電子契約の導入で失敗しないために（この記事からわかること）

この記事は、電子契約を導入する際に「落とし穴」にはまらないために、絶対に気をつけないといけないことを記載しています。

「電子契約の導入を決めたので、社内運用を考えなければらならい」「電子契約の導入をこれから検討しよう」という方に向けて書いています。

申し訳ないですが、すでに導入して運用を開始した方はあまり読まない方が良いと思います。
もう手遅れの場合もあるので、後悔することになってもいけませんので。

なお、「電子契約の導入に向けた課題」についても別記事を掲載していますので、よろしければご覧ください。
＞＞電子契約の導入に向けた課題とは？（その1）－基礎知識
＞＞電子契約の導入に向けた課題とは？（その2）ー基礎知識（続編）
＞＞電子契約の導入に向けた課題とは？（その3）ー締結後の契約書の管理

気づいていますか？　電子契約導入の際の「落とし穴」

私は、普段の仕事で、企業における契約管理の運用構築のお手伝いをしています。
お手伝いするのは、名前を聞けば誰もが知っているような規模の大きな会社が多いです。

そういった大きな会社ほど、電子契約のベンダー選定・運用フローの構築・運用開始後のフォローアップなど、自力で行いたいという会社が圧倒的に多いです。

しかし、スムーズに進められる会社ばかりではありません。
自力でプロジェクトを進める中で、こんな声をホントによく耳にします。

「落とし穴」にはまる本質的な理由

なぜ、こういった「落とし穴」にはまる会社が多いのでしょうか。

結論から申します。
これは、自社を含めて、これまでに目にしてきた多くの企業の実例から断言できます。

この本質を理解しておかないと、失敗して落とし穴にはまる可能性が高まってしまいます。

「分断された新しいフロー」ができてしまうことの2つの意味

「分断された新しいフローを作る」とはどういうことでしょうか？

これは2つ意味があります。

1つは、一連のプロセスの一部だけがデジタル化されてしまう「独立化」です。

稟議申請の手続き、捺印申請手続き、請求・支払い処理といった業務フローは、どこの会社でもすでに存在していて、電子契約が導入されたからといって変わることはありません。
従来であれば、これらのプロセスに「契約書」という紙が一緒に動けばよかったでしょう。

ところが、電子契約の捺印手続きは、これらとは違う独立のフローになります。
ベンダーが提供しているプラットフォーム上で運用が進むからです。

この「独立化」が進むことで、プロセス間の「つなぎ」が必要になってきます。

もう1つの意味は、同種のプロセスが2つに分岐してしまう「並列化」です。

契約のデジタル化が、その他の業務のデジタル化と大きく異なる点があります。

それは、電子契約を導入したとしても、それ以降に発生するすべての契約が電子になるわけではない、ということです。

そのため、「紙契約書の業務フロー」と「電子契約の業務フロー」が並列に分かれてしまいます。

もっとマズいごとに、「電子契約の業務フロー」はさらに細かく分かれてしまいます。
電子契約のベンダーが複数あって、自社ではコントロールできないからです。

にもかかわらず、分岐して並列に分かれていったフローは、下流で再び統合することが必要になります。
契約書は、どんな方式で締結しようとも、締結後の管理が必要となるためです。

それでも「落とし穴」にはまる企業が多いのはなぜか？

こういった本質を理解していたとしても、「落とし穴」にはまる企業が後を絶ちません。
担当者の方が本質を理解されていても、問題に対応しきれないケースが多いのです。

そういった企業では、こんな構図になっていることが少なくありません。

しかし、多くの担当者がこう思っています。

なぜ、こうなってしまうのでしょうか？

私の経験上、このようなギャップが生じる理由ははっきりしています。

それは、担当者にとって、検討や導入を支援する存在がないからです。

電子契約の検討・導入に当たっては、法務知識のほかにベンダーのサービスに関する理解、システムに関する理解が不可欠です。
こういった横断的な知識を持って意思決定をサポートしてくれる存在が、決定的に欠如しているのです。

「あれ？　電子契約のベンダーがサポートしてくれるんじゃないの？」

そう思われると思いますが、現実は少しハードルがあると言わざるを得ないでしょう。

電子契約のベンダー側の営業体制は、かなり合理的に分業化されています。
そのため、一人の担当者の守備範囲が限られていて、それ以外のことに知識と関心が薄いことがあります。
丁寧な説明・対応を期待しても、「WEBサイトに動画があるので見てください」という感じで、これからやらなければいけないことが体系化できないのです。

導入時の比較検討まではともかく、導入決定後の社内でのローンチについては、ベンダーからのサポートをうけようとすれば、高額なコンサルティング費用を支払うことを覚悟せざるを得ません。

「落とし穴」にはまったＡ社の事例

実際にご相談をいただいたある会社（Ａ社）のケースをご紹介します。

そんなタイミングで、偶然ご相談をいただきました。

このＡ社さんのケースでは、導入検討時点での検討の甘さが原因ではあります。

しかし、こういったケースは決して少なくないと思います。

検討の始めから、ご担当の方をサポートする存在がいたとしたら、Ａ社さんはこのような状態にはならなかったはずです。

Ａ社さんの場合には、導入後にご相談をいただいたのですが、結果して、上位プランに入ることなく費用対効果を出すことができました。（少しお金を使っていただきましたが）

電子契約の検討・導入には手順がある

自社における電子契約の導入や、他の会社における導入支援をしてきた経験から、電子契約の検討・導入には「押さえるべきポイント」が確実にあります。

それらは、ざっと並べるだけでも以下のようなことがあります。

これらについては、ニーズがあれば体系化して整理していこうと思っています。

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