そんな経験をお持ちの方も多いではないかと思います。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで、契約書を始めとする重要書類の管理のお手伝いをしています。

最近、偶然にも同じような悩みをもつ会社に２社、出会いました。

その悩みとは、契約書の締結から数年が経過した後に、当時の交渉経緯や社内での判断経緯を調べる必要が生じて、その対応にかなりの時間を要してしまった、というものです。

今回は、そういった悩みの背景にある事情、その解決の方法について、解説をしていきたいと思います。

契約締結当時の経緯を調べたい－山下さん（仮名）の悩み－

Ａ社は多数の店舗をもつ大手小売店。

以前に新たに投入した商品プロジェクトが社内で立ち上がり、その商品の受注センターの業務を、データ入力やコールセンターを事業としているＢ社に委託しました。

当初の契約期間は５年間。

昨年からこのプロジェクト案件の担当になったのが、入社６年目の山下さん。
業務にも慣れてきて、大きなトラブルなく日々を過ごしていました。

ところが、今年に入り上層部から委託先見直しの指示があり、複数のベンダーに声をかけてビッドを実施。これまでより提案内容もコストも優れていたＭ社に、委託先を切り替えることが決まりました。

そこで、山下さんは従来の委託先Ｂ社に連絡をして契約の打ち切りを通告したところ、違約金の請求を受けました。

契約書を見てみると、たしかに違約金の条項が書いてあります。
その内容は、「残りの契約期間の月数×416,666円の金額を支払うこと」とされています。

社内で支払いの上申をするにあたって、この違約金の金額の根拠を確認しようとしましたが、運悪く前任者は転職していて、法務部門に聞いてもわからない状態。

そこで、Ｂ社に連絡したのですが、Ｂ社の担当者もこの数年で代わっていて、お互いに金額の根拠が分かりません。

そこで、Ｂ社の当時の担当者に連絡をしてメールの記録を遡ってもらいました。

実は、このプロジェクトに対応するために、Ｂ社側で場所を確保して設備工事を実施し、システム・機材を整え、管理用のソフトウェアも専用で作っていました。
この償却期間を契約期間の5年としていたため、期間内に解約する場合にはその費用を負担してほしい、
という趣旨で違約金が定められていたのでした。

結局、山下さんはこの調査業務に数日を費やしてしまったそうです。

契約当時の経緯を知りたいのは、法務部門よりも事業部門や経営層

ある会社で営業を統括されている副社長とお話をした際も、こんな課題を口にされていました。

営業・経営からすると課題感に感じている。
けれども、法務部門が主導する契約書管理の仕組みでは、締結時の経緯・交渉経過との一元管理が考えられていないため、事業部門と法務部門の間ですれ違いが生じているわけです。

契約当時の経緯検索のための2つのステップ

では、この「すれ違い」を解決するためには、どうすればよいでしょうか。

結論からいうと、「締結後の契約管理情報」から「締結時の情報」を辿って検索ができるようにリンクさせることです。

そのためには、2つのステップが必要です。

1）契約締結時の情報を構造化・データベース化させること

契約締結時の情報が担当者間のメールのやりとりの中に埋もれてしまうと、「締結後の契約管理情報」とリンクさせることは困難です。
そこで、前提として契約締結時の情報は、何らかのデータベースに一元化しておくことが必要です。

具体的には、①社内でのリーガルチェックの記録はワークフローシステム内に記録を残しておく、というのが近道です。
ワークフローシステムを利用していない場合には、リーガルチェック記録を帳票化して記録データに残しておくことでも構いません。

また、②相手先との間での交渉については、「交渉経過表」を作成して①と一緒に保存しておくとよいでしょう。
この「交渉経過表」では、いつ、誰が、何を言っていたのかを記録し、可能であれば相手方と双方で確認し合うとベストです。

①②ともに、案件ごとに一意の管理番号を付与するようにしてください。

2）締結後の契約管理情報からのリンクの仕組みを作ること

次に必要なことは、締結後の契約管理の仕組みからリンクできる仕組みを作ることです。

先ほどの「契約締結時の情報の構造化・データベース化」に比べると、こちらができていない会社の方が圧倒的に多いのではないかと感じています。

でも、やるべきことは決して複雑なことではありません。

契約管理のデータベース上に、締結時のワークフローシステム・交渉経過表に付与した案件ごとの一意の番号を入れておくだけです。

例えば、締結時のワークフローの管理番号が「2022－01」だったならば、締結後の契約管理のデータベースにも「締結時WF番号」の列をつくって「2022－01」と入力しておけばよいだけです。

契約管理の仕組みは、エクセルでも外部クラウドサービスでも問題ありません。
そうすれば、事後に何かトラブルがあってもその番号を頼りに検索することが可能になります。

この本当に些細な「番号を入れておく」という操作ひとつで、事後のトラブルの早期解決に役立つのですが、ここに気づいていないケースが多いのは残念なことです。
是非、やってみていただきたいと思います。

さらに効率化を目指すなら－最初から連携しているサービス

このようにシンプルな解決策で解決できる課題ではありますが、それでも、大手企業などで毎日のように複数の契約締結が発生しているケースでは、「締結時ワークフローの検索・管理番号のコピー」→「締結後管理データベースの検索・ペースト」という操作は面倒に感じることでしょう。

そこで、「締結時のワークフロー」と「締結後の契約管理」がはじめから一体化している、または、連携しているサービスを利用するというのも選択肢になるかと思います。

以下のようなサービスが検討の対象になるでしょう。それぞれのサービスページのリンクを貼っておきますので、参考にしていただければと思います。

ContractsCLM（ContractS株式会社）
Contract Workflow Service（リコー）
LAWGUE（FRAIM株式会社）

ContractsCLMとContract Workflow Serviceは、契約審査から締結・管理に至るまでの一連の過程全般をカバーするプラットフォームといえるサービスです。

これら2つのサービスは、契約管理全般をカバーする仕組みなので、すでに契約管理の仕組みのベースがあるケースでは、全体の業務を見直すことが必要になるでしょう。

一方でLAWGUEは、契約作成時のツールという側面が強いですが、外部の契約管理システム（鈴与の契約書管理システム）とデータ連携しているので、合わせればデータベースの一元化ツールとして役立つでしょう。

それぞれのサービスについての詳細や、選択する際の注意事項などは、別の記事でも詳しく解説をしていますので、そちらもご覧ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

なお、LegalForceが頭に浮かんだ方も多いのではないかと思いますが、確認したところ、締結時のリーガルチェックを支援する「LegalForce」と、締結後の管理をする「LegalForceキャビネ」とは、データの連係がなされていないそうなので、ここでの紹介からは除きました。

まとめ

もし、自社で具体的に進める際に支援が必要なようでしたら、お問い合わせをください。ある程度は無償でアドバイス・ご支援が可能です。
>>お問い合わせ

最近、クライアント先で「リーガルフォースキャビネ（LegalForceキャビネ）」を「利用している」もしくは「検討している」という会社にたくさん出会います。

また、直近でこのブログの問合せでも「リーガルフォースキャビネについて詳しく知りたい」というお問い合わせがありました。

そこで今回は、そんな急拡大している「リーガルフォースキャビネ」について、実際のユーザーからヒアリングした内容をもとに、その機能や使い勝手、メリットやデメリットについてご報告します。

なお、ヒアリングした時期は2022年8月です。
その後のサービス内容が変わっている場合もありますので、ご利用検討にあたっては必ずLegalForce社に直接確認してください。

リーガルフォースキャビネとは？

「リーガルフォースキャビネ」とは、株式会社LegalForceが提供する契約書管理システムです。
テレビCMなどもやっているのでご存じの方も多いと思います。

「契約を管理するシステム」や「文書管理システム」というのは、以前から世の中にあるのですが、最近、「リーガルフォースキャビネ」を利用する企業が急激に増加していて、導入企業は500社を突破しています。
（※2022年8月現在、LegalForce社のHPより）

なぜ、こんなにもユーザーを急拡大させているのでしょうか。

調べてみると、そこには”納得の理由”があると感じました。

契約管理の肝－期日管理

ここで、少しだけ「契約管理」について考えてみます。

締結後の契約は、「どこの相手先と」「いつ」「何の契約を」「いつまで」といった内容の管理をしていくことが必要です。
これは締結後のトラブルに備えるためという側面もありますが、一般的に一番の必要性は「期日の管理」ではないでしょうか。

たとえばあるサービスの利用を１年間の期間で契約したとします。

その場合、自動更新の条項があれば、とくにアクションを起こさない限りは契約が継続されていきます。
多くの契約書では、自動更新を止めるには契約終了の一定期間前に通知をする必要がある、という規定があるでしょう。

意図しない契約の継続を適切に止める管理をしければ、無駄に費用を払い続けることになります。

逆に、自動更新がない契約の場合でも、契約の継続を望むのならば更新契約の締結をする必要があり、契約終了日の一定期間前には更新の手続きを進めていく必要があるでしょう。

適切な更新手続きをしなければ、意図しない無契約状態が発生してしまいます。

こういった契約書の期日管理をするためには、自動更新がある契約であれば更新拒絶の期日を管理する必要があります。
自動更新がない契約書であれば、契約終了日を管理する必要があります。
これらの日の前に余裕をもって、アクションを起こしていく必要があるわけです。

「リーガルフォースキャビネ」のメリット３つ

①最大のメリット－AIによる契約管理台帳の自動登録

「リーガルフォースキャビネ」が注目されている最大の理由は、AIによる契約管理台帳の自動登録機能です。

この機能は、契約書のPDFファイルをアップロードするだけで、契約書管理に必要な管理項目情報が自動的に登録される、という非常に便利な機能です。

自動的に登録されるのは、以下の項目です。

契約書をアップロードすると、数分のうちにこれらの項目が自動的に登録されます。

自動登録の精度を心配される方も多いと思いますが、表や図が入っている契約書でなければ、かなりの高い精度で自動登録されます。

しかも、事後にオペレータが確認・補正してくれるサービスが標準でついています。

そのため、万一、自動登録された台帳情報の精度が十分でなくても、しばらくすると正しい情報に更新されていることになります。
これは非常に嬉しいサービスです。

私の知っているある財閥系の企業では、契約書の管理台帳の入力と期日管理のために、専属の職員を置いて対応されています。

・今後、働き手がさらに不足していくことが確実な状況のなかで、本当はもっと別の仕事をやってもらいたい。
・定型的な仕事だけをお願いしていると、スキルアップができない環境になって職員の離職に繋がりやすい。

そんな課題を抱えている会社は、非常に多いと思います。

「リーガルフォースキャビネ」ならば、定型作業の負荷を大きく減らして、今まで以上に付加価値の高い仕事の割合を増やせる。
この点が「リーガルフォースキャビネ」が評価されて急拡大している最大の理由だと思います。

②契約書向けのOCR処理が実現する全文検索

「リーガルフォースキャビネ」では、上に記載した①の処理の前提として、画像データにOCR処理をかけて契約書文言をテキストデータ化しています。

このOCRエンジンは契約書向けにできているようなので、図や表形式の契約でない限りは、契約書特有の専門用語などもかなり正確に変換されてきます。

そして、このテキストが検索できるようになっているため、たとえば「補償」という文字で検索すると、その文字を契約文言内に含む契約書が特定できます。

また、特定の文字が含まれていない契約書も検索できるので、たとえば反社条項が含まれていない契約書を特定する、というような便利な使い方も可能でしょう。

③契約管理の肝－期日通知のアラートメール機能

「締結後の契約管理の肝は期日管理」と書きましたが、これを支援してくれるのがアラートメール機能です。

自動更新がある契約書であれば、更新拒絶期日の月初および前月月初のタイミングで、自動更新がない契約書であれば、契約終了日の月初および前月月初のタイミングで、それぞれアラートメールが送られます。

この機能があれば、しっかりとした契約管理の助けになります。

上に記載した①の情報を自動的にかなり正確に登録できるからこそ、このアラートメール機能も実現できるわけです。

「リーガルフォースキャビネ」の注意すべきポイント

記載したように、こんなにメリットの多い「リーガルフォースキャビネ」ですので、私としてはおススメです。

ただ、いくつか注意しておきべきポイントもあります。
もし、あなたの会社がこれらの点が気になる会社なのであれば、事前によく理解しておくべきだと思います。

①契約管理台帳の項目を増やせない

会社によっては、一般的な契約管理のみでなく「他に様々な項目で管理をしたい」というニーズが考えられます。

よくあるのは、下記のような管理項目でしょうか。

・現場や施設の名称
・プロジェクト番号や稟議番号
・有効／失効の区分
・失効日
・自社側の決裁権限者・締結者
・収入印紙の有無・金額

「リーガルフォースキャビネ」の場合、管理項目を増やすことができないので、これらの項目を管理しようとすると「メモ」欄を利用して記載することになります。
当然、AIによる自動登録の対象にもなりませんし、オペレータに登録を個別に依頼することもできません。

②オペレータ補正までの時間がかかる

AIによる自動登録では正確に登録できなかった場合、オペレータによる補正を待つことになります。

オペレータによる補正までに要する時間は、概ね2週間程度と案内されているケースが多いようです。

繁忙度合いによっても変わってくるのだと思いますが、登録してすぐに正確なデータにしたい場合は注意が必要です。

とくに最初に導入するタイミングでは、過去に紙で締結した契約書を大量に登録することになりますが、その場合には「数ヶ月はかかる」ということなので、事前によく理解して利用を検討してください。

③契約管理項目の一覧性

「リーガルフォースキャビネ」では、エクセルのように契約管理項目を一覧にして見ることができません。

データをエクスポートすればエクセルで見られるのですが、システム画面の作り上、検索画面ではタイトルや締結先などの項目が並んでいる状態です。

あまり操作性への影響はないと思いますが、普段からエクセルで管理されている方にとっては、少しだけ頭に入れておくとよいでしょう。

④価格が高め

これだけ高機能なサービスですので、類似サービスと比べて価格も高めという印象です。

ヒアリングした会社のケースですと、以下のような感じになっているようです。

導入時には、システム初期費用として20万円、別途に初期取込契約書のオペレータ補正が1件数百円。
過去契約書のスキャニングの費用は別途です。

毎月の利用料金は、ミニマムで月額10万円程度が定価です。
年間の契約書の登録件数によって、月額プランが変わってくるというスタイルになっています。
アクセス時のIPアドレス制限をすると、さらに月額3万円がかかるようです。

実際にはこれらに値引がかかってくるのですが、このあたりは個々に条件が違うと思いますのでここで記載はいたしません。
個別にお見積りをお願いすると良いと思います。

いずれにしても、高機能高価格というポジショニングを採っている印象です。

まとめ

なお、「リーガルフォースキャビネ」とよく比較検討される契約管理システムについては、別の記事に整理をしています。比較検討される際はこちらも参考にしてください。

＞＞【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

　～最近、契約書が見つかりにくくなっている本当の原因 ～

ここ数年、企業の契約書管理の担当者から、ある悩みが急に聞こえてくるようになりました。

今回は、こんな悩みの原因と、その解決方法をお伝えします。

契約書が見つからない理由
それは契約管理データベースが分散されたから

そう聞くと、「そんなバカな」と思いますよね。
でも、こういう声が増えているのは事実なんです。

その原因はなんだと思いますか？

ズバリ言うと、それは、コロナ禍以降、電子契約が急速に普及してきたことによって、「契約書を管理するデータベース」がバラバラに分散されてしまったからです。

例えば、あなたが８千円のお金をもっているとします。
以前は、５千円札１枚と千円札３枚が一つの財布に入っていました。
しかし、電子マネーが普及したことによって、財布には千円札が１枚だけ。残りの７千円のうち４千円はPayPayに、２千円はSuicaに、６百円はメルペイに、４百円はnanacoにある。

こんな感じでバラバラに分散されてしまっていれば、「いったい今、どこにいくらあるんだろう？」となってしまいます。

これと同じことが、いま企業の契約書管理の現場で発生しているのです。

つまり、以前は、過去の契約書はすべて紙だったので、キャビネットの中に締結先別にファイリングされていた。だから、そこだけを探せばすぐに見つかった。

ここに電子契約が普及したけれども、紙で締結する契約書は依然として残っている。
しかも、電子契約とひと口に言っても、クラウドサインで締結したものもあれば、相手方の希望でドキュサインで締結したものもある。
さらに悪いことに、同じクラウドサインでも自社側から振り出したものもあれば、相手方が振り出したものもある。

先ほどのお金の例では、財布かスマホに集約されているからまだよいのですが、契約書の場合、それ以上にホントにバラバラになってしまってきているのです。

いままではバインダーやキャビネットという一つのデータベースにまとめられていたものが、どんどん分かれていってしまっている。

これが、「最近、契約書を探すことが多くなった」「以前よりも、契約書をが見つかりにくくなった」という悩みの正体です。

契約管理データベースを統合すれば、課題は解決できる

ここまでの記載のとおり、契約管理担当者に生じている大きな悩みの根本原因は、電子契約が普及したことで契約管理データベースの分散・分断が生じていることにあります。

だからといって、電子契約の便利さは手放せませんよね。

であれば、解決方法はひとつしかありません。

意外とシンプル、契約管理データベース統合の方法とは

「契約管理のデータベースを統合する」といっても、「それって、どうやって？」

という疑問を持たれることでしょう。

でも、分解しながら考えていけば難しくはありません。
データベースを統合するには、次の４つのケースを解決すればよいだけです。

①自社も相手方も同じ電子契約サービスを有償利用していて、相手方が振り出した場合
②自社と相手方が異なる電子契約サービスを利用していて、相手方の形式で締結せざるを得ない場合
③自社が２種類の電子契約サービスを利用している場合
④電子契約以外に紙で締結する契約書がある場合

自社も相手方も同じ電子契約サービスを有償利用していて、相手方が振り出した場合

自社も相手方も同じ電子契約プラットフォームを有償利用している場合、相手方が振り出してきたときには、自社の管理データベースに入ってこないケースがある、というものです。

多くの電子契約では、メールアドレスによってユーザー識別がなされます。

そのため、相手方振り出しで、かつ、自社のユーザー登録がないメールアドレスで承認をしてしまうと、自社の管理データベースには統合されず、承認者がローカル環境にダウンロードできるだけになってしまいます。
承認者がダウンロードして、システム上に手動でアップロードしてくれないと紛失と同じ状態になるわけです。

この問題の解決策は２つです。

いずれかの対応をすれば、自社が振り出すか、相手方が振り出すかにかかわらず、自社の環境に一元化されますので、この問題は解決できます。

比較的小さな会社であれば「解決策１」、大きな会社であれば「解決策２」がおススメです。

自社と相手方が異なる電子契約サービスを利用していて、相手方の形式で締結せざるを得ない場合

例えば自社はクラウドサインを使っていて、相手方はドキュサインを使っているというケースで、相手方の要望でドキュサインで締結せざるを得ない、という場合を想定してみます。

そのままでは、この契約は締結者がローカル環境にダウンロードできる状態になるだけで、①と同じように、承認者がダウンロードして、システム上に手動でアップロードしてくれないと紛失と同じ状態になるわけです。

この場合にできることは、上記①の解決策２と同じです。

この「特定の社員」を契約管理担当者にしておけば、そこで捕捉して、担当者がダウンロードして確実にメインの契約データベースに保存する運用をする、ということができます。

自社が２種類の電子契約サービスを利用している場合

たとえば、基本的にはクラウドサインを利用していても、外資系企業との契約の場合にはドキュサインを利用している、という会社も多いのではないかと思います。

この場合、締結された電子契約は、そのままでは２つのデータベースに分かれて蓄積されていくことになります。

そこで必要になるのが、「下流で統合する」という考え方です。

「契約管理データベースを作る」とか「契約管理データベースを統合する」というと、かなりハードルが高く聞こえるかもしれませんが、エクスポートして一つのエクセルの表にまとめる、ということでもよいのです。

注意すべき点は、保有しているデータの項目や型を合わせることです。
先ほどの例でいえば、次のような状況だとまずいわけです。
・クラウドサインでは「契約終了日」のデータ項目があるのに、ドキュサインではその項目がない
・クラウドサインでは契約締結日が「2022年10月1日」という形式なのに、ドキュサインで「2022/10/01」という形式で異なっている

このあたりは、電子契約サービスの利用開始の際に設計しておくのが望ましいですが、すでにそれが困難な場合には、下流側でデータ追記をするか、データ変換をかけることになります。

電子契約以外に紙で締結する契約書がある場合

電子契約を導入したとしても、新規締結の30%～50%が電子で残りは依然として紙で締結する、という会社が多いのが実情です。
また、当然、過去に締結した契約書は紙で残っていることが大半です。

この状態は、短期的には変えられないことが多いでしょう。

これを解決するためには、紙の契約書を電子契約のデータベース側に統合させるということになるでしょう。

紙で締結した契約書は、随時、スキャニングしてPDFを作成し、電子契約のデータベースにアップロードします。併せて、それぞれの契約書の管理項目（タイトル、相手先、締結日等）を入力していきます。

電子契約のサービスや利用プランによっては、アップロードができないケースがあるので、その場合は③のような下流データベースを利用することになります。

注意すべき点は、新規発生分をタイムリーにデータベース登録していくための体制を整備すること、過去分をデータベースに取り込む範囲は、必要に応じて絞ることです。

あくまで目的は「契約を管理できる状態にすること」なので、「キレイなデータベースを作ること」が目的にならないようにしてください。

一般的には、過去分の取込範囲は、直近契約書だけに絞ったり、相手先で絞ったりするケースが多いです。

これらの対応をしていけば、紙契約書を含むすべての契約が同じデータベースに統合されて、精度の高い契約管理をすることが可能となります。

契約管理データベースの統合作業をもっと楽にするには

ここまで記載してきた「契約管理データベースの統合」ですが、実際にやろうとすると契約管理担当者に負担がかかります。

ダウンロードして統合用データベースにアップロードしたり、管理項目の入力をしたり、紙契約書のスキャニングをしたり…。

契約管理担当者を専任で配置しているケースは少ないでしょうから、そういった作業のたびに他の業務を止めて対応することになり非効率です。

この問題は、２つのことを実施すれば解消することが可能です。

電子契約と連携しているクラウド形式の契約書管理システムを利用する

クラウド形式の契約書管理システムのなかには、電子契約で契約を締結すると自動的にAPI連携によりデータが反映されるサービスがあります。
これを利用すれば、契約締結の都度、下流に位置するデータベースに保存し直す必要から解放されます。

具体的なサービスについては、過去の記事にまとめていますので参考にしてください。
>>> 【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

スキャニング・管理項目データ作成とクラウド契約書管理システムへのアップロード作業を委託する

紙契約書のスキャニング作業や契約書文言からの管理項目データの抽出・データ化作業はもちろん、クラウド契約書管理システムへのアップロードまで、外部の会社に委託することができます。

委託先選定のポイントは、契約書の取扱いに慣れている専門ベンダーであるかどうか。

小規模な「スキャニング会社」「データ入力会社」だと本当に契約書を取り扱ってもらっても品質やセキュリティ面で安心できるのか、という心配があります。
知らないところで再委託されている、という心配もあります。

契約書を取り扱っている専門の会社であれば、安心して委託することが可能です。
最近は、倉庫業をメインとする会社も専門サービスを立ち上げて、この契約書の領域に取り組んでいる会社が多くあります。
会社としての信頼性も考えると、大手の倉庫会社に依頼するというのも一案です。

代表的な会社としては、日本通運系のNXワンビシアーカイブズ、三井倉庫ビジネスパートナーズ、鈴与、寺田倉庫などがあります。

>>> NXワンビシアーカイブズのサービスページ
>>> 三井倉庫ビジネスパートナーズのサービスページ
>>> 鈴与のサービスページ
>>> 寺田倉庫のサービスページ

まとめ

さいごに

「具体的にどう検討を進めていけばいいか、分からない」というお悩みの方には、ご希望があればいつでも無償でお手伝いすることが可能です。
下記のお問い合わせフォームからご相談ください。

> お問い合わせフォーム”>>> お問い合わせフォーム

締結した契約書の管理、みなさんどうしていますか？

法務担当者の方は、こういった悩みに一度は直面したことがあるのではないでしょうか。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで。
日々、企業のみなさんの契約書管理のお手伝いをしています。

結論からいうと、そんな悩みは、実はすべてエクセルで解決できます。

私がお手伝いをする企業さんでも、大半がエクセルで解決できています。

今回の記事では、そのポイントをご紹介します。

これを押さえればOK!　エクセル契約書管理台帳の管理項目

契約を管理するためには、その契約がどこの相手と、いつからいつまでの期間で、どんな内容で締結したのかといった情報をデータとして一覧化しておくことが必要です。

エクセルで契約管理をする場合は、タイトル行に管理項目を横に並べていきます。
その項目については、次のような項目を並べると良いでしょう。各社共通の一般的な項目です。

稟議番号や印紙税額を入れる企業さんも多いですね。
このほかに自社で独自に管理したい項目があれば加えていくとよいでしょう。

基本的な項目を掲載したエクセルのテンプレートを無料で準備していますので、よろしかったら参考にしてください。

エクセルでの契約書管理を成功させるポイント6つ

エクセルでの管理は後から面倒に陥らないよう、気をつけるべき点を6つお伝えしておきます。

①三者契約の場合

三者契約の場合は、入力の際に会社名を「／」（スラッシュ）でつなげる方が良いと思います。
列を分けてしまうと、後からの検索がしづらくなります。

②シートを分けない

年度、部署などでエクセルのシートを分けているケースをよく見ます。
これは、お薦めできません。

シートが分かれると、全体からの検索が面倒になります。
それだけでなく、管理項目がそれぞれ別になってしまうと、将来的にクラウドサービスなどにデータを移行するのが非常に面倒になります。

③表記のブレを抑制する

入力のルールを決めておきましょう。
日付は西暦で記載する。カタカナは全角で、アルファベットは半角で。
また自動更新有無などは、「あり」「なし」を入力規則でセットしておきましょう。

④管理番号は原本にも記載する

エクセル上の管理番号は、原本にも記載してください。
原本に直接記載するのがNGな場合は、契約書を入れるクリアポケットにラベルシールを貼ると良いでしょう。

⑤契約書原本は番号順にファイリングする（締結先別はダメ）

個人的には、ここがみなさん気づいていないポイントのように思います。

ファイリングする際は、管理番号順にファイリングしましょう。
締結先別にファイリングする企業さんが多く見られますが、これもお薦めしません。

理由は、3つあります。

第一に、ファイリング資材のコスト低減です。
会社別のファイルをすべて用意するとなると、意外と費用がかかってしまいます。

第二に、契約書を探しにくくなるからです。
締結先別のファイルの中は時系列で並べることになるでしょうが、そのどこに入っているのかがすぐには分かりません。
そのため、会社ファイルを探して、そこから目当ての契約書を探すという二段階になってしまいます。
管理番号順ならば、事前にエクセルで番号を検索しておけば、迷わずに原本にたどり着けます。

第三に、将来的にクラウドサービスなどに管理を移行して、PDFで閲覧できるようにする場合、番号管理している方が圧倒的に移行コストが下がるからです。
エクセルの台帳リストとPDFをセットでインポートする必要がありますが、管理番号が結合のキーになります。
バラバラになってしまうと、人力で結合する必要が生じます。

⑥電子契約で締結したものは分かるようにしておく

最近は電子契約で締結する契約が増えてきていると思います。
そうすると、後から契約書を探す際にキャビネットを探せば良いのか、電子契約のシステム内を探せば良いのか区別がつかなくなる可能性があります。

そこで、エクセルの管理台帳でも契約締結方法（紙契約書なのか電子契約なのか）を記録しておくことをおすすめします。電子契約を複数使っているケースならば、どのサービスで締結したのかも記録しておくとよいでしょう。

※電子契約の普及による管理の課題とその解決方法については、別の記事で詳細を記載しています。
＞＞電子契約と紙契約書のデータベース分断とその解決方法

契約書エクセル管理に限界を感じたら（クラウドのすすめ）

このように、契約書の管理はエクセルでも十分にできます。
しかし、エクセルでの管理に限界を感じることがあります。

私の経験上は、締結済みの契約書が3,000件を超えると急激に「エクセル管理がうまくいかない」という相談に変わってくるように感じています。
社内で特定の担当者に管理業務を集中させることの限界が、3,000件程度なのかなと思っています。

もしもエクセル管理に限界を感じたら、クラウドサービスの利用を検討されると良いでしょう。

＜主な契約書管理クラウドサービス＞

①純粋にエクセル代わりとして使いたいなら

>> My Quick（インフォコム）
>> 楽々ドキュメントプラス（住友電工情報システム）
>> 契約書管理サービスクラウド版（リコージャパン）
※リコーのサービスはかなり高機能で上級者向けという感じです。

②原本の倉庫管理も将来的に任せたいなら

>> WANーSign（ワンビシアーカイブズ）
>> 鈴与の契約書管理（鈴与）

③電子契約とセットで使いたいなら

>> クラウドサインスキャン（弁護士ドットコム）

④リーガルチェックの機能とセットで使いたいなら

>> Legal Forceキャビネ（Legal Force）

もしもそんな悩みがあれば、まずは下記の記事をご参照ください。
>>【売る側の人が教える】おすすめの契約書管理クラウドシステム8つ

また、ご希望があればいつでもお手伝いすることが可能です。
下記のお問い合わせフォームからご相談ください。
>> お問い合わせフォーム

過去2回にわたって、電子契約を導入する場合にユーザー企業側で課題となる点を紹介してきました。
今回は、電子契約導入後における契約管理の課題についてです。

ちなみに、前回までのブログは下記をご参照ください。
電子契約の導入に向けた課題とは？（その1）
電子契約の導入に向けた課題とは？（その2）

電子契約によって顕在化する電子と紙の二重管理の問題

さて、めでたく電子契約を導入することになった場合、そこからすぐに直面する課題があります。

それは、締結後の管理データベースが二重化してしまう問題です。

電子契約を導入したからといって、新たに締結する契約がすべて電子契約になるわけではない、というのが多くの企業の実情だと思います。いや、むしろ電子契約の方が少数派になる可能性の方が高いです。
保険契約などサービス提供者側がコントロールできる特定フォームの契約が大量発生する場合は別として、通常の様々な契約書については、いきなりすべてを電子契約に移行できるわけではありません。私がヒアリングした企業のなかでは「新規契約の6割は電子契約になっている」という外資系の会社様がありましたが、それが最高記録です。
また、すでに過去に締結している契約書については、その大半が紙で締結されている企業が多いと思います。

電子契約で締結した契約は、サービスベンダー側のシステムに蓄積されて、検索することが可能になります。ベンダーによっては、この中に契約内容を管理できるインデックスを設定することができるようになっていて、簡易な契約管理がシステム上でできるようになっています。

しかし、紙で締結された契約については、エクセルなど別のデータベース上に蓄積されることになります。
つまり、契約データベースの二重化、分断が生じてしまいます。

こうなると、過去に締結した契約書を探す際、まず電子契約を探してみて、見つからなかったら今度は紙の契約書を探すという二度手間が発生します。
あるいは、電子契約も結局はエクセルの管理台帳に入力して、「この契約書は電子契約の方を探してね」というマークを付けて管理することが必要になります。

二重管理になって、非常に手間がかかることには変わりがありません。

さらに言えば、電子契約だって方式が一つではありません。
例えば、自社側は普段クラウドサインで締結していても、相手側からAgreeでの締結やDocuSignでの締結を求められることもあるでしょう。そうなると、「紙と電子」だけではなく「電子と電子」でも管理の分断が加速していきます。こうなっては、捺印のために出社することは回避できても、無駄な入力業務が発生してしまって契約管理業務の業務効率を大きく下げることになってしまいます。
法務部門に所属する方の多くは法的な知見を活かした専門的な知的労働を期待されているにもかかわらず、結局作業的な労働を強いられることになってしまう、という本末転倒なことが発生することになるのです。

必要となる管理データベースの一元化

この問題を回避するために必要なことは、契約管理データベースの一元化です。

締結した契約については、「締結日」「締結先」「開始日」「終了日」「自動更新の有無」「更新または更新拒絶の通知期限日」「原契約などの関連する契約」といった情報をデータベースとして保持し、契約書書面のPDF情報も参照できるようにして、これにもとづいて期日管理を始めとする契約管理をすることが必要です。
また、取引上のトラブルが生じた場合に契約書の細かい内容を確認したり、過去の類似の案件で締結した契約書の文言を参考にすることが必要になることもあるでしょう。
これを効率的に実施するためには、やはり参照するデータベースを1つにまとめること「一元化」が重要です。

では、どのようにしてデータベースを一元化していけば良いのでしょうか。

方法は大きく分けて2つに分かれることになります。
一つは、電子契約のデータベース側に紙契約書の情報も一元化する方法。
もう一つは、紙契約書のデータベース側に電子契約の情報も一元化する方法です。

電子契約のデータベースに一元化する場合

まず、電子契約のデータベース側に一元化する場合を考えてみます。

この場合、新たに締結する電子契約については、クラウドサインなどの契約しているサービスのプラットフォーム上に順次データが蓄積されていきますので、業務を進めていけば自然とデータが蓄積されていきます。
一方で、新たに締結する紙契約については、締結が完了したら都度プラットフォーム上に管理情報を入力していく必要があります。
この入力作業は、結構面倒な作業です。
法務部署で契約書原本を一元管理している企業であれば、会社全体の契約書の管理情報入力を一手に対応する必要があるため、なおさら大変だと思います。

そこで、締結件数が多い企業であれば、捺印申請・リーガルチェックなどのワークフロー上にこれらの管理情報を持たせて、これらの機能から電子契約のサービスプラットフォームへAPI連携してデータを自動移行させることが考えられます。多少の費用はかかりますが、この方法は業務負担が少なくなるので良い方法だと思います。

しかし、このように電子契約のデータベースに一元化する方法でも、残る課題が3つあります。

一つめの課題は、過去に締結された大量の紙契約書をどうやって電子契約のデータベースに移行させるかです。

これを実施するには、
a)過去の紙契約書をスキャニングしてPDFデータを作り、
b)それぞれに対する管理情報のデータを作成して、
c)それらを電子契約のデータベースにインポートする　ことが必要となります。
エクセルなどで契約書管理データベース（台帳）をすでに持っている場合や、PDFデータをすでに保有している場合はそれを利用するとよいでしょう。ただし、その場合でもa)のPDFデータとb)の管理情報データを紐付けることが必要です。
過去に締結している契約書の件数が非常に多い場合には、こういった作業は外部の作業会社に委託することが得策でしょう。
委託先によってセキュリティレベルや対応できる作業の範囲に違いあるので、選定には注意を要します。例えば、「自動更新の有無」といった管理情報については契約書の内容を読み解いて判断する必要がありますが、ここまでやれる作業会社とやれない作業会社があります。「スキャニング会社」「入力会社」ではなく、契約書に関するサービスを提供しているベンダーを選択することが重要です。

主なベンダーとしては、下記のようなところがあります。
ワンビシアーカイブズ
鈴与株式会社
セキュリティリサイクル研究所

二つめの課題は、電子契約のサービスプラットフォーム上の機能が限られていることです。

もともと電子契約のサービスベンダーが提供するデータベースは、契約管理の目的で作られていないことが殆どです。そのため、「契約を管理するためには管理できる項目数が足りない」「期日管理のためのメール通知機能がない」といった事態になりかねません。
このあたりは、各社のサービスが進化中ですので事前に確認しておくことが必要となります。

主な会社の関連情報をリンクしておきます。
クラウドサイン（弁護士ドットコム）

三つ目めの課題は、異なる電子契約間でのデータベース統合の問題です。

例えば自社でメインで利用している電子契約がクラウドサインだったとして、Agreeで締結せざるを得ない契約があったと仮定すると、AgreeからPDFをダウンロードして手動でクラウドサインに登録する必要があるでしょう。競合となる電子契約間でAPI連携することは期待できないからです。
そのため、自社がメイン利用しているもの以外で電子契約が締結された場合は、それを捕捉して手動で作業をすることが必須となります。

紙契約書のデータベースに一元化する場合

次に、紙で締結する契約書のデーターベースに一元化する場合を考えてみます。

紙契約書のデータベースの方は、文書管理システムを利用することが一般的だと思います。
この場合は、電子契約を締結後に、文書管理システムの方に管理情報と画像データを移行させることが必要になります。
しかし、この場合も、手動でこの移行作業を都度実施しようとすると、大変な手間がかかりますし、間違いや漏れが発生することになります。

そこで、電子契約のサービスと文書管理システムをAPI連携するか、RPAで連携させて自動的に同期させる方法が考えられます。これを構築すれば、電子契約のプラットフォームはあくまで電子契約を締結するためのもの、締結後の管理についてはすべて文書管理システム側で実施するという体制が構築できます。
この仕組みの場合には、電子契約側に一元化する場合と比べて、文書管理システム側の項目数や項目の種類（データ型）は自由度が高いので問題が生じにくいです。また、異なる電子契約を併用していても、それぞれと連携させることは比較的やりやすいので、課題を解決しやすいといえます。

共通する課題：原本管理との分断の問題

上記のように電子契約と紙契約のデータベースが一元化できたとしても、最後に残る問題があります。
それは、一元化されたデータベースと紙契約書の原本管理との分断の問題です。

契約関係のトラブルが生じた場合、最終的には原本を取り出すことが必要となります。
また、そうでなくても失効後のもはや不要となった契約書が未来永劫増え続けることがないよう、適切な時期に廃棄をしていくことが必要です。
このためには、契約書の原本をしっかりと管理していかなければなりません。

多く見かける例として、以下のようなケースがあります。
　・契約書のデータについては、管理システムでいつでも検索・閲覧できるようになっている。
　・原本については、取引先別にバインダーにファイリングしている。
しかし、これだけでは、万が一のトラブルの際、契約書の原本をすぐに取り出せない可能性があります。

必要になってくるのは、それぞれの契約書に固有の管理番号をつけることです。
管理番号を管理システムの各レコードに付与して、同じ番号を原本にもラベリングすることが必要です。
管理番号さえつければ、契約書原本は取引先別にファイリングするのではなく、発生順（番号順）にファイリングする方がよいでしょう。

そうすることで、原本を探す必要があるときは、管理番号を頼りにファイリング順をたどって探していくことができます。また、ファイリングする際にも番号の最後のところに順次ファイリングしていくだけなので、圧倒的に手間はかからないと思います。

コスト削減のためのコツ（オンデマンドスキャニングの活用）

最後に、こういった契約管理の仕組みを構築する際に、少しでも導入コストを抑えるコツについて記載してみます。

一元化された契約データベースを構築しようとするとき、コスト面・業務負担面で最大のネックになってくるのは過去に締結した紙契約書のデータ化でしょう。
これを少しでも低減する方法について、考えてみます。

契約管理のデータベースに入れるための情報をつくるには、各契約書についてスキャニング（PDF作成）、管理情報の抽出・データ化がそれぞれ必要になってきます。
どうしてもデータベースを作る局面になると、過去のものを含めてすべて綺麗にそろえることが目的化してしまうケースがあります。
しかし、よく考えてみると、後から閲覧が必要になる契約書は、全体のなかでほんの僅かです。私が携わったある企業の場合には、全体の8％しか事後的に閲覧しない状況でした。つまり、92%の契約書は無駄にスキャニングしたということになります。
もちろん、事前にどの契約書が閲覧されるのかが分かればそれに越したことはないのですが、事前にそれを把握することは困難です。

そこで、契約書を倉庫会社に預かってもらって、必要の都度、スキャニングしてデータベースにアップしてもらういというサービスが注目されています。「オンデマンドスキャニング」などと呼ばれることが多いようです。
各社によって違いはありますが、オーダーしてから数時間程度でデータを送ってもらえるケースが多いです。

これを活用すれば、無駄なスキャニング費用を削減することができ、原本管理も併せて対応してもらえます。閲覧の頻度が低い企業であれば、こういったサービスを組み合わせることで、より費用対効果の高い仕組みの導入が可能になります。

このオンデマンドスキャニングのようなサービスを提供する会社としては、以下のような会社があります。
ワンビシアーカイブズ
鈴与株式会社
三井倉庫
セキュリティリサイクル研究所

おわりに

ここまで、電子契約の導入にあたっての課題について、実務者目線で解説をしてきました。
もちろん、ここに記載した以外にも様々な大小の課題があると思います。
大事なことは、契約書というのは個々の企業の活動の一つであって、それぞれの企業ごとに方式・管理方法などが異なるということです。その違いに合わせて、最適な仕組みを構築していくことが必要となります。

筆者の普段の仕事でも、そういった課題を抱える担当者の方と一緒に書庫に入りながら考えるお手伝いも多数していますが、このブログをご覧いただいた方が抱える課題についても、いつか解決のお手伝いができればと思っています。