そんな経験をお持ちの方も多いではないかと思います。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで、契約書を始めとする重要書類の管理のお手伝いをしています。

最近、偶然にも同じような悩みをもつ会社に２社、出会いました。

その悩みとは、契約書の締結から数年が経過した後に、当時の交渉経緯や社内での判断経緯を調べる必要が生じて、その対応にかなりの時間を要してしまった、というものです。

今回は、そういった悩みの背景にある事情、その解決の方法について、解説をしていきたいと思います。

契約締結当時の経緯を調べたい－山下さん（仮名）の悩み－

Ａ社は多数の店舗をもつ大手小売店。

以前に新たに投入した商品プロジェクトが社内で立ち上がり、その商品の受注センターの業務を、データ入力やコールセンターを事業としているＢ社に委託しました。

当初の契約期間は５年間。

昨年からこのプロジェクト案件の担当になったのが、入社６年目の山下さん。
業務にも慣れてきて、大きなトラブルなく日々を過ごしていました。

ところが、今年に入り上層部から委託先見直しの指示があり、複数のベンダーに声をかけてビッドを実施。これまでより提案内容もコストも優れていたＭ社に、委託先を切り替えることが決まりました。

そこで、山下さんは従来の委託先Ｂ社に連絡をして契約の打ち切りを通告したところ、違約金の請求を受けました。

契約書を見てみると、たしかに違約金の条項が書いてあります。
その内容は、「残りの契約期間の月数×416,666円の金額を支払うこと」とされています。

社内で支払いの上申をするにあたって、この違約金の金額の根拠を確認しようとしましたが、運悪く前任者は転職していて、法務部門に聞いてもわからない状態。

そこで、Ｂ社に連絡したのですが、Ｂ社の担当者もこの数年で代わっていて、お互いに金額の根拠が分かりません。

そこで、Ｂ社の当時の担当者に連絡をしてメールの記録を遡ってもらいました。

実は、このプロジェクトに対応するために、Ｂ社側で場所を確保して設備工事を実施し、システム・機材を整え、管理用のソフトウェアも専用で作っていました。
この償却期間を契約期間の5年としていたため、期間内に解約する場合にはその費用を負担してほしい、
という趣旨で違約金が定められていたのでした。

結局、山下さんはこの調査業務に数日を費やしてしまったそうです。

契約当時の経緯を知りたいのは、法務部門よりも事業部門や経営層

ある会社で営業を統括されている副社長とお話をした際も、こんな課題を口にされていました。

営業・経営からすると課題感に感じている。
けれども、法務部門が主導する契約書管理の仕組みでは、締結時の経緯・交渉経過との一元管理が考えられていないため、事業部門と法務部門の間ですれ違いが生じているわけです。

契約当時の経緯検索のための2つのステップ

では、この「すれ違い」を解決するためには、どうすればよいでしょうか。

結論からいうと、「締結後の契約管理情報」から「締結時の情報」を辿って検索ができるようにリンクさせることです。

そのためには、2つのステップが必要です。

1）契約締結時の情報を構造化・データベース化させること

契約締結時の情報が担当者間のメールのやりとりの中に埋もれてしまうと、「締結後の契約管理情報」とリンクさせることは困難です。
そこで、前提として契約締結時の情報は、何らかのデータベースに一元化しておくことが必要です。

具体的には、①社内でのリーガルチェックの記録はワークフローシステム内に記録を残しておく、というのが近道です。
ワークフローシステムを利用していない場合には、リーガルチェック記録を帳票化して記録データに残しておくことでも構いません。

また、②相手先との間での交渉については、「交渉経過表」を作成して①と一緒に保存しておくとよいでしょう。
この「交渉経過表」では、いつ、誰が、何を言っていたのかを記録し、可能であれば相手方と双方で確認し合うとベストです。

①②ともに、案件ごとに一意の管理番号を付与するようにしてください。

2）締結後の契約管理情報からのリンクの仕組みを作ること

次に必要なことは、締結後の契約管理の仕組みからリンクできる仕組みを作ることです。

先ほどの「契約締結時の情報の構造化・データベース化」に比べると、こちらができていない会社の方が圧倒的に多いのではないかと感じています。

でも、やるべきことは決して複雑なことではありません。

契約管理のデータベース上に、締結時のワークフローシステム・交渉経過表に付与した案件ごとの一意の番号を入れておくだけです。

例えば、締結時のワークフローの管理番号が「2022－01」だったならば、締結後の契約管理のデータベースにも「締結時WF番号」の列をつくって「2022－01」と入力しておけばよいだけです。

契約管理の仕組みは、エクセルでも外部クラウドサービスでも問題ありません。
そうすれば、事後に何かトラブルがあってもその番号を頼りに検索することが可能になります。

この本当に些細な「番号を入れておく」という操作ひとつで、事後のトラブルの早期解決に役立つのですが、ここに気づいていないケースが多いのは残念なことです。
是非、やってみていただきたいと思います。

さらに効率化を目指すなら－最初から連携しているサービス

このようにシンプルな解決策で解決できる課題ではありますが、それでも、大手企業などで毎日のように複数の契約締結が発生しているケースでは、「締結時ワークフローの検索・管理番号のコピー」→「締結後管理データベースの検索・ペースト」という操作は面倒に感じることでしょう。

そこで、「締結時のワークフロー」と「締結後の契約管理」がはじめから一体化している、または、連携しているサービスを利用するというのも選択肢になるかと思います。

以下のようなサービスが検討の対象になるでしょう。それぞれのサービスページのリンクを貼っておきますので、参考にしていただければと思います。

ContractsCLM（ContractS株式会社）
Contract Workflow Service（リコー）
LAWGUE（FRAIM株式会社）

ContractsCLMとContract Workflow Serviceは、契約審査から締結・管理に至るまでの一連の過程全般をカバーするプラットフォームといえるサービスです。

これら2つのサービスは、契約管理全般をカバーする仕組みなので、すでに契約管理の仕組みのベースがあるケースでは、全体の業務を見直すことが必要になるでしょう。

一方でLAWGUEは、契約作成時のツールという側面が強いですが、外部の契約管理システム（鈴与の契約書管理システム）とデータ連携しているので、合わせればデータベースの一元化ツールとして役立つでしょう。

それぞれのサービスについての詳細や、選択する際の注意事項などは、別の記事でも詳しく解説をしていますので、そちらもご覧ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

なお、LegalForceが頭に浮かんだ方も多いのではないかと思いますが、確認したところ、締結時のリーガルチェックを支援する「LegalForce」と、締結後の管理をする「LegalForceキャビネ」とは、データの連係がなされていないそうなので、ここでの紹介からは除きました。

まとめ

もし、自社で具体的に進める際に支援が必要なようでしたら、お問い合わせをください。ある程度は無償でアドバイス・ご支援が可能です。
>>お問い合わせ

　～最近、契約書が見つかりにくくなっている本当の原因 ～

ここ数年、企業の契約書管理の担当者から、ある悩みが急に聞こえてくるようになりました。

今回は、こんな悩みの原因と、その解決方法をお伝えします。

契約書が見つからない理由
それは契約管理データベースが分散されたから

そう聞くと、「そんなバカな」と思いますよね。
でも、こういう声が増えているのは事実なんです。

その原因はなんだと思いますか？

ズバリ言うと、それは、コロナ禍以降、電子契約が急速に普及してきたことによって、「契約書を管理するデータベース」がバラバラに分散されてしまったからです。

例えば、あなたが８千円のお金をもっているとします。
以前は、５千円札１枚と千円札３枚が一つの財布に入っていました。
しかし、電子マネーが普及したことによって、財布には千円札が１枚だけ。残りの７千円のうち４千円はPayPayに、２千円はSuicaに、６百円はメルペイに、４百円はnanacoにある。

こんな感じでバラバラに分散されてしまっていれば、「いったい今、どこにいくらあるんだろう？」となってしまいます。

これと同じことが、いま企業の契約書管理の現場で発生しているのです。

つまり、以前は、過去の契約書はすべて紙だったので、キャビネットの中に締結先別にファイリングされていた。だから、そこだけを探せばすぐに見つかった。

ここに電子契約が普及したけれども、紙で締結する契約書は依然として残っている。
しかも、電子契約とひと口に言っても、クラウドサインで締結したものもあれば、相手方の希望でドキュサインで締結したものもある。
さらに悪いことに、同じクラウドサインでも自社側から振り出したものもあれば、相手方が振り出したものもある。

先ほどのお金の例では、財布かスマホに集約されているからまだよいのですが、契約書の場合、それ以上にホントにバラバラになってしまってきているのです。

いままではバインダーやキャビネットという一つのデータベースにまとめられていたものが、どんどん分かれていってしまっている。

これが、「最近、契約書を探すことが多くなった」「以前よりも、契約書をが見つかりにくくなった」という悩みの正体です。

契約管理データベースを統合すれば、課題は解決できる

ここまでの記載のとおり、契約管理担当者に生じている大きな悩みの根本原因は、電子契約が普及したことで契約管理データベースの分散・分断が生じていることにあります。

だからといって、電子契約の便利さは手放せませんよね。

であれば、解決方法はひとつしかありません。

意外とシンプル、契約管理データベース統合の方法とは

「契約管理のデータベースを統合する」といっても、「それって、どうやって？」

という疑問を持たれることでしょう。

でも、分解しながら考えていけば難しくはありません。
データベースを統合するには、次の４つのケースを解決すればよいだけです。

①自社も相手方も同じ電子契約サービスを有償利用していて、相手方が振り出した場合
②自社と相手方が異なる電子契約サービスを利用していて、相手方の形式で締結せざるを得ない場合
③自社が２種類の電子契約サービスを利用している場合
④電子契約以外に紙で締結する契約書がある場合

自社も相手方も同じ電子契約サービスを有償利用していて、相手方が振り出した場合

自社も相手方も同じ電子契約プラットフォームを有償利用している場合、相手方が振り出してきたときには、自社の管理データベースに入ってこないケースがある、というものです。

多くの電子契約では、メールアドレスによってユーザー識別がなされます。

そのため、相手方振り出しで、かつ、自社のユーザー登録がないメールアドレスで承認をしてしまうと、自社の管理データベースには統合されず、承認者がローカル環境にダウンロードできるだけになってしまいます。
承認者がダウンロードして、システム上に手動でアップロードしてくれないと紛失と同じ状態になるわけです。

この問題の解決策は２つです。

いずれかの対応をすれば、自社が振り出すか、相手方が振り出すかにかかわらず、自社の環境に一元化されますので、この問題は解決できます。

比較的小さな会社であれば「解決策１」、大きな会社であれば「解決策２」がおススメです。

自社と相手方が異なる電子契約サービスを利用していて、相手方の形式で締結せざるを得ない場合

例えば自社はクラウドサインを使っていて、相手方はドキュサインを使っているというケースで、相手方の要望でドキュサインで締結せざるを得ない、という場合を想定してみます。

そのままでは、この契約は締結者がローカル環境にダウンロードできる状態になるだけで、①と同じように、承認者がダウンロードして、システム上に手動でアップロードしてくれないと紛失と同じ状態になるわけです。

この場合にできることは、上記①の解決策２と同じです。

この「特定の社員」を契約管理担当者にしておけば、そこで捕捉して、担当者がダウンロードして確実にメインの契約データベースに保存する運用をする、ということができます。

自社が２種類の電子契約サービスを利用している場合

たとえば、基本的にはクラウドサインを利用していても、外資系企業との契約の場合にはドキュサインを利用している、という会社も多いのではないかと思います。

この場合、締結された電子契約は、そのままでは２つのデータベースに分かれて蓄積されていくことになります。

そこで必要になるのが、「下流で統合する」という考え方です。

「契約管理データベースを作る」とか「契約管理データベースを統合する」というと、かなりハードルが高く聞こえるかもしれませんが、エクスポートして一つのエクセルの表にまとめる、ということでもよいのです。

注意すべき点は、保有しているデータの項目や型を合わせることです。
先ほどの例でいえば、次のような状況だとまずいわけです。
・クラウドサインでは「契約終了日」のデータ項目があるのに、ドキュサインではその項目がない
・クラウドサインでは契約締結日が「2022年10月1日」という形式なのに、ドキュサインで「2022/10/01」という形式で異なっている

このあたりは、電子契約サービスの利用開始の際に設計しておくのが望ましいですが、すでにそれが困難な場合には、下流側でデータ追記をするか、データ変換をかけることになります。

電子契約以外に紙で締結する契約書がある場合

電子契約を導入したとしても、新規締結の30%～50%が電子で残りは依然として紙で締結する、という会社が多いのが実情です。
また、当然、過去に締結した契約書は紙で残っていることが大半です。

この状態は、短期的には変えられないことが多いでしょう。

これを解決するためには、紙の契約書を電子契約のデータベース側に統合させるということになるでしょう。

紙で締結した契約書は、随時、スキャニングしてPDFを作成し、電子契約のデータベースにアップロードします。併せて、それぞれの契約書の管理項目（タイトル、相手先、締結日等）を入力していきます。

電子契約のサービスや利用プランによっては、アップロードができないケースがあるので、その場合は③のような下流データベースを利用することになります。

注意すべき点は、新規発生分をタイムリーにデータベース登録していくための体制を整備すること、過去分をデータベースに取り込む範囲は、必要に応じて絞ることです。

あくまで目的は「契約を管理できる状態にすること」なので、「キレイなデータベースを作ること」が目的にならないようにしてください。

一般的には、過去分の取込範囲は、直近契約書だけに絞ったり、相手先で絞ったりするケースが多いです。

これらの対応をしていけば、紙契約書を含むすべての契約が同じデータベースに統合されて、精度の高い契約管理をすることが可能となります。

契約管理データベースの統合作業をもっと楽にするには

ここまで記載してきた「契約管理データベースの統合」ですが、実際にやろうとすると契約管理担当者に負担がかかります。

ダウンロードして統合用データベースにアップロードしたり、管理項目の入力をしたり、紙契約書のスキャニングをしたり…。

契約管理担当者を専任で配置しているケースは少ないでしょうから、そういった作業のたびに他の業務を止めて対応することになり非効率です。

この問題は、２つのことを実施すれば解消することが可能です。

電子契約と連携しているクラウド形式の契約書管理システムを利用する

クラウド形式の契約書管理システムのなかには、電子契約で契約を締結すると自動的にAPI連携によりデータが反映されるサービスがあります。
これを利用すれば、契約締結の都度、下流に位置するデータベースに保存し直す必要から解放されます。

具体的なサービスについては、過去の記事にまとめていますので参考にしてください。
>>> 【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

スキャニング・管理項目データ作成とクラウド契約書管理システムへのアップロード作業を委託する

紙契約書のスキャニング作業や契約書文言からの管理項目データの抽出・データ化作業はもちろん、クラウド契約書管理システムへのアップロードまで、外部の会社に委託することができます。

委託先選定のポイントは、契約書の取扱いに慣れている専門ベンダーであるかどうか。

小規模な「スキャニング会社」「データ入力会社」だと本当に契約書を取り扱ってもらっても品質やセキュリティ面で安心できるのか、という心配があります。
知らないところで再委託されている、という心配もあります。

契約書を取り扱っている専門の会社であれば、安心して委託することが可能です。
最近は、倉庫業をメインとする会社も専門サービスを立ち上げて、この契約書の領域に取り組んでいる会社が多くあります。
会社としての信頼性も考えると、大手の倉庫会社に依頼するというのも一案です。

代表的な会社としては、日本通運系のNXワンビシアーカイブズ、三井倉庫ビジネスパートナーズ、鈴与、寺田倉庫などがあります。

>>> NXワンビシアーカイブズのサービスページ
>>> 三井倉庫ビジネスパートナーズのサービスページ
>>> 鈴与のサービスページ
>>> 寺田倉庫のサービスページ

まとめ

さいごに

「具体的にどう検討を進めていけばいいか、分からない」というお悩みの方には、ご希望があればいつでも無償でお手伝いすることが可能です。
下記のお問い合わせフォームからご相談ください。

> お問い合わせフォーム”>>> お問い合わせフォーム