そんな経験をお持ちの方も多いではないかと思います。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで、契約書を始めとする重要書類の管理のお手伝いをしています。

最近、偶然にも同じような悩みをもつ会社に２社、出会いました。

その悩みとは、契約書の締結から数年が経過した後に、当時の交渉経緯や社内での判断経緯を調べる必要が生じて、その対応にかなりの時間を要してしまった、というものです。

今回は、そういった悩みの背景にある事情、その解決の方法について、解説をしていきたいと思います。

契約締結当時の経緯を調べたい－山下さん（仮名）の悩み－

Ａ社は多数の店舗をもつ大手小売店。

以前に新たに投入した商品プロジェクトが社内で立ち上がり、その商品の受注センターの業務を、データ入力やコールセンターを事業としているＢ社に委託しました。

当初の契約期間は５年間。

昨年からこのプロジェクト案件の担当になったのが、入社６年目の山下さん。
業務にも慣れてきて、大きなトラブルなく日々を過ごしていました。

ところが、今年に入り上層部から委託先見直しの指示があり、複数のベンダーに声をかけてビッドを実施。これまでより提案内容もコストも優れていたＭ社に、委託先を切り替えることが決まりました。

そこで、山下さんは従来の委託先Ｂ社に連絡をして契約の打ち切りを通告したところ、違約金の請求を受けました。

契約書を見てみると、たしかに違約金の条項が書いてあります。
その内容は、「残りの契約期間の月数×416,666円の金額を支払うこと」とされています。

社内で支払いの上申をするにあたって、この違約金の金額の根拠を確認しようとしましたが、運悪く前任者は転職していて、法務部門に聞いてもわからない状態。

そこで、Ｂ社に連絡したのですが、Ｂ社の担当者もこの数年で代わっていて、お互いに金額の根拠が分かりません。

そこで、Ｂ社の当時の担当者に連絡をしてメールの記録を遡ってもらいました。

実は、このプロジェクトに対応するために、Ｂ社側で場所を確保して設備工事を実施し、システム・機材を整え、管理用のソフトウェアも専用で作っていました。
この償却期間を契約期間の5年としていたため、期間内に解約する場合にはその費用を負担してほしい、
という趣旨で違約金が定められていたのでした。

結局、山下さんはこの調査業務に数日を費やしてしまったそうです。

契約当時の経緯を知りたいのは、法務部門よりも事業部門や経営層

ある会社で営業を統括されている副社長とお話をした際も、こんな課題を口にされていました。

営業・経営からすると課題感に感じている。
けれども、法務部門が主導する契約書管理の仕組みでは、締結時の経緯・交渉経過との一元管理が考えられていないため、事業部門と法務部門の間ですれ違いが生じているわけです。

契約当時の経緯検索のための2つのステップ

では、この「すれ違い」を解決するためには、どうすればよいでしょうか。

結論からいうと、「締結後の契約管理情報」から「締結時の情報」を辿って検索ができるようにリンクさせることです。

そのためには、2つのステップが必要です。

1）契約締結時の情報を構造化・データベース化させること

契約締結時の情報が担当者間のメールのやりとりの中に埋もれてしまうと、「締結後の契約管理情報」とリンクさせることは困難です。
そこで、前提として契約締結時の情報は、何らかのデータベースに一元化しておくことが必要です。

具体的には、①社内でのリーガルチェックの記録はワークフローシステム内に記録を残しておく、というのが近道です。
ワークフローシステムを利用していない場合には、リーガルチェック記録を帳票化して記録データに残しておくことでも構いません。

また、②相手先との間での交渉については、「交渉経過表」を作成して①と一緒に保存しておくとよいでしょう。
この「交渉経過表」では、いつ、誰が、何を言っていたのかを記録し、可能であれば相手方と双方で確認し合うとベストです。

①②ともに、案件ごとに一意の管理番号を付与するようにしてください。

2）締結後の契約管理情報からのリンクの仕組みを作ること

次に必要なことは、締結後の契約管理の仕組みからリンクできる仕組みを作ることです。

先ほどの「契約締結時の情報の構造化・データベース化」に比べると、こちらができていない会社の方が圧倒的に多いのではないかと感じています。

でも、やるべきことは決して複雑なことではありません。

契約管理のデータベース上に、締結時のワークフローシステム・交渉経過表に付与した案件ごとの一意の番号を入れておくだけです。

例えば、締結時のワークフローの管理番号が「2022－01」だったならば、締結後の契約管理のデータベースにも「締結時WF番号」の列をつくって「2022－01」と入力しておけばよいだけです。

契約管理の仕組みは、エクセルでも外部クラウドサービスでも問題ありません。
そうすれば、事後に何かトラブルがあってもその番号を頼りに検索することが可能になります。

この本当に些細な「番号を入れておく」という操作ひとつで、事後のトラブルの早期解決に役立つのですが、ここに気づいていないケースが多いのは残念なことです。
是非、やってみていただきたいと思います。

さらに効率化を目指すなら－最初から連携しているサービス

このようにシンプルな解決策で解決できる課題ではありますが、それでも、大手企業などで毎日のように複数の契約締結が発生しているケースでは、「締結時ワークフローの検索・管理番号のコピー」→「締結後管理データベースの検索・ペースト」という操作は面倒に感じることでしょう。

そこで、「締結時のワークフロー」と「締結後の契約管理」がはじめから一体化している、または、連携しているサービスを利用するというのも選択肢になるかと思います。

以下のようなサービスが検討の対象になるでしょう。それぞれのサービスページのリンクを貼っておきますので、参考にしていただければと思います。

ContractsCLM（ContractS株式会社）
Contract Workflow Service（リコー）
LAWGUE（FRAIM株式会社）

ContractsCLMとContract Workflow Serviceは、契約審査から締結・管理に至るまでの一連の過程全般をカバーするプラットフォームといえるサービスです。

これら2つのサービスは、契約管理全般をカバーする仕組みなので、すでに契約管理の仕組みのベースがあるケースでは、全体の業務を見直すことが必要になるでしょう。

一方でLAWGUEは、契約作成時のツールという側面が強いですが、外部の契約管理システム（鈴与の契約書管理システム）とデータ連携しているので、合わせればデータベースの一元化ツールとして役立つでしょう。

それぞれのサービスについての詳細や、選択する際の注意事項などは、別の記事でも詳しく解説をしていますので、そちらもご覧ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

なお、LegalForceが頭に浮かんだ方も多いのではないかと思いますが、確認したところ、締結時のリーガルチェックを支援する「LegalForce」と、締結後の管理をする「LegalForceキャビネ」とは、データの連係がなされていないそうなので、ここでの紹介からは除きました。

まとめ

もし、自社で具体的に進める際に支援が必要なようでしたら、お問い合わせをください。ある程度は無償でアドバイス・ご支援が可能です。
>>お問い合わせ

最近、クライアント先で「リーガルフォースキャビネ（LegalForceキャビネ）」を「利用している」もしくは「検討している」という会社にたくさん出会います。

また、直近でこのブログの問合せでも「リーガルフォースキャビネについて詳しく知りたい」というお問い合わせがありました。

そこで今回は、そんな急拡大している「リーガルフォースキャビネ」について、実際のユーザーからヒアリングした内容をもとに、その機能や使い勝手、メリットやデメリットについてご報告します。

なお、ヒアリングした時期は2022年8月です。
その後のサービス内容が変わっている場合もありますので、ご利用検討にあたっては必ずLegalForce社に直接確認してください。

リーガルフォースキャビネとは？

「リーガルフォースキャビネ」とは、株式会社LegalForceが提供する契約書管理システムです。
テレビCMなどもやっているのでご存じの方も多いと思います。

「契約を管理するシステム」や「文書管理システム」というのは、以前から世の中にあるのですが、最近、「リーガルフォースキャビネ」を利用する企業が急激に増加していて、導入企業は500社を突破しています。
（※2022年8月現在、LegalForce社のHPより）

なぜ、こんなにもユーザーを急拡大させているのでしょうか。

調べてみると、そこには”納得の理由”があると感じました。

契約管理の肝－期日管理

ここで、少しだけ「契約管理」について考えてみます。

締結後の契約は、「どこの相手先と」「いつ」「何の契約を」「いつまで」といった内容の管理をしていくことが必要です。
これは締結後のトラブルに備えるためという側面もありますが、一般的に一番の必要性は「期日の管理」ではないでしょうか。

たとえばあるサービスの利用を１年間の期間で契約したとします。

その場合、自動更新の条項があれば、とくにアクションを起こさない限りは契約が継続されていきます。
多くの契約書では、自動更新を止めるには契約終了の一定期間前に通知をする必要がある、という規定があるでしょう。

意図しない契約の継続を適切に止める管理をしければ、無駄に費用を払い続けることになります。

逆に、自動更新がない契約の場合でも、契約の継続を望むのならば更新契約の締結をする必要があり、契約終了日の一定期間前には更新の手続きを進めていく必要があるでしょう。

適切な更新手続きをしなければ、意図しない無契約状態が発生してしまいます。

こういった契約書の期日管理をするためには、自動更新がある契約であれば更新拒絶の期日を管理する必要があります。
自動更新がない契約書であれば、契約終了日を管理する必要があります。
これらの日の前に余裕をもって、アクションを起こしていく必要があるわけです。

「リーガルフォースキャビネ」のメリット３つ

①最大のメリット－AIによる契約管理台帳の自動登録

「リーガルフォースキャビネ」が注目されている最大の理由は、AIによる契約管理台帳の自動登録機能です。

この機能は、契約書のPDFファイルをアップロードするだけで、契約書管理に必要な管理項目情報が自動的に登録される、という非常に便利な機能です。

自動的に登録されるのは、以下の項目です。

契約書をアップロードすると、数分のうちにこれらの項目が自動的に登録されます。

自動登録の精度を心配される方も多いと思いますが、表や図が入っている契約書でなければ、かなりの高い精度で自動登録されます。

しかも、事後にオペレータが確認・補正してくれるサービスが標準でついています。

そのため、万一、自動登録された台帳情報の精度が十分でなくても、しばらくすると正しい情報に更新されていることになります。
これは非常に嬉しいサービスです。

私の知っているある財閥系の企業では、契約書の管理台帳の入力と期日管理のために、専属の職員を置いて対応されています。

・今後、働き手がさらに不足していくことが確実な状況のなかで、本当はもっと別の仕事をやってもらいたい。
・定型的な仕事だけをお願いしていると、スキルアップができない環境になって職員の離職に繋がりやすい。

そんな課題を抱えている会社は、非常に多いと思います。

「リーガルフォースキャビネ」ならば、定型作業の負荷を大きく減らして、今まで以上に付加価値の高い仕事の割合を増やせる。
この点が「リーガルフォースキャビネ」が評価されて急拡大している最大の理由だと思います。

②契約書向けのOCR処理が実現する全文検索

「リーガルフォースキャビネ」では、上に記載した①の処理の前提として、画像データにOCR処理をかけて契約書文言をテキストデータ化しています。

このOCRエンジンは契約書向けにできているようなので、図や表形式の契約でない限りは、契約書特有の専門用語などもかなり正確に変換されてきます。

そして、このテキストが検索できるようになっているため、たとえば「補償」という文字で検索すると、その文字を契約文言内に含む契約書が特定できます。

また、特定の文字が含まれていない契約書も検索できるので、たとえば反社条項が含まれていない契約書を特定する、というような便利な使い方も可能でしょう。

③契約管理の肝－期日通知のアラートメール機能

「締結後の契約管理の肝は期日管理」と書きましたが、これを支援してくれるのがアラートメール機能です。

自動更新がある契約書であれば、更新拒絶期日の月初および前月月初のタイミングで、自動更新がない契約書であれば、契約終了日の月初および前月月初のタイミングで、それぞれアラートメールが送られます。

この機能があれば、しっかりとした契約管理の助けになります。

上に記載した①の情報を自動的にかなり正確に登録できるからこそ、このアラートメール機能も実現できるわけです。

「リーガルフォースキャビネ」の注意すべきポイント

記載したように、こんなにメリットの多い「リーガルフォースキャビネ」ですので、私としてはおススメです。

ただ、いくつか注意しておきべきポイントもあります。
もし、あなたの会社がこれらの点が気になる会社なのであれば、事前によく理解しておくべきだと思います。

①契約管理台帳の項目を増やせない

会社によっては、一般的な契約管理のみでなく「他に様々な項目で管理をしたい」というニーズが考えられます。

よくあるのは、下記のような管理項目でしょうか。

・現場や施設の名称
・プロジェクト番号や稟議番号
・有効／失効の区分
・失効日
・自社側の決裁権限者・締結者
・収入印紙の有無・金額

「リーガルフォースキャビネ」の場合、管理項目を増やすことができないので、これらの項目を管理しようとすると「メモ」欄を利用して記載することになります。
当然、AIによる自動登録の対象にもなりませんし、オペレータに登録を個別に依頼することもできません。

②オペレータ補正までの時間がかかる

AIによる自動登録では正確に登録できなかった場合、オペレータによる補正を待つことになります。

オペレータによる補正までに要する時間は、概ね2週間程度と案内されているケースが多いようです。

繁忙度合いによっても変わってくるのだと思いますが、登録してすぐに正確なデータにしたい場合は注意が必要です。

とくに最初に導入するタイミングでは、過去に紙で締結した契約書を大量に登録することになりますが、その場合には「数ヶ月はかかる」ということなので、事前によく理解して利用を検討してください。

③契約管理項目の一覧性

「リーガルフォースキャビネ」では、エクセルのように契約管理項目を一覧にして見ることができません。

データをエクスポートすればエクセルで見られるのですが、システム画面の作り上、検索画面ではタイトルや締結先などの項目が並んでいる状態です。

あまり操作性への影響はないと思いますが、普段からエクセルで管理されている方にとっては、少しだけ頭に入れておくとよいでしょう。

④価格が高め

これだけ高機能なサービスですので、類似サービスと比べて価格も高めという印象です。

ヒアリングした会社のケースですと、以下のような感じになっているようです。

導入時には、システム初期費用として20万円、別途に初期取込契約書のオペレータ補正が1件数百円。
過去契約書のスキャニングの費用は別途です。

毎月の利用料金は、ミニマムで月額10万円程度が定価です。
年間の契約書の登録件数によって、月額プランが変わってくるというスタイルになっています。
アクセス時のIPアドレス制限をすると、さらに月額3万円がかかるようです。

実際にはこれらに値引がかかってくるのですが、このあたりは個々に条件が違うと思いますのでここで記載はいたしません。
個別にお見積りをお願いすると良いと思います。

いずれにしても、高機能高価格というポジショニングを採っている印象です。

まとめ

なお、「リーガルフォースキャビネ」とよく比較検討される契約管理システムについては、別の記事に整理をしています。比較検討される際はこちらも参考にしてください。

＞＞【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

音楽出版者の働き方改革のカギは契約書管理にあった－ある音楽出版会社での日常風景

コロナ禍で緊急事態宣言が出されるなどの変化を受けて、直近で働き方も大きく変わりました。
多くの企業が働き方改革に取り組むなかで、その取り組みの推進に苦労している会社も多くあります。
このブログでは、そんな苦労している会社の代表として、音楽出版社にスポットライトを当てて、その課題解決のための方法を解き明かしていきます。

あなたの会社で働き方改革が進まない原因

突然ですが、「20分」　これは何の数字だと思いますか？

実はこれ、企業の担当者が１日のうちに”書類を探すこと”に費やしている時間です。
（コクヨの調査）

しかし、あなたの会社が音楽出版社だとしたら、この数字を上回っているのではないでしょうか？
少なくとも、私が出会ってきた音楽出版会社の方々は、確実にこの数字を上回っています。

では、どうして音楽出版社では書類を探す時間が多いのでしょうか？

「オフィスのスペースが狭いから」
「過去の担当者のファイリングの仕方が悪いんだよね」

一般的にあるこれらの声は、たしかに事実であることが多いです。

しかし、音楽出版社で書類を探す時間が多いのはこれだけではありません。

そこには、音楽出版社に特有の構造があるのです。
これを正しく理解しないと、働き方改革は実現することはできません。
経営者側は「いつになったら働き方を変えることができるようになるんだ？」と疑問をぶつけ、担当者側は「ウチの経営者は実態が見えていないでお題目だけ言っている」とすれ違いが続いてしまいかねません。

この音楽出版社に特有の構造を把握して、それを踏まえた対策をされているでしょうか。

音楽出版社の働き方改革を阻むものとは？

では、音楽出版社における働き方改革を阻む特有の構造とは何でしょうか？

それは簡単にいうと、次の5つです。

少し詳しくみていきます。
（音楽出版社の方にとっては当たり前のことなので、読み飛ばしていただいても構いません）

①取引媒介者の立場にあるから契約書が多くなる

言うまでもありませんが、音楽出版社は、作曲家・作詞家などの先生から楽曲をお預かりして、その楽曲をCDなどでの販売、放送やゲーム・イベントでの利用など様々な用途に利用することを媒介する事業を行っています。利用者から得た収益の一部を手数料として差し引き、残りを権利者に分配しています。

このような立場にいるため、音楽出版社では、
・作曲家や作詞家などの著作権者から著作権の譲渡を受けてプロモートを受託するとの契約（著作権契約）と
・その楽曲を利用させることで対価を得る契約（利用許諾契約）
が発生します。
分かりやすく言うと仕入れ側と販売側の両面で契約が発生します。しかも、扱っているものが権利なので、一回販売しても売り切れるわけではありません。

そのため、そもそも数多くの契約書が発生する立場にいるわけです。

②契約書の数量に対して管理する人数が少ない

あなたの会社の契約管理担当者の人数を、他業界の会社と比較してみたことはありますか？
おそらく比較したことのある方は、ほとんどいないのではないかと思います。

このデータを比較してみると面白いことに気付きます。
なんと、音楽出版社の担当1人あたりの管理契約書件数の多さは、金融機関に次ぐ多さなのです。
（詳しいリサーチデータをご希望の方は別途ご連絡ください。）

逆に言うと、音楽出版社では非常に限られた人数で、多くの契約書を管理しているわけです。

普段、ご自身の会社で、契約関係の業務の負担が大きいと感じているようであれば、それはあなたの管理能力が低いからでも、あなたの部下のモチベーションが低いからでもありません。

業界全体が、少数精鋭で管理業務を行うような人員構成になっているからなのです。

ここまでは、音楽出版社が置かれている状況で、働き方改革を阻む基礎環境ともいえる状態です。

③これって利用許諾してよい範囲に含まれているんだっけ？

ここからが、具体的に音楽出版社で働き方改革が進まない直接的な要因です。

音楽出版社が締結する契約においては、個々の相手先・対象の楽曲ごとに様々な条件が付されることがあります。

著作権譲渡契約においては、その楽曲を利用する範囲が細かく限定されます。

例えば、国内の地上波で放送することだけ合意しているようなケースがあります。この場合には、海外での利用や国内でも地上波以外、放送以外での利用案件が出てくると、別途、個別に著作権者との合意を締結する必要性が生じます。
とくに、契約当時には想定していなかったような用途が世の中に出てくると、新たな合意締結が必須です。昭和の時代には、ゲームで楽曲を利用することなど想定していなかったような契約が多くあったことでしょう。
また、著作権者によっては、自身の楽曲のイメージを保持するために、たとえば「パチンコ機の音楽には絶対に使わないでほしい」「お酒やタバコ関係での利用はやめてほしい」といった要望が入ることもあります。

これらの個別の合意が重なることによって何が起きるかというと、次に楽曲利用の案件があったときに、
「これって、この先生との著作権契約のなかでカバーされている範囲なんだっけ？」
という確認が発生することになるのです。

しかも、歴史ある楽曲の場合には、もともとの契約書だけでなく、その後に積み重なったすべての覚書の確認をしていかなければならない、ということになるわけです。

もし、それら過去の契約書がすべて紙で存在しているとするならば、当然オフィスでファイルを一つずつ確認することになるわけです。

こういった細かな条件の存在と、それを確認しなければいけない業務が事後に発生することが、契約書を探し出して確認する業務をせざるを得ない事情であり、働き方改革を阻む要因のひとつになっているのです。

④著作権契約は楽曲単位、プロモーションは作品単位

「契約書を確認しなければならない」
それだけならば、多くの企業で発生していることですよね。
しかし、音楽出版会社ではその「確認」に時間がかかる構造があるのです。

それは、著作権契約と利用許諾契約とで管理単位が異なる場合があるからです。

たとえば、CDアルバムのような作品としてプロモーションされる場合、「作品」「原盤」がその単位となります。
しかし、このプロモーションを可能にするためには、その作品に含まれるすべての楽曲の著作権者との契約において今回の利用がカバーされていることが必要になるのです。

たとえば10曲の楽曲が収録されたアルバムについて、それぞれ異なる作曲者と作詞者が1人ずついる場合、このプロモーションを行うためには、20件の契約書の内容を確認する必要があります。

この契約書を確認する作業がどれだけ大変なものであるのかは、冒頭のストーリーを御覧いただければ十分にお分かりになると思います。

⑤先生からの要望への対応は迅速に

作曲家や作詞家といった著作権者の先生のなかには、ご自身の契約を必ずしも十分に管理されていない場合があります。
そのため、契約内容に関する問い合わせなども多く発生するようです。

担当者としては「その契約書は先生もお持ちですよね…」と言いたいところ、ぐっと飲みこんで、書庫に入って調べ物をするということもあります。

この背景にあるのは、先生の楽曲を継続して扱わせていただきたい、という音楽出版社側の立場です。
営業的に考えると、そこはやむを得ないところでしょうか。

余談ですが、著作権者の先生が亡くなられた際、相続者となる息子さんから「親父が権利を持っている楽曲と権利の範囲をすべて一覧にして出してくれ」といった要望を受けることもあるそうです。
音楽出版会社の中には、著作権者ごとではなく、作品ごとに契約書をファイリングされているケースがありますが、そんな会社にとってはもの凄い作業ボリュームになるはずです。

働き方改革を進めるために実施すべき、たった２つのこと

それでは、音楽出版社において働き方改革を進めるためには、何をしていけばよいのでしょうか？

難しいことではありません。
ここまで読み進めていただいた方はお気づきだと思いますが、契約書の管理を改善することです。

音楽出版社に勤務される方は、様々なことに対応できるようなスキルの高い方が多い印象です。
にもかかわらず、その有能なみなさんが書類探しに時間を奪われる状態を改善すればよいのです。

そのために、具体的に何をするべきでしょうか？

電子契約を導入すること？
管理システムを導入すること？

解決策から考えないでください。

やるべきことは、たった２つ。
　a)　現在のあなたの会社の契約書の管理状況を棚卸しする
　b)　管理の改善に成功している事例を知る
これに取り組めば、自ずとやるべきことが見えてきます。

では、どうやって取り組めばよいのか？
その進め方や詳しい内容、実際の取り組み事例などを記載した 無料の 小冊子「音楽出版社における契約書管理のすすめ」をご用意しました。

小冊子を無料で差し上げます

下記問い合わせフォームから、「音楽出版の小冊子希望」と入力してお問い合わせください。すぐに小冊子のデータをメールで送信いたします。
小冊子を申込む（問い合わせフォーム）

まずは、これを通じて現状把握とゴールのイメージを定めることができれば、あとは自ずと解決策が見えてきます。
これ自体は決してお金のかかることでも、面倒なことでもありません。
そこから方向性を定めて、少しずつ改善していけばよいと思います。
そのためのお手伝い・アドバイスは無償でさせていただいています。

P.S　音楽出版社の方は、毎日のお仕事で本当に苦労されています。少しでもその苦労から解放して、本来のコア業務に集中していただける環境をつくるお手伝いをすることが、私の願いです。