そんな経験をお持ちの方も多いではないかと思います。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで、契約書を始めとする重要書類の管理のお手伝いをしています。

最近、偶然にも同じような悩みをもつ会社に２社、出会いました。

その悩みとは、契約書の締結から数年が経過した後に、当時の交渉経緯や社内での判断経緯を調べる必要が生じて、その対応にかなりの時間を要してしまった、というものです。

今回は、そういった悩みの背景にある事情、その解決の方法について、解説をしていきたいと思います。

契約締結当時の経緯を調べたい－山下さん（仮名）の悩み－

Ａ社は多数の店舗をもつ大手小売店。

以前に新たに投入した商品プロジェクトが社内で立ち上がり、その商品の受注センターの業務を、データ入力やコールセンターを事業としているＢ社に委託しました。

当初の契約期間は５年間。

昨年からこのプロジェクト案件の担当になったのが、入社６年目の山下さん。
業務にも慣れてきて、大きなトラブルなく日々を過ごしていました。

ところが、今年に入り上層部から委託先見直しの指示があり、複数のベンダーに声をかけてビッドを実施。これまでより提案内容もコストも優れていたＭ社に、委託先を切り替えることが決まりました。

そこで、山下さんは従来の委託先Ｂ社に連絡をして契約の打ち切りを通告したところ、違約金の請求を受けました。

契約書を見てみると、たしかに違約金の条項が書いてあります。
その内容は、「残りの契約期間の月数×416,666円の金額を支払うこと」とされています。

社内で支払いの上申をするにあたって、この違約金の金額の根拠を確認しようとしましたが、運悪く前任者は転職していて、法務部門に聞いてもわからない状態。

そこで、Ｂ社に連絡したのですが、Ｂ社の担当者もこの数年で代わっていて、お互いに金額の根拠が分かりません。

そこで、Ｂ社の当時の担当者に連絡をしてメールの記録を遡ってもらいました。

実は、このプロジェクトに対応するために、Ｂ社側で場所を確保して設備工事を実施し、システム・機材を整え、管理用のソフトウェアも専用で作っていました。
この償却期間を契約期間の5年としていたため、期間内に解約する場合にはその費用を負担してほしい、
という趣旨で違約金が定められていたのでした。

結局、山下さんはこの調査業務に数日を費やしてしまったそうです。

契約当時の経緯を知りたいのは、法務部門よりも事業部門や経営層

ある会社で営業を統括されている副社長とお話をした際も、こんな課題を口にされていました。

営業・経営からすると課題感に感じている。
けれども、法務部門が主導する契約書管理の仕組みでは、締結時の経緯・交渉経過との一元管理が考えられていないため、事業部門と法務部門の間ですれ違いが生じているわけです。

契約当時の経緯検索のための2つのステップ

では、この「すれ違い」を解決するためには、どうすればよいでしょうか。

結論からいうと、「締結後の契約管理情報」から「締結時の情報」を辿って検索ができるようにリンクさせることです。

そのためには、2つのステップが必要です。

1）契約締結時の情報を構造化・データベース化させること

契約締結時の情報が担当者間のメールのやりとりの中に埋もれてしまうと、「締結後の契約管理情報」とリンクさせることは困難です。
そこで、前提として契約締結時の情報は、何らかのデータベースに一元化しておくことが必要です。

具体的には、①社内でのリーガルチェックの記録はワークフローシステム内に記録を残しておく、というのが近道です。
ワークフローシステムを利用していない場合には、リーガルチェック記録を帳票化して記録データに残しておくことでも構いません。

また、②相手先との間での交渉については、「交渉経過表」を作成して①と一緒に保存しておくとよいでしょう。
この「交渉経過表」では、いつ、誰が、何を言っていたのかを記録し、可能であれば相手方と双方で確認し合うとベストです。

①②ともに、案件ごとに一意の管理番号を付与するようにしてください。

2）締結後の契約管理情報からのリンクの仕組みを作ること

次に必要なことは、締結後の契約管理の仕組みからリンクできる仕組みを作ることです。

先ほどの「契約締結時の情報の構造化・データベース化」に比べると、こちらができていない会社の方が圧倒的に多いのではないかと感じています。

でも、やるべきことは決して複雑なことではありません。

契約管理のデータベース上に、締結時のワークフローシステム・交渉経過表に付与した案件ごとの一意の番号を入れておくだけです。

例えば、締結時のワークフローの管理番号が「2022－01」だったならば、締結後の契約管理のデータベースにも「締結時WF番号」の列をつくって「2022－01」と入力しておけばよいだけです。

契約管理の仕組みは、エクセルでも外部クラウドサービスでも問題ありません。
そうすれば、事後に何かトラブルがあってもその番号を頼りに検索することが可能になります。

この本当に些細な「番号を入れておく」という操作ひとつで、事後のトラブルの早期解決に役立つのですが、ここに気づいていないケースが多いのは残念なことです。
是非、やってみていただきたいと思います。

さらに効率化を目指すなら－最初から連携しているサービス

このようにシンプルな解決策で解決できる課題ではありますが、それでも、大手企業などで毎日のように複数の契約締結が発生しているケースでは、「締結時ワークフローの検索・管理番号のコピー」→「締結後管理データベースの検索・ペースト」という操作は面倒に感じることでしょう。

そこで、「締結時のワークフロー」と「締結後の契約管理」がはじめから一体化している、または、連携しているサービスを利用するというのも選択肢になるかと思います。

以下のようなサービスが検討の対象になるでしょう。それぞれのサービスページのリンクを貼っておきますので、参考にしていただければと思います。

ContractsCLM（ContractS株式会社）
Contract Workflow Service（リコー）
LAWGUE（FRAIM株式会社）

ContractsCLMとContract Workflow Serviceは、契約審査から締結・管理に至るまでの一連の過程全般をカバーするプラットフォームといえるサービスです。

これら2つのサービスは、契約管理全般をカバーする仕組みなので、すでに契約管理の仕組みのベースがあるケースでは、全体の業務を見直すことが必要になるでしょう。

一方でLAWGUEは、契約作成時のツールという側面が強いですが、外部の契約管理システム（鈴与の契約書管理システム）とデータ連携しているので、合わせればデータベースの一元化ツールとして役立つでしょう。

それぞれのサービスについての詳細や、選択する際の注意事項などは、別の記事でも詳しく解説をしていますので、そちらもご覧ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

なお、LegalForceが頭に浮かんだ方も多いのではないかと思いますが、確認したところ、締結時のリーガルチェックを支援する「LegalForce」と、締結後の管理をする「LegalForceキャビネ」とは、データの連係がなされていないそうなので、ここでの紹介からは除きました。

まとめ

もし、自社で具体的に進める際に支援が必要なようでしたら、お問い合わせをください。ある程度は無償でアドバイス・ご支援が可能です。
>>お問い合わせ

最近、クライアント先で「リーガルフォースキャビネ（LegalForceキャビネ）」を「利用している」もしくは「検討している」という会社にたくさん出会います。

また、直近でこのブログの問合せでも「リーガルフォースキャビネについて詳しく知りたい」というお問い合わせがありました。

そこで今回は、そんな急拡大している「リーガルフォースキャビネ」について、実際のユーザーからヒアリングした内容をもとに、その機能や使い勝手、メリットやデメリットについてご報告します。

なお、ヒアリングした時期は2022年8月です。
その後のサービス内容が変わっている場合もありますので、ご利用検討にあたっては必ずLegalForce社に直接確認してください。

リーガルフォースキャビネとは？

「リーガルフォースキャビネ」とは、株式会社LegalForceが提供する契約書管理システムです。
テレビCMなどもやっているのでご存じの方も多いと思います。

「契約を管理するシステム」や「文書管理システム」というのは、以前から世の中にあるのですが、最近、「リーガルフォースキャビネ」を利用する企業が急激に増加していて、導入企業は500社を突破しています。
（※2022年8月現在、LegalForce社のHPより）

なぜ、こんなにもユーザーを急拡大させているのでしょうか。

調べてみると、そこには”納得の理由”があると感じました。

契約管理の肝－期日管理

ここで、少しだけ「契約管理」について考えてみます。

締結後の契約は、「どこの相手先と」「いつ」「何の契約を」「いつまで」といった内容の管理をしていくことが必要です。
これは締結後のトラブルに備えるためという側面もありますが、一般的に一番の必要性は「期日の管理」ではないでしょうか。

たとえばあるサービスの利用を１年間の期間で契約したとします。

その場合、自動更新の条項があれば、とくにアクションを起こさない限りは契約が継続されていきます。
多くの契約書では、自動更新を止めるには契約終了の一定期間前に通知をする必要がある、という規定があるでしょう。

意図しない契約の継続を適切に止める管理をしければ、無駄に費用を払い続けることになります。

逆に、自動更新がない契約の場合でも、契約の継続を望むのならば更新契約の締結をする必要があり、契約終了日の一定期間前には更新の手続きを進めていく必要があるでしょう。

適切な更新手続きをしなければ、意図しない無契約状態が発生してしまいます。

こういった契約書の期日管理をするためには、自動更新がある契約であれば更新拒絶の期日を管理する必要があります。
自動更新がない契約書であれば、契約終了日を管理する必要があります。
これらの日の前に余裕をもって、アクションを起こしていく必要があるわけです。

「リーガルフォースキャビネ」のメリット３つ

①最大のメリット－AIによる契約管理台帳の自動登録

「リーガルフォースキャビネ」が注目されている最大の理由は、AIによる契約管理台帳の自動登録機能です。

この機能は、契約書のPDFファイルをアップロードするだけで、契約書管理に必要な管理項目情報が自動的に登録される、という非常に便利な機能です。

自動的に登録されるのは、以下の項目です。

契約書をアップロードすると、数分のうちにこれらの項目が自動的に登録されます。

自動登録の精度を心配される方も多いと思いますが、表や図が入っている契約書でなければ、かなりの高い精度で自動登録されます。

しかも、事後にオペレータが確認・補正してくれるサービスが標準でついています。

そのため、万一、自動登録された台帳情報の精度が十分でなくても、しばらくすると正しい情報に更新されていることになります。
これは非常に嬉しいサービスです。

私の知っているある財閥系の企業では、契約書の管理台帳の入力と期日管理のために、専属の職員を置いて対応されています。

・今後、働き手がさらに不足していくことが確実な状況のなかで、本当はもっと別の仕事をやってもらいたい。
・定型的な仕事だけをお願いしていると、スキルアップができない環境になって職員の離職に繋がりやすい。

そんな課題を抱えている会社は、非常に多いと思います。

「リーガルフォースキャビネ」ならば、定型作業の負荷を大きく減らして、今まで以上に付加価値の高い仕事の割合を増やせる。
この点が「リーガルフォースキャビネ」が評価されて急拡大している最大の理由だと思います。

②契約書向けのOCR処理が実現する全文検索

「リーガルフォースキャビネ」では、上に記載した①の処理の前提として、画像データにOCR処理をかけて契約書文言をテキストデータ化しています。

このOCRエンジンは契約書向けにできているようなので、図や表形式の契約でない限りは、契約書特有の専門用語などもかなり正確に変換されてきます。

そして、このテキストが検索できるようになっているため、たとえば「補償」という文字で検索すると、その文字を契約文言内に含む契約書が特定できます。

また、特定の文字が含まれていない契約書も検索できるので、たとえば反社条項が含まれていない契約書を特定する、というような便利な使い方も可能でしょう。

③契約管理の肝－期日通知のアラートメール機能

「締結後の契約管理の肝は期日管理」と書きましたが、これを支援してくれるのがアラートメール機能です。

自動更新がある契約書であれば、更新拒絶期日の月初および前月月初のタイミングで、自動更新がない契約書であれば、契約終了日の月初および前月月初のタイミングで、それぞれアラートメールが送られます。

この機能があれば、しっかりとした契約管理の助けになります。

上に記載した①の情報を自動的にかなり正確に登録できるからこそ、このアラートメール機能も実現できるわけです。

「リーガルフォースキャビネ」の注意すべきポイント

記載したように、こんなにメリットの多い「リーガルフォースキャビネ」ですので、私としてはおススメです。

ただ、いくつか注意しておきべきポイントもあります。
もし、あなたの会社がこれらの点が気になる会社なのであれば、事前によく理解しておくべきだと思います。

①契約管理台帳の項目を増やせない

会社によっては、一般的な契約管理のみでなく「他に様々な項目で管理をしたい」というニーズが考えられます。

よくあるのは、下記のような管理項目でしょうか。

・現場や施設の名称
・プロジェクト番号や稟議番号
・有効／失効の区分
・失効日
・自社側の決裁権限者・締結者
・収入印紙の有無・金額

「リーガルフォースキャビネ」の場合、管理項目を増やすことができないので、これらの項目を管理しようとすると「メモ」欄を利用して記載することになります。
当然、AIによる自動登録の対象にもなりませんし、オペレータに登録を個別に依頼することもできません。

②オペレータ補正までの時間がかかる

AIによる自動登録では正確に登録できなかった場合、オペレータによる補正を待つことになります。

オペレータによる補正までに要する時間は、概ね2週間程度と案内されているケースが多いようです。

繁忙度合いによっても変わってくるのだと思いますが、登録してすぐに正確なデータにしたい場合は注意が必要です。

とくに最初に導入するタイミングでは、過去に紙で締結した契約書を大量に登録することになりますが、その場合には「数ヶ月はかかる」ということなので、事前によく理解して利用を検討してください。

③契約管理項目の一覧性

「リーガルフォースキャビネ」では、エクセルのように契約管理項目を一覧にして見ることができません。

データをエクスポートすればエクセルで見られるのですが、システム画面の作り上、検索画面ではタイトルや締結先などの項目が並んでいる状態です。

あまり操作性への影響はないと思いますが、普段からエクセルで管理されている方にとっては、少しだけ頭に入れておくとよいでしょう。

④価格が高め

これだけ高機能なサービスですので、類似サービスと比べて価格も高めという印象です。

ヒアリングした会社のケースですと、以下のような感じになっているようです。

導入時には、システム初期費用として20万円、別途に初期取込契約書のオペレータ補正が1件数百円。
過去契約書のスキャニングの費用は別途です。

毎月の利用料金は、ミニマムで月額10万円程度が定価です。
年間の契約書の登録件数によって、月額プランが変わってくるというスタイルになっています。
アクセス時のIPアドレス制限をすると、さらに月額3万円がかかるようです。

実際にはこれらに値引がかかってくるのですが、このあたりは個々に条件が違うと思いますのでここで記載はいたしません。
個別にお見積りをお願いすると良いと思います。

いずれにしても、高機能高価格というポジショニングを採っている印象です。

まとめ

なお、「リーガルフォースキャビネ」とよく比較検討される契約管理システムについては、別の記事に整理をしています。比較検討される際はこちらも参考にしてください。

＞＞【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

この記事は、こんな方に向けて書いています。

以前の記事でも記載したように、契約書管理システムを選択するにあたっては、事前に「いま、自社が解決したい課題は何なのか？」という点をしっかり捉えて、それを解決してくれるサービスを比較検討するプロセスをとる方が失敗がないです。

その記事でも記載しましたが、実際に各企業でよく聞かれる課題「６つのポイント」をベースに、システム選択の際の比較検討に参考となる情報をまとめました。

おすすめの契約書管理クラウドシステム８つ

今回、私がお薦めする８つの契約書管理クラウドシステムは、上記のような、多くの企業が共通して抱える課題を解決してくれるサービスで、実際に私が出会った企業で利用していたか、利用を検討されていたものばかりです。
それぞれ、特長があって重視する課題によって選択が変わってきますので、以下に記載した情報を参考に選択いただくと良いと思います。

なお、以下に記載する情報は2021年8月現在で確認できているものです。
その後のサービス変更がある可能性もありますので、ご容赦ください。

※ここでは下記のサービスについては除外しています。
・電子契約だけを提供しているサービス
・単なるファイル管理サービス
・オンプレ版のみのサービス
あくまで「契約書」の「管理」機能を備えている「クラウド」サービスだけを取り上げています。

サービス別のマトリクス表

私の経験上、普及度や機能を踏まえておすすめするのは、次の8つです。
自社の課題に応じて選択すべきものなので、「おすすめ度」はつけません。
自社の状況に合ったものを以下から選択されると良いと思います。

少し具体的に、それぞれの特長を整理してみました。

では、それぞれのサービスについて具体的にコメントしていきます。

＜Ofigo 契約書管理 Facil＞　株式会社CIJ

>> Ofigo 契約書管理 Facil

（総評）

シンプルにエクセルでの管理をクラウド化したい、という場合におすすめです。

個人的な印象ですが、全体的には、契約書管理のためにできたサービスというよりも、クラウドの文書管理システムを契約書管理用にアレンジしている感じです。
元々オンプレだったシステムを2020年にクラウド化しているもので、「システム会社が作った」感が強いです。

残念ながら、私はこのシステムを実際に使っている企業に出会ったことがありません。

（機能面）

それでも期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書通しの紐付け管理などの機能は一通り備えていて、契約書管理に十分な機能だと思います。
画面構成などもシンプルなので、エクセル管理の延長線上で分かりやすいかもしれません。

クラウドサインやDocuSignともシステム連携していますので、締結後の一元管理が可能です。

スキャニング作業・システムへの登録作業、原本保管の代行作業もありますが、提携先の協力会社での作業となっています。
価格から推測するに、「電子化」は単純にスキャニングして1件ごとのPDFデータを作ることだけを指していて、締結先会社名、締結日、自動更新有無といった情報の作成は含まれていないと思います。
逆にそこまで頼めるのかは不明です。

原本の保管も、提携先倉庫会社のサービスを利用できるとのことですが、あくまで箱単位で預かるサービスがセットで利用できるだけで、契約書管理システムと原本管理システムは分かれているので、契約書の原本とデータが統合的に管理されているまでは言えないでしょう。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・初期システム構築料　30万円
・月額3万円から（50ユーザー）

このほかに作業範囲が不明ですが、下記の情報が確認できます。
・電子化作業　1箱5万円から
・データ投入作業費　20万円（1万件まで）

＜MyQuick＞　インフォコム株式会社

>> MyQuick

（総評）

このシステムも文書管理システムの契約書版という感じですが、Ofigoと異なるのは締結前のプロセスをカバーする機能を備えている点です。

（機能面）

期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。
自動更新の契約書については、期日を経過すると自動的に終了日が延長更新されるようになっています。

これに加えて、システムに登録後、このシステム内で回覧やコメントを残す機能があり、この機能を活用すると過去の検討経緯を一元的に管理することが可能となります。
また、版管理の機能もあるので、交渉過程でのドラフトも最終版もまとめて管理が可能なのはうれしいところです。

ユニークなところでは、原本の回収管理機能がある点です。
機能的には、締結後一定期間経過してもPDFデータが添付されないとアラートを出すという仕組みです。
この機能があると、法務担当者はいちいち追い出しをしなくてよいので便利な機能だと思います。

システムへのデータ入力の手間を削減するために「AIによる自動入力機能」がオプションであります。
機能的には詳細は分かりませんが、入力時に入力内容から予測してリコメンドをする機能のようで、
同じような内容を繰り返し締結するような会社では便利なのかもしれません。

公開情報からは、データ入力の代行や原本管理のサービスは見られません。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・基本導入費用　30万円
・月額　4万円から（同時アクセス数によって変わってくるようです）

＜Contract Workflow Service＞　リコージャパン株式会社

>> Contract Workflow Service

（総評）

契約書の法務相談・審査から締結後の管理まで、様々な機能を備えた総合的な法務業務の統合支援ツールです。

「契約書を管理する」ツールというよりは「法務業務全般を管理する」ツールで、クラウドシステムとしてはかなり高機能です。
法務内での担当割り当て・回答期限管理などの機能があるので、法務部門のマネージャーにとっては理想的です。
私の経験では、法務審査担当が何人もいるような超大手企業が好む印象があります。

反面、しっかりできすぎてしまっているので「そこまで求めていない」とか「使いこなせない機能がある」という声も聞きます。
シンプルに契約書管理の機能だけを求めている場合には、向いていないかもしれません。

（機能面）

面白いのは、このシステムでは「法務相談」と「契約審査」を別概念で捉えている点です。

「法務相談」では、契約書の文言が固まる前段階での法務部署への相談が管理できます。
たしかに、文言が固まる前に「こちら側が一方的に不利にならないように文言を考えたい」といった相談があるので、これは納得です。
ドラフト文言の条項の過不足・チェックを自動的に行う機能もあります。

「契約審査」では、ドラフト内容の審査・承認を行うワークフロー機能があります。
相談内容との紐づけも可能なあたり、非常に手が込んでいます。

スキャニングやシステムへのデータの入力を代行する付帯作業も提供しています。
作業や運送・保管サービスは「物流パートナー会社」が提供していますが、おそらくSBSリコーロジスティクスがメインと思われます。
契約書の原本は倉庫会社のシステムで、契約データはこのシステムでそれぞれ管理されることになるでしょう。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・月額　最大300名－8万円、最大1000名－23万円、最大2000名－40万円（いずれも100GB）
・追加ディスク　100GBごとに月額1万円
・初期導入（マスタ設定等）　個別見積もり

このシステムを使う場合には全社で利用することになるでしょうから、全員にユーザ権限を付与する前提で考えておくとよいでしょう。
初期費用が一般にはわかりにくいので、必ず個別に見積もりを取ることをお勧めします。

＜Contract CLM（旧Holmesクラウド）＞　株式会社Contracts(旧株式会社Holmes）

>> Contract CLM

（総評）

このサービスも、単なる契約書管理システムではなく「あらゆる契約業務をワンプラットフォームで最適化する」というコンセプトで、契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・契約管理の全体をカバーするシステムです。

契約の締結を一つの「プロジェクト」として、プロジェクト管理ができるようになっている仕組みというイメージです。

リーガルテックのベンチャー企業として、法務業務全般を考えて広くカバーする発想の仕組みで、この点ではリコージャパンのContract Workflow Serviceも同じ発想ですが、これに比べると大企業以外にもベンチャー企業にまで広がっている印象があります。

このシステムを「契約書管理」としてだけ使うのならば、それでは良さを活かせないと思います。
あくまで全般を管理する仕組みとして活用すべきでしょう。

機能は充実しているので、これから新たに仕組みを構築する場合や、全社で抜本的に仕組みを改善する場合は向いています。
一方で、既存の仕組みとの兼ね合いは検討すべきポイントです。

既存の仕組みを温存して「契約書管理」だけで使いたい場合には、あまり向かないかもしれません。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

また、契約作成段階の機能が充実しています。

テンプレートを登録しておけば、そこから編集して新たな契約書を作成できる機能があります。自社のひな形を登録しておくと良いでしょう。
作成後のドラフトに対して、コメントを残してメール通知する機能があります。

契約書のAIによるレビューについては、GVA Tech社の「AI-CON Pro」と連携していてオプションで契約すると利用可能です。
自社のひな形との差異を把握することができます。

承認ワークフロー機能も備えているので、別途にワークフローを入れる必要もありません。

ダッシュボードでは、現状のタスクと期限が管理できるようになっていて、法務担当にとっては、自分とチームのタスクが一元管理できる点はうれしいところです。

「Holmesクラウドスキャン」という名称で、スキャニング・データ作成・システムへの登録作業を代行するオプションサービスがあります。
HPからはわかりませんが、おそらく協力会社での作業代行ではないかと思われます。

他のクラウドサービスと広くAPI連携しているので、必要な機能を拡張していける余地がある点も良いと思います。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・月額　スタンダード－10万円から、プロフェッショナル－20万円から
・初期導入　20万円から

プロフェッショナルではシングルサインオンの機能がついています。

＜LegalForceキャビネ＞　株式会社LegalForce

>> LegalForceキャビネ

（総評）

AI契約書レビューで有名なLegalForceが提供する契約書管理サービスです。

最大の特長は、画像を放り込めば自動的に必要な項目を抽出してくれるという点です。

現段階では筆者はこの機能の精度が見極められていませんが、通常の条文形式の契約書であればかなりの高精度で自動抽出してくれます。ただ、表や図などが入るような契約書だと精度は落ちるようです。

とはいえ、サービス料金内にてオペレータが補正してくれるサービスが付帯しています。補正作業には１～２週間程度がかかるようですが、安心できるサービスです。

公開情報を見る限りはAI契約書レビューの「LegalForce」を契約しなくとも単独で利用できそうです。
その点では、他の機能のオプションになっているわけではなさそうなのでユーザーにとっては使いやすい体系になっていると思います。

最近、私が接する企業ではこの「LegalForceキャビネ」を検討されている会社が多い印象があります。
自動的に契約書台帳ができあがる、という点がユーザー側にとってはインパクトが大きいようです。

ただ、繰り返しになりますが精度には注意が必要です。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

最大の特長である自動台帳作成機能は、紙契約書をスキャンして画像データを放り込むだけで、OCR処理と必要情報の抽出が自動的に行われるものです。
タイトル、当事者名、契約の開始日・終了日、自動更新の有無などが自動的に抽出されて、システム内に登録されます。
OCR処理をかけるので、テキスト文言の全文検索機能も可能となります。

電子契約については、Agree(GMOグローバルサイン）、クラウドサインとの連携を行っています。
別の記事でも電子契約サービスの比較に言及していますが、Agreeはクラウドサインと比べると基本機能のなかでできることが多いです。
電子契約を併せて利用する場合には、その機能比較も選択の要素となります。

スキャニング作業・データ作成作業などの代行は、公開情報からは見られませんが、他社と提携しながら実施しているようです。

なお、AI契約書レビューの「LegalForce」には、自社ひな形との比較でのAIによる契約書レビュー（有利不利判断、欠落条項判断）、下請法に反していないかのチェックの機能がありますが、「LegalForceキャビネ」とは連動していない別のサービスですので、ここではご紹介は割愛します。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・月額
アップロード件数の上限によってプランが分かれていますが、金額については公開されていません。
定価としては、ミニマム（年間数百件程度の新規登録）でも月額10万円程度という情報があります。

・アクセス時のIPアドレス制限をするには、別途月額数万円が必要です。
・Agreeとの連携には、初期費用10万円、月額1万円が別途に必要です。

＜WAN-Sign＞　株式会社NXワンビシアーカイブズ

>> WAN-Sign

（総評）

NXワンビシアーカイブズは、元来、機密文書の保管・廃棄などを行う会社で、日本通運グループに入った会社です。
契約書の管理サービスを行ってきた延長で、GMOグローバルサインと組んで電子契約も提供をしています。

WAN-Signは電子契約のことを指しているのであり、契約書管理システムとしては従来からある管理システムがそれにあたるといえます。

物流会社のサービスなので、データ作成作業や原本保管作業は自社で対応できる点は強みだと思います。
契約書原本が一つの建物に入るとすべてその中で完結することは、セキュリティ面でも安心です。

そのため、原本の管理、作業負担の軽減といった問題を解決したい場合には、非常におすすめとなります。
倉庫会社ならではのオンデマンド電子化も特長です。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

電子契約の締結機能を内包している点が特長で、電子証明書の方式・メール認証による方式双方をカバーしています。

自社のセンター内でスキャニング・データ作成を行っていることは安心です。

原本は預けておいて、見たい契約書が発生したときに電子化してアップロードしてもらうオンデマンド電子化というサービスは、倉庫会社ならではのサービスです。

原本の保管は箱単位の課金なのですが、私のクライアントから聞いた声ですが、これには若干の弱点があります。
原本の廃棄を確実に行わなければいけないケースでは、年数が経過すると箱の中身がスカスカになっていって、
割高な保管料になっていくという点です。
不動産、リースなど契約期間が短く、失効後にどんどん廃棄していく業種では、注意しておいた方が良いと思います。

契約締結に至るまでの検討過程のプロセスについては、カバーされていない模様です。
このあたりを一緒に解決したい場合には、別途に他のサービスを併せて選択する必要があるでしょう。

（価格面）

価格面で確認できる公開情報は次の通りです。

・初期費用　無料
・月額
　基本となる電子データ管理料は、5,000件までで月額1万円（容量課金プランだと200GBまで月額3万円）
　電子契約の利用料は、1件ごとに300円ないし100円かかります。
　別途、スキャニング・データ作成作業は1箱7万5000円からとなります。

＜鈴与の契約書管理システム（SDIS）＞　鈴与株式会社

>> 鈴与の契約書管理

（総評）

200年以上の歴史をもつ静岡に本社のある総合物流会社のサービスです。

NXワンビシアーカイブズ同様、機密文書の管理から派生して、早い段階から契約書管理に特化したシステム・サービスの提供をしています。
さらに電子契約やAI契約書レビューとのシステム連携を行うことで、機能拡張を進めているようです。

物流会社ですので、原本との一元的な管理やデータ作成・入力作業の代行・オンデマンド電子化は実施してくれます。
とくに、原本とデータが一つの仕組みで管理できる点は、物流会社ならではの仕組みです。

原本管理や作業委託をしなくとも、システムだけでも利用可能です。

機能面もさることながら、導入支援・運用支援に力を入れている印象です。
ある企業では、別の契約書管理システム（クラウド）を利用しながら、原本管理・データ作成・システムへのデータ投入を委託していました。
かなり柔軟に作業のカスタマイズ対応をしてくれる印象です。

（機能面）

管理機能としては、期日管理（自動メール通知）、閲覧権限設定、契約書間の紐付け管理などの機能は一通り備えています。

電子契約では、クラウドサイン、セイコーソリューションズと連携していて、締結後の契約書をシステム内で一元管理できるようになっています。

自社のセンター内でスキャニング・データ作成を行っていることは安心材料で、NXワンビシアーカイブズ同様、倉庫会社ならではのオンデマンド電子サービスも実施しています。オンデマンド電子化ならば、古い契約書は導入当初はデータ化せず預けておいて、必要が生じたときに始めて作業を依頼することができ、導入費用を抑制することができます。

原本の保管は1件単位でも実施可能とのことです。
原本の廃棄を確実に行わなければいけないケースでも、年数が経過して箱の中身がスカスカになり割高な保管料になるということはありません。
契約書管理システムから、原本の取り寄せや廃棄の指示が出せるのは便利な機能です。

契約書のAIレビューを行う「LAWGUE」（FRAIM株式会社）とのシステム連携を行っています。
LAWGUEで蓄積された検討過程の情報が管理システムに連携されてくるものと思われます。

（料金面）

・初期費用　公開されていません。
・月額　基本となるシステム利用料は2万5000円からとされています。
　　　　別途、スキャニング・データ作成作業が発生しますが、費用は公開されていません。
　　　　システムのみの利用も可能です。

＜クラウドサインSCAN＞　弁護士ドットコム株式会社

>> クラウドサインSCAN

（総評）

このサービスは、本来は「契約書管理システム」のカテゴリーには含まれないものです。
電子契約導入時に過去に締結した紙契約書をスキャン・データ作成してくれるオプション作業を指しています。

ただ、他のサイトなどでも「契約書管理システム」として同列で紹介されているのでその誤解を解消するため、
また、クラウドサインそのものの普及率も非常に高いので、参考になると思い取り上げさせていただきます。

電子契約機能だけでは紙で締結した契約書の管理とは分断されてしまいますが、スキャン作業・登録作業をセットで提供してもらうことで、同じデータベース内に登録してくれるイメージです。

電子契約の導入をメインで考えていて、今後も新規に発生する契約における電子契約の比率が高いことが予想されるならば、選択肢としては有力だと思いますし、実際にそういった流れで検討に至った企業にも複数出くわしたことがあります。
逆に、「契約書管理システムとしてクラウドサインSCANを選択したい」→「だから電子契約はクラウドサインにする」というのは、検討の順序が違うと思います。

あくまで、電子契約としてのクラウドサインを使いたい企業がそのオプションとして検討する、しかも、導入初期の過去分のデータ登録作業が大変なので一緒に委託する、という検討順序が健全です。

（機能面）

契約書の期日管理機能、期日が近づくとプッシュ通知してくれる機能は備えています。

クラウドサインの場合、気をつけておきたいことがあります。
それは、部署ごとの閲覧権限管理を設定したい場合です。
安価なスタンダードプラン（月額１万円）では部署ごとの閲覧権限設定ができず、ユーザーごとに「全部見られるか」「自分が関係したものだけが見られるか」の２択となります。
これを回避するためにはビジネスプラン（月額10万円）に入る必要があります。
事前に費用対効果を考えながら導入を検討している企業では、ここは早い段階で押さえておくべきだと思います。

スキャニング・システムへの情報登録作業は提携先の作業会社で実施しており、委託先は株式会社うるるＢＰＯという会社のようです。うるるＢＰＯは、スキャニングやデータ作成などの受託作業では定評のある会社です。
在宅ワーカーを組織化していて安価である、という印象があります。

原本の管理も頼む場合は、三井倉庫になるものと推測されます。
箱単位での保管となるので、クラウドサイン内のデータと原本の情報は分かれて管理されることになるでしょう。

若干気になるのは、関係者が複数に亘っていてその間を契約書原本やデータが動くことでしょうか。
セキュリティの問題はともかく、例えば事後的に原本の紛失が発覚した場合などはトレースが面倒な気がします。

（価格面）

あくまで電子契約「クラウドサイン」のオプションですので、まずベースとして電子契約の利用が必要です。

・電子契約利用料：
　月額１万円（ライトプラン）※コーポレートプランでは月額2万8千円
・データ作成作業料：
　シングルプラン（1ページのみの契約書）－1部あたり320円、
　マルチプラン（上限10ページまでの複数ページの契約書）－1部あたり600円
　※ただし最低発注ロットは400部です。

シングルとマルチの違いは、1枚ものか複数ページかです。マルチプランも上限10ページまでです。
どちらのプランでもスキャニングとファイル名付与が含まれていますが、インデックスデータの範囲が異なります。
シングルプランでは、契約者名・相手名称・管理番号・締結日・契約金額です。
マルチプランでは、これに加えて自動更新有無・開始日・終了日・解約通知期限です。

シングルプランは申込書、マルチプランは契約書に適しているでしょう。

まとめ

契約書管理システムを選択するにあたっては、それぞれのカバー範囲や特長を理解して、自社の現在の課題を解決できるもの、今後の拡張可能性を考えるとよいでしょう。

個人的な経験からは、それ以外にも2点考えておくべきと思います。

サービスのカバー範囲が広い方が良いか？

カバー範囲が広いと逆に既存の自社の仕組みとの競合が発生しやすくなります。
法務業務全般の抜本的なリニューアルのタイミングであれば、カバー範囲が広いものを選んでいき、そうでなく部分的な改善のみでとどめるならば、限定されたカバー範囲のものを選ぶ方が良いと思います。

ベンダー側の導入支援の体制は必ず確認を

サービスの導入をする際、社内の運用を定めるなどの負担が生じます。
サービスのことがよく分かっていないと導入担当者の負担が極めて大きくなります。

その際、ベンダー側の支援がどれくらいあるかが大事です。

システム会社や新興の会社では、ほとんどの場合にこういった支援は有償になっています。
この費用も事前によく確認しておくべきです。

上記に記載した内容をもっと詳しく知りたい場合、具体的な支援をご希望の場合は、下記のお問い合わせフォームからお問い合わせください。

>>お問い合わせフォーム

締結した契約書の管理、みなさんどうしていますか？

法務担当者の方は、こういった悩みに一度は直面したことがあるのではないでしょうか。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで。
日々、企業のみなさんの契約書管理のお手伝いをしています。

結論からいうと、そんな悩みは、実はすべてエクセルで解決できます。

私がお手伝いをする企業さんでも、大半がエクセルで解決できています。

今回の記事では、そのポイントをご紹介します。

これを押さえればOK!　エクセル契約書管理台帳の管理項目

契約を管理するためには、その契約がどこの相手と、いつからいつまでの期間で、どんな内容で締結したのかといった情報をデータとして一覧化しておくことが必要です。

エクセルで契約管理をする場合は、タイトル行に管理項目を横に並べていきます。
その項目については、次のような項目を並べると良いでしょう。各社共通の一般的な項目です。

稟議番号や印紙税額を入れる企業さんも多いですね。
このほかに自社で独自に管理したい項目があれば加えていくとよいでしょう。

基本的な項目を掲載したエクセルのテンプレートを無料で準備していますので、よろしかったら参考にしてください。

エクセルでの契約書管理を成功させるポイント6つ

エクセルでの管理は後から面倒に陥らないよう、気をつけるべき点を6つお伝えしておきます。

①三者契約の場合

三者契約の場合は、入力の際に会社名を「／」（スラッシュ）でつなげる方が良いと思います。
列を分けてしまうと、後からの検索がしづらくなります。

②シートを分けない

年度、部署などでエクセルのシートを分けているケースをよく見ます。
これは、お薦めできません。

シートが分かれると、全体からの検索が面倒になります。
それだけでなく、管理項目がそれぞれ別になってしまうと、将来的にクラウドサービスなどにデータを移行するのが非常に面倒になります。

③表記のブレを抑制する

入力のルールを決めておきましょう。
日付は西暦で記載する。カタカナは全角で、アルファベットは半角で。
また自動更新有無などは、「あり」「なし」を入力規則でセットしておきましょう。

④管理番号は原本にも記載する

エクセル上の管理番号は、原本にも記載してください。
原本に直接記載するのがNGな場合は、契約書を入れるクリアポケットにラベルシールを貼ると良いでしょう。

⑤契約書原本は番号順にファイリングする（締結先別はダメ）

個人的には、ここがみなさん気づいていないポイントのように思います。

ファイリングする際は、管理番号順にファイリングしましょう。
締結先別にファイリングする企業さんが多く見られますが、これもお薦めしません。

理由は、3つあります。

第一に、ファイリング資材のコスト低減です。
会社別のファイルをすべて用意するとなると、意外と費用がかかってしまいます。

第二に、契約書を探しにくくなるからです。
締結先別のファイルの中は時系列で並べることになるでしょうが、そのどこに入っているのかがすぐには分かりません。
そのため、会社ファイルを探して、そこから目当ての契約書を探すという二段階になってしまいます。
管理番号順ならば、事前にエクセルで番号を検索しておけば、迷わずに原本にたどり着けます。

第三に、将来的にクラウドサービスなどに管理を移行して、PDFで閲覧できるようにする場合、番号管理している方が圧倒的に移行コストが下がるからです。
エクセルの台帳リストとPDFをセットでインポートする必要がありますが、管理番号が結合のキーになります。
バラバラになってしまうと、人力で結合する必要が生じます。

⑥電子契約で締結したものは分かるようにしておく

最近は電子契約で締結する契約が増えてきていると思います。
そうすると、後から契約書を探す際にキャビネットを探せば良いのか、電子契約のシステム内を探せば良いのか区別がつかなくなる可能性があります。

そこで、エクセルの管理台帳でも契約締結方法（紙契約書なのか電子契約なのか）を記録しておくことをおすすめします。電子契約を複数使っているケースならば、どのサービスで締結したのかも記録しておくとよいでしょう。

※電子契約の普及による管理の課題とその解決方法については、別の記事で詳細を記載しています。
＞＞電子契約と紙契約書のデータベース分断とその解決方法

契約書エクセル管理に限界を感じたら（クラウドのすすめ）

このように、契約書の管理はエクセルでも十分にできます。
しかし、エクセルでの管理に限界を感じることがあります。

私の経験上は、締結済みの契約書が3,000件を超えると急激に「エクセル管理がうまくいかない」という相談に変わってくるように感じています。
社内で特定の担当者に管理業務を集中させることの限界が、3,000件程度なのかなと思っています。

もしもエクセル管理に限界を感じたら、クラウドサービスの利用を検討されると良いでしょう。

＜主な契約書管理クラウドサービス＞

①純粋にエクセル代わりとして使いたいなら

>> My Quick（インフォコム）
>> 楽々ドキュメントプラス（住友電工情報システム）
>> 契約書管理サービスクラウド版（リコージャパン）
※リコーのサービスはかなり高機能で上級者向けという感じです。

②原本の倉庫管理も将来的に任せたいなら

>> WANーSign（ワンビシアーカイブズ）
>> 鈴与の契約書管理（鈴与）

③電子契約とセットで使いたいなら

>> クラウドサインスキャン（弁護士ドットコム）

④リーガルチェックの機能とセットで使いたいなら

>> Legal Forceキャビネ（Legal Force）

もしもそんな悩みがあれば、まずは下記の記事をご参照ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

また、ご希望があればいつでもお手伝いすることが可能です。
下記のお問い合わせフォームからご相談ください。
>> お問い合わせフォーム