の社内でのローンチについては、ベンダーからのサポートをうけようとすれば、高額なコンサルティング費用を支払うことを覚悟せざるを得ません。

「落とし穴」にはまったＡ社の事例

実際にご相談をいただいたある会社（Ａ社）のケースをご紹介します。

そんなタイミングで、偶然ご相談をいただきました。

このＡ社さんのケースでは、導入検討時点での検討の甘さが原因ではあります。

しかし、こういったケースは決して少なくないと思います。

検討の始めから、ご担当の方をサポートする存在がいたとしたら、Ａ社さんはこのような状態にはならなかったはずです。

Ａ社さんの場合には、導入後にご相談をいただいたのですが、結果して、上位プランに入ることなく費用対効果を出すことができました。（少しお金を使っていただきましたが）

電子契約の検討・導入には手順がある

自社における電子契約の導入や、他の会社における導入支援をしてきた経験から、電子契約の検討・導入には「押さえるべきポイント」が確実にあります。

それらは、ざっと並べるだけでも以下のようなことがあります。

これらについては、ニーズがあれば体系化して整理していこうと思っています。

ご意見を「お問い合わせ」からいただけますと、大変助かります。
＞＞「お問い合わせ」フォームへ

もちろん、個別にご相談に乗ることにも対応しています。
私がいまある知識の範囲でお答えする分には、無償で対応をしております。
＞＞無料ご相談も「お問い合わせフォームへ」

過去2回にわたって、電子契約を導入する場合にユーザー企業側で課題となる点を紹介してきました。
今回は、電子契約導入後における契約管理の課題についてです。

ちなみに、前回までのブログは下記をご参照ください。
電子契約の導入に向けた課題とは？（その1）
電子契約の導入に向けた課題とは？（その2）

電子契約によって顕在化する電子と紙の二重管理の問題

さて、めでたく電子契約を導入することになった場合、そこからすぐに直面する課題があります。

それは、締結後の管理データベースが二重化してしまう問題です。

電子契約を導入したからといって、新たに締結する契約がすべて電子契約になるわけではない、というのが多くの企業の実情だと思います。いや、むしろ電子契約の方が少数派になる可能性の方が高いです。
保険契約などサービス提供者側がコントロールできる特定フォームの契約が大量発生する場合は別として、通常の様々な契約書については、いきなりすべてを電子契約に移行できるわけではありません。私がヒアリングした企業のなかでは「新規契約の6割は電子契約になっている」という外資系の会社様がありましたが、それが最高記録です。
また、すでに過去に締結している契約書については、その大半が紙で締結されている企業が多いと思います。

電子契約で締結した契約は、サービスベンダー側のシステムに蓄積されて、検索することが可能になります。ベンダーによっては、この中に契約内容を管理できるインデックスを設定することができるようになっていて、簡易な契約管理がシステム上でできるようになっています。

しかし、紙で締結された契約については、エクセルなど別のデータベース上に蓄積されることになります。
つまり、契約データベースの二重化、分断が生じてしまいます。

こうなると、過去に締結した契約書を探す際、まず電子契約を探してみて、見つからなかったら今度は紙の契約書を探すという二度手間が発生します。
あるいは、電子契約も結局はエクセルの管理台帳に入力して、「この契約書は電子契約の方を探してね」というマークを付けて管理することが必要になります。

二重管理になって、非常に手間がかかることには変わりがありません。

さらに言えば、電子契約だって方式が一つではありません。
例えば、自社側は普段クラウドサインで締結していても、相手側からAgreeでの締結やDocuSignでの締結を求められることもあるでしょう。そうなると、「紙と電子」だけではなく「電子と電子」でも管理の分断が加速していきます。こうなっては、捺印のために出社することは回避できても、無駄な入力業務が発生してしまって契約管理業務の業務効率を大きく下げることになってしまいます。
法務部門に所属する方の多くは法的な知見を活かした専門的な知的労働を期待されているにもかかわらず、結局作業的な労働を強いられることになってしまう、という本末転倒なことが発生することになるのです。

必要となる管理データベースの一元化

この問題を回避するために必要なことは、契約管理データベースの一元化です。

締結した契約については、「締結日」「締結先」「開始日」「終了日」「自動更新の有無」「更新または更新拒絶の通知期限日」「原契約などの関連する契約」といった情報をデータベースとして保持し、契約書書面のPDF情報も参照できるようにして、これにもとづいて期日管理を始めとする契約管理をすることが必要です。
また、取引上のトラブルが生じた場合に契約書の細かい内容を確認したり、過去の類似の案件で締結した契約書の文言を参考にすることが必要になることもあるでしょう。
これを効率的に実施するためには、やはり参照するデータベースを1つにまとめること「一元化」が重要です。

では、どのようにしてデータベースを一元化していけば良いのでしょうか。

方法は大きく分けて2つに分かれることになります。
一つは、電子契約のデータベース側に紙契約書の情報も一元化する方法。
もう一つは、紙契約書のデータベース側に電子契約の情報も一元化する方法です。

電子契約のデータベースに一元化する場合

まず、電子契約のデータベース側に一元化する場合を考えてみます。

この場合、新たに締結する電子契約については、クラウドサインなどの契約しているサービスのプラットフォーム上に順次データが蓄積されていきますので、業務を進めていけば自然とデータが蓄積されていきます。
一方で、新たに締結する紙契約については、締結が完了したら都度プラットフォーム上に管理情報を入力していく必要があります。
この入力作業は、結構面倒な作業です。
法務部署で契約書原本を一元管理している企業であれば、会社全体の契約書の管理情報入力を一手に対応する必要があるため、なおさら大変だと思います。

そこで、締結件数が多い企業であれば、捺印申請・リーガルチェックなどのワークフロー上にこれらの管理情報を持たせて、これらの機能から電子契約のサービスプラットフォームへAPI連携してデータを自動移行させることが考えられます。多少の費用はかかりますが、この方法は業務負担が少なくなるので良い方法だと思います。

しかし、このように電子契約のデータベースに一元化する方法でも、残る課題が3つあります。

一つめの課題は、過去に締結された大量の紙契約書をどうやって電子契約のデータベースに移行させるかです。

これを実施するには、
a)過去の紙契約書をスキャニングしてPDFデータを作り、
b)それぞれに対する管理情報のデータを作成して、
c)それらを電子契約のデータベースにインポートする　ことが必要となります。
エクセルなどで契約書管理データベース（台帳）をすでに持っている場合や、PDFデータをすでに保有している場合はそれを利用するとよいでしょう。ただし、その場合でもa)のPDFデータとb)の管理情報データを紐付けることが必要です。
過去に締結している契約書の件数が非常に多い場合には、こういった作業は外部の作業会社に委託することが得策でしょう。
委託先によってセキュリティレベルや対応できる作業の範囲に違いあるので、選定には注意を要します。例えば、「自動更新の有無」といった管理情報については契約書の内容を読み解いて判断する必要がありますが、ここまでやれる作業会社とやれない作業会社があります。「スキャニング会社」「入力会社」ではなく、契約書に関するサービスを提供しているベンダーを選択することが重要です。

主なベンダーとしては、下記のようなところがあります。
ワンビシアーカイブズ
鈴与株式会社
セキュリティリサイクル研究所

二つめの課題は、電子契約のサービスプラットフォーム上の機能が限られていることです。

もともと電子契約のサービスベンダーが提供するデータベースは、契約管理の目的で作られていないことが殆どです。そのため、「契約を管理するためには管理できる項目数が足りない」「期日管理のためのメール通知機能がない」といった事態になりかねません。
このあたりは、各社のサービスが進化中ですので事前に確認しておくことが必要となります。

主な会社の関連情報をリンクしておきます。
クラウドサイン（弁護士ドットコム）

三つ目めの課題は、異なる電子契約間でのデータベース統合の問題です。

例えば自社でメインで利用している電子契約がクラウドサインだったとして、Agreeで締結せざるを得ない契約があったと仮定すると、AgreeからPDFをダウンロードして手動でクラウドサインに登録する必要があるでしょう。競合となる電子契約間でAPI連携することは期待できないからです。
そのため、自社がメイン利用しているもの以外で電子契約が締結された場合は、それを捕捉して手動で作業をすることが必須となります。

紙契約書のデータベースに一元化する場合

次に、紙で締結する契約書のデーターベースに一元化する場合を考えてみます。

紙契約書のデータベースの方は、文書管理システムを利用することが一般的だと思います。
この場合は、電子契約を締結後に、文書管理システムの方に管理情報と画像データを移行させることが必要になります。
しかし、この場合も、手動でこの移行作業を都度実施しようとすると、大変な手間がかかりますし、間違いや漏れが発生することになります。

そこで、電子契約のサービスと文書管理システムをAPI連携するか、RPAで連携させて自動的に同期させる方法が考えられます。これを構築すれば、電子契約のプラットフォームはあくまで電子契約を締結するためのもの、締結後の管理についてはすべて文書管理システム側で実施するという体制が構築できます。
この仕組みの場合には、電子契約側に一元化する場合と比べて、文書管理システム側の項目数や項目の種類（データ型）は自由度が高いので問題が生じにくいです。また、異なる電子契約を併用していても、それぞれと連携させることは比較的やりやすいので、課題を解決しやすいといえます。

共通する課題：原本管理との分断の問題

上記のように電子契約と紙契約のデータベースが一元化できたとしても、最後に残る問題があります。
それは、一元化されたデータベースと紙契約書の原本管理との分断の問題です。

契約関係のトラブルが生じた場合、最終的には原本を取り出すことが必要となります。
また、そうでなくても失効後のもはや不要となった契約書が未来永劫増え続けることがないよう、適切な時期に廃棄をしていくことが必要です。
このためには、契約書の原本をしっかりと管理していかなければなりません。

多く見かける例として、以下のようなケースがあります。
　・契約書のデータについては、管理システムでいつでも検索・閲覧できるようになっている。
　・原本については、取引先別にバインダーにファイリングしている。
しかし、これだけでは、万が一のトラブルの際、契約書の原本をすぐに取り出せない可能性があります。

必要になってくるのは、それぞれの契約書に固有の管理番号をつけることです。
管理番号を管理システムの各レコードに付与して、同じ番号を原本にもラベリングすることが必要です。
管理番号さえつければ、契約書原本は取引先別にファイリングするのではなく、発生順（番号順）にファイリングする方がよいでしょう。

そうすることで、原本を探す必要があるときは、管理番号を頼りにファイリング順をたどって探していくことができます。また、ファイリングする際にも番号の最後のところに順次ファイリングしていくだけなので、圧倒的に手間はかからないと思います。

コスト削減のためのコツ（オンデマンドスキャニングの活用）

最後に、こういった契約管理の仕組みを構築する際に、少しでも導入コストを抑えるコツについて記載してみます。

一元化された契約データベースを構築しようとするとき、コスト面・業務負担面で最大のネックになってくるのは過去に締結した紙契約書のデータ化でしょう。
これを少しでも低減する方法について、考えてみます。

契約管理のデータベースに入れるための情報をつくるには、各契約書についてスキャニング（PDF作成）、管理情報の抽出・データ化がそれぞれ必要になってきます。
どうしてもデータベースを作る局面になると、過去のものを含めてすべて綺麗にそろえることが目的化してしまうケースがあります。
しかし、よく考えてみると、後から閲覧が必要になる契約書は、全体のなかでほんの僅かです。私が携わったある企業の場合には、全体の8％しか事後的に閲覧しない状況でした。つまり、92%の契約書は無駄にスキャニングしたということになります。
もちろん、事前にどの契約書が閲覧されるのかが分かればそれに越したことはないのですが、事前にそれを把握することは困難です。

そこで、契約書を倉庫会社に預かってもらって、必要の都度、スキャニングしてデータベースにアップしてもらういというサービスが注目されています。「オンデマンドスキャニング」などと呼ばれることが多いようです。
各社によって違いはありますが、オーダーしてから数時間程度でデータを送ってもらえるケースが多いです。

これを活用すれば、無駄なスキャニング費用を削減することができ、原本管理も併せて対応してもらえます。閲覧の頻度が低い企業であれば、こういったサービスを組み合わせることで、より費用対効果の高い仕組みの導入が可能になります。

このオンデマンドスキャニングのようなサービスを提供する会社としては、以下のような会社があります。
ワンビシアーカイブズ
鈴与株式会社
三井倉庫
セキュリティリサイクル研究所

おわりに

ここまで、電子契約の導入にあたっての課題について、実務者目線で解説をしてきました。
もちろん、ここに記載した以外にも様々な大小の課題があると思います。
大事なことは、契約書というのは個々の企業の活動の一つであって、それぞれの企業ごとに方式・管理方法などが異なるということです。その違いに合わせて、最適な仕組みを構築していくことが必要となります。

筆者の普段の仕事でも、そういった課題を抱える担当者の方と一緒に書庫に入りながら考えるお手伝いも多数していますが、このブログをご覧いただいた方が抱える課題についても、いつか解決のお手伝いができればと思っています。

電子契約の導入に向けて、法務担当者が乗り越えるべき課題とは？

電子契約を普及させて、法務担当者のテレワーク化を推進していくためには、乗り越えるべき課題がたくさんあります。
今回も前回に引き続き、企業の法務担当者のみなさんが電子契約を導入しようとしたときに当たるであろう課題に焦点を当てて、筆者が各企業の法務担当者からヒアリングした内容を踏まえながら、筆者自身の主義主張ではなく、「こういう会社が多いようですよ」という情報が伝えられるようにひとつずつ解説をしていきます。
※前回の記事については、こちらを参照してください。

課題4　立会人署名方式と当事者署名方式の使い分け基準は？

「テレワークの推進や法務業務の効率化のために、電子契約の導入を進めたい。」「しかし、その一方で従来よりもリスクが高まることは回避したい。」この2つをどうやって両立させていけば良いのか、悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。
前回の記事でも記載した通り、立会人署名方式を使いこなしていかないと電子契約導入の実利を得ることは不可能です。一方で、課題3でも示した無権代理問題などのリスクもあります。
そこで、電子契約の導入を検討していく場合、「どのような基準で立会人署名方式と当事者署名方式を使い分けていけば良いのか」、という議論が多くの企業で起きています。

結論的には、経営に関わる問題を含む契約以外は、すべて立会人署名方式で実施する、という基準にする会社が多いです。

その理由は2つあると考えられます。

1つは、契約内容の実質面での理由です。
例えば、会社を合併する契約、会社を分割する契約、事業を譲渡する契約などの組織上の重要な判断を伴う契約や、出資や資金調達にかかわる契約などについては、たとえ事後的に無権代理の主張ができたとしても、いったん形式上有効に成立させてしまうと影響する範囲が非常に大きくなります。また、この場合には相手方も立会人署名方式で締結することを拒むケースが多いように思います。筆者の知る限り、あるリーガルテックのスタートアップ企業が出資を受ける契約書は、立会人署名方式どころか「紙」で締結されていました。
一方で、通常の取引上の契約であれば、影響する範囲は限定されます。相手方が締結内容に則った行動を取ったことをもって追認しているという整理ができる、ということを根拠にされている会社もありました。

もう1つは、電子契約導入を進めようとする場合の運用上の理由です。
社内で運用を軌道に乗せようとする場合、基準が明確でシンプルであることが極めて大事です。基準が複雑であったり、曖昧であったりすると、契約主管部署の担当者は「面倒だから、紙でいいや」となってしまい骨抜きになります。そうなると、せっかく苦労してシステムを導入したり運用を整備しても無駄になってしまいます。

このような理由から、「経営に関わる内容を含む契約以外」とされることが多いように思うのですが、筆者個人としてはそれでも曖昧だと思います。「取締役会で決議すべき事項以外」など、誰がどう見ても判断がつきやすいような基準にする方が、より実務に携わる方にとって親切な基準であると思います。

課題5　他のワークフローとの連動性

導入する電子契約が決まり、実際に運用を検討すると、契約を締結するためには様々な手続きが社内に併存していることに気づきます。これらと電子契約の締結フローをどうやって連携させていくのか、という課題があります。

プロセスの上流から見ていくと、まずは①法務審査（リーガルチェック）の手続き。
これは昨今、ワークフローを社内で組んでいるケースが多いように思いますが、契約書の内容が固まるところでシステムフローが完了していて、そこから先のプロセスが分断されているケースが見受けられます。とくに、自社で汎用のワークフローをカスタマイズして作っている会社ではこの課題に当たるケースが多くなっています。
一方、昨今出始めているリーガルチェックや契約書の作成支援ツールのクラウドサービス（「Legal Force」「Lawgue」「AI-CON」など）を利用する場合には、「Legal Force」であれば「Agree」と、「LAWGUE」「AI-CON」は「クラウドサイン」とのシステム連携をしているので、こういったサービスを並行して活用することでこの課題から解放されます。これらのシステムの比較は、別の機会に実施したいと思います。
「Legal Force」のリンク
「LAWGUE」のリンク
「AI-CON」のリンク

次に、②稟議決裁の手続き。
これはどこの会社でもすでに存在しているプロセスです。とくにコロナ禍以降においては、電子稟議のワークフローを入れている会社の方が多くなってきた印象です。
稟議決裁については、会社によって規定内容が異なるので一概には論じられません。筆者の所属する会社では、部長決裁のものはワークフローに登録されず、役員決裁以上のものがワークフローに登録されています。（少数派かもしれません・・）
課題になるのは、稟議決裁が完了しないと締結手続きに進めない場合、稟議決裁が完了しているかどうかをどうやって判断するのか、という点です。この点は紙の契約書でも抱えている課題なのですが、電子契約になると「捕捉しにくくなる」ということを言われる担当者が多いように思います。これはとくに立会人署名方式を念頭に置くと理解しやすいのですが、担当者が相手方と勝手に締結するリスクが高まる立会人署名方式では、稟議決裁が先行して実施されているかどうかについてもまた制御できない、ということなのだと思います。
しかし、これは課題3の②でも触れたとおり、電子契約の承認フローに権限者をセットしないと振り出せないようにシステム的に制御することで解決できます。
運用上は、稟議決裁が必要なものは先行して起案・承認された稟議番号を電子契約の申請登録の際に備考欄に記載することで、それを承認者が確認するという流れをとれば良いのではないかといける思います。
もちろん、お金をかけて自社の利用する稟議決裁のワークフローと電子契約システムをAPI連携して作り込む手間とコストをかける方がベターであることは、間違いありません。

そして、③捺印申請の手続きです。
会社によっては、依然として「捺印簿」という帳簿のようなものがあったり、「捺印申請書」という書類を回付しているケースも多いのではないでしょうか。
これは結構シンプルな話で、電子契約の捺印申請については、「捺印簿」や「捺印申請書」は電子契約システム内のフロー承認行為をもって代えることができる、という整理をすれば問題ないです。社内の捺印規程を変える必要がある場合もあるとは思いますが、同じ意味の業務を二重化する必要はありません。ここは迷わず規程の変更で良いのではないでしょうか。

実はさらに、締結後の契約管理との連動の問題があります。
この点については、紙の契約書との管理の多元化回避のほか、異なる方式の電子契約の管理を統合するという点からも検討する必要性もあり、以外と複雑ですし実務上は大きな課題になってくる部分です。そのため、次回の記事ではこれに絞って詳細に記載したいと思います。

電子契約の導入に向けて、法務担当者が乗り越えるべき課題とは？

新型コロナウィルスの影響で、多くの会社で在宅勤務・テレワークが進んできています。

そんな中、「紙を使った業務に対応するために、出社せざるを得なかった」とか、「ファイリングされた書類を確認するために、出社して書類を探した」といった声が聞こえてきます。法務部門ならば、契約書に関する業務がこの代表的なものではないでしょうか。

2020年の春先以降、確実に電子契約に対する関心が高まっていることを実感しています。規制の緩和も進みつつあるなかで選択肢も増えてきていますが、どうも筆者には、ベンダーが言うほどには電子契約が普及しているようには感じられません。他社の法務部門の方とお話をしていても、規模の大きな企業ほど電子契約の導入に躊躇しているように感じられ、まだ悩みを抱えながら情報収集と条件整備を進めている段階のように思われます。

この記事では、電子契約を導入しようとしたときに、企業の皆さんが直面するであろう代表的な課題について記載をさせていただきます。これから電子契約の導入を検討される会社や、いままさに検討している会社のご担当者に読んでいいただきたい内容です。

課題1　そもそも電子契約がどういうものか分からない

①電子契約がどういう仕組みで締結されるのかといった技術的な点や、②電子署名法における位置づけなどの法的な点はここでは詳述しませんが、法務担当者としては①の点をしっかり理解して検討に臨むべきだと思います。少なくとも、自分のところに電子契約で締結されたPDFファイルが回ってきたときに、PDFファイルのメタ情報のどこをどう見ることで、誰がいつ署名しているのかが分かるようにはしたいですね。Acrobat Readerから「署名パネル」を開けばこのあたりは分かります。

個人的には、弁護士ドットコムさんのサイトがわかりやすいのでリンクを貼っておきます。

電子署名とタイムスタンプを確認する（弁護士ドットコムさんのサイト）

課題2　「当事者署名方式」と「立会人署名方式」はどっちがいいの？

電子契約には、当事者双方が認証局に登録している電子署名を電子証明書という形式で付与する「当事者署名方式」と、当事者はベンダーのプラットフォーム上で合意をしてシステムログを残したうえで、第三者であるベンダーが立会人として電子署名を施す「立会人署名方式」があります。

法的な有効性の問題は決着がつきつつあると思います。（下記リンクのQAご参照）

※利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A（電子署名法3条に関するQ&A）

法務担当者として目を向けるべき点としては、より現実的な問題を無視できません。「そもそも何のために電子契約を導入するんでしたっけ？」ということです。

電子契約の導入については、印紙税の節約がメインの会社（建設関係に多いように思います）を除けば、多くの会社ではテレワークの促進・コロナ禍でも自宅から仕事ができる環境の整備が目的になっていると思います。

この目的に照らしてみると、「当事者署名方式」は現実的な解決策にはなりにくいと思います。

その理由は、相手方に同種の電子署名取得を強制することが極めて難しいからです。1年の間に何回も契約を締結するような固定的な関係の相手方とであればともかく、それ以外の会社との間ではせいぜい年に数回の締結になるのが通常です。一方で、電子署名は毎年取得する必要があり、その取得に費用も要します。自社だけであればともかく、これを相手方に強制することは、力関係によって可能になる相手もいるかもしれませんが、通常は難しいのではないかと思います。つまり、「当事者署名方式」に頼っていると「電子契約は一応やっていますよ。でもほとんどは依然として紙で締結しています。」ということになり、経営側からのお題に応えられない状態になってしまいます。

そのため「立会人署名方式」を拡大せざるを得ないのです。この後記載するように「立会人署名方式」には、いくつかの課題点があります。これに向き合いながら運用ルールを構築して、その割合を増やしていくことが最善の道ではないかと思っています。個人的には、組織内での意思決定手続きと契約の締結手続きは異なるので、前者をしっかり運用して、後者において意思決定が済んでいることが担保できるようにすれば、契約の締結方式そのものは「立会人署名方式」で問題ないのではないかと感じています。

課題3　「立会人署名方式」における無権代理問題って？

他社の法務担当の方とお話をしていても、「『立会人署名方式』は無権代理問題があるよね」という声をよく耳にします。

この無権代理問題とは、簡単にいうと、契約締結権限のない担当者がシステム上で承認処理を行うことができてしまため、形式上は無権限者によって契約が締結されてしまうというものです。これができてしまうと、本当にトラブルになったときに「あの契約は担当者が勝手にやったものでウチは知らない」という事態になってしまいます。

これを回避するためには、いくつかの対策が考えられます。

（対策①）　事前に相手方に権限者を確認しておくこと

この対策は、法務担当者の間の会話でもよく出てくる対策です。事前に相手方に対して「今回の契約を締結する権限を有している方の部署・役職・氏名・メールアドレスをご開示ください」とメールを送って回答を得ておくことで、自社としても注意を尽くしたことを残しておくということになります。

この点についても、弁護士ドットコムさんのサイトがわかりやすいので、下記にリンクを貼っておきます。

電子契約のメール認証と無権代理リスク対策（弁護士ドットコムさんのサイト）

（対策②）　権限者を入れないと振り出せない承認フロー設定にしておくこと

この対策は、主に自社側の承認者を経由しないで勝手に電子契約が締結されないようにする対策です。利用している電子契約の承認フローの設定を工夫することで対応するものですが、具体的なやり方としては主に次のような方法でしょうか。

ア．承認フローの流れを事前に設定して、それ以外は利用できないようにする。

イ．承認フローの流れは自由に設定できるが、フロー内に「承認者」の権限がないと設定できないようにする。

これらの対策は、お使いの電子契約のサービスによって対応が異なります。対応ができるシステムであっても、オプションの契約をして追加費用を負担しないと利用できないケースがあります。

2020年11月現在で確認するところ、Agree（GMOグローバルサインさん）では上記アの機能を使うオプション（月額30,000円）の契約が必要のようです。また、クラウドサイン（弁護士ドットコムさん）ではビジネスプラン（月額100,000円）の利用であれば上記イの設定ができるようになるようです。

Agreeの承認機能オプション（GMOグローバルサインさんのサイト）

クラウドサインの承認機能（弁護士ドットコムさんのサイト）

個人的には、これらの機能は企業が電子契約を安心して使うためには基本となる機能だと思いますので、オプションではなくて基本機能として搭載してほしいと切に願っています。

以上、まずはこの記事では電子契約導入にあたっての課題を3つ記載しましたが、実はこれ以外にもまだまだ課題として考えるべきことがたくさんあると感じています。次回以降も、この続きを記載していきます。