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意外と簡単！　契約書の原本回収管理の課題を解決するポイント3つ

Winston — Fri, 06 Aug 2021 14:29:28 +0000

法務担当者の方ならば、一度はこんな課題で困ったことはないでしょうか？

契約書原本の回収管理の課題

「捺印後に取引先に送った契約書の原本が、いまだに返ってきていない」
「原本の回収管理を営業担当に任せたいのに、協力してくれない」
「どの契約書が返ってきていないのか、管理ができていない」

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで、日々、企業の契約書管理のお手伝いをしています。

実は、こういった悩みを解決するには、複雑な検討や多額の費用はいりません。
多くの企業が、色々と工夫をして乗り越えています。

今回は、その具体的な方法をご紹介します。

エクセルでもできます。契約書回収管理の業務運用方法

エクセルで契約書の管理台帳をつけている企業は多いと思います。
このエクセル管理台帳に「回収確認」の列を設けてをうまく活用すると、契約書原本の回収管理ができます。

ポイントになるのは、自社側での捺印のタイミングを捉えることです。

2通の契約書が製本され、自社側で先に捺印するとします。
このとき、営業から捺印申請が出されます。

このタイミングで、エクセルの管理台帳に登録をするのです。
捺印申請が出されたところで、エクセルの新たな行を追加して管理番号を採番します。

最終的に、相手方での捺印が完了して営業から保管申請が上がってきたら、該当のエクセル行の「回収確認」に「済み」と登録します。

毎月、一定のタイミングで「回収確認」の列が空欄になっている契約書については、まだ相手先からの原本回収が終わっていないことになります。
これらの契約書だけを抜粋して、営業担当に送ることでアラートを出すことができます。

営業担当に契約書回収管理を任せたい（3つの方法）

「営業部署に契約書の回収管理を任せたい」
「けれども、任せたら回収されずに放置されてしまいそうで任せられない」
「結局、面倒だけれど自分たちで管理するしかない」

こういった法務担当者は、非常に多いのではないでしょうか。

この状態から抜け出すために、各企業では色々と工夫したルールづくりをしています。
そのための具体的な方法には、次の3つがあります。

①双方捺印された契約書が回収された段階で受注カウントする

営業側での受注成績管理として、双方捺印された契約書原本を回収したことをもって受注完了として成績カウントするというルールにされている企業があります。

営業側の理解が得られれば、このようにしていただくのがベストです。
営業担当にとっては、自分の成績になるかどうかは非常に重大なことですので。

②契約書の原本が回収されていることを社内監査項目にしている

年に1回の社内監査の際、契約書の確実な回収が行われていることを監査項目にして管理している企業さんもあります。

管理部門主導で対応できるので取り組みやすいですが、回収すべき契約書がどれか、という情報がないと管理ができません。
そこは、捺印申請の情報をベースにすると良いと思います。

③法務側からの定期的にアラートを出す

月に1回、捺印申請がなされていて回収されていない契約書を抽出して、法務側が各担当部署にアラートを出す、という取り組みをしている企業は多くあります。

この難点は、法務担当の業務負荷が高いことです。

そこで、自動的にアラートを出す仕組みを構築されているケースもあります。

ａ）エクセル管理台帳にマクロを組み込んで、捺印申請日から2週間が経過して「回収確認」がブランクだった場合にメールで自動的に通知する仕組みは、実際にいくつかの企業で実施されていました。

ただ、マクロは誰もが管理できるものではないので、注意する必要があります。

そこで、ｂ）RPAを活用してメール送信を自動化している企業もあります。

この場合、エクセル台帳に少し関数を組んでおきます。

・TODAY関数で日付を表示する欄を設ける。
・捺印申請日とTODAYの差を表示させる。
・この差が14日以上あった場合に「要確認」を表示させる。

そして、RPAで下記のようなプログラムを組んでおきます。

・エクセル管理台帳を立ち上げる。
・1行ごとに「要確認」がある場合、メールソフトを立ち上げる。
・所定のアドレスをメールソフト上に入力する。
・該当行の契約書番号・相手先・タイトルを本文に転記する。
・送信ボタンを押す。

週に1回、このプログラムを起動することで、自動的にアラートを出すことができます。

契約書回収の代行サービス（アウトソーシング）

通常の会社であれば、契約書の回収は自社で行うのが通常です。

しかし、一度に大量の契約書や覚書を回収する必要があり、業務量的に対応が困難なケースがあります。
その場合には、外部の会社にアウトソースするという選択肢もあります。

実際、私のお手伝いした会社でも、事業譲渡により取引先との間で債権引継ぎの覚書を大量に締結する必要があったケースで、覚書の印刷・発送・回収の代行をさせていただいたことがあります。

この場合は、アウトソースする先の会社は慎重に選択してください。

・セキュリティに配慮された環境で作業されているか。
・普段から契約書の取り扱いに慣れている企業であるか。
・誤りが発生しないような作業手順を詳細に提案してくれるか。

見積書だけを1枚出してくるような会社は、あまり信用できません。
万一のことがあると、発注企業に与える影響が大きいのでご注意ください。

もしも、より詳しい検討をされたい場合、お問い合わせフォームからご相談をいただければ可能な範囲でご回答をさせていただきます。
>> お問い合わせフォーム

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【無料テンプレート付き】エクセルで簡単にできる契約書管理項目と運用ポイント6つ

Winston — Thu, 05 Aug 2021 15:06:14 +0000

締結した契約書の管理、みなさんどうしていますか？

契約書管理の悩み

「どのような項目で管理すればよいのか分からない」
「できるだけコストをかけたくないけど、エクセルで本当にできる？」
「エクセルを使って、どのように業務を運用すればよいのか分からない」

法務担当者の方は、こういった悩みに一度は直面したことがあるのではないでしょうか。

こんにちは。Winstonです。
金融機関からベンチャー企業まで。
日々、企業のみなさんの契約書管理のお手伝いをしています。

結論からいうと、そんな悩みは、実はすべてエクセルで解決できます。

私がお手伝いをする企業さんでも、大半がエクセルで解決できています。

今回の記事では、そのポイントをご紹介します。

これを押さえればOK!　エクセル契約書管理台帳の管理項目

契約を管理するためには、その契約がどこの相手と、いつからいつまでの期間で、どんな内容で締結したのかといった情報をデータとして一覧化しておくことが必要です。

エクセルで契約管理をする場合は、タイトル行に管理項目を横に並べていきます。
その項目については、次のような項目を並べると良いでしょう。各社共通の一般的な項目です。

一般的な契約書の管理項目

契約書管理番号、担当部署、契約書タイトル、締結相手先、契約締結日、契約終了日、
契約開始日、契約終了日、自動更新有無、更新通知期限、関連する契約の管理番号、
契約締結区分（紙契約書／電子契約）、有効・失効区分、失効日、備考

稟議番号や印紙税額を入れる企業さんも多いですね。
このほかに自社で独自に管理したい項目があれば加えていくとよいでしょう。

基本的な項目を掲載したエクセルのテンプレートを無料で準備していますので、よろしかったら参考にしてください。

契約書管理テンプレート（無料）ダウンロード

エクセルでの契約書管理を成功させるポイント6つ

エクセルでの管理は後から面倒に陥らないよう、気をつけるべき点を6つお伝えしておきます。

①三者契約の場合

三者契約の場合は、入力の際に会社名を「／」（スラッシュ）でつなげる方が良いと思います。
列を分けてしまうと、後からの検索がしづらくなります。

②シートを分けない

年度、部署などでエクセルのシートを分けているケースをよく見ます。
これは、お薦めできません。

シートが分かれると、全体からの検索が面倒になります。
それだけでなく、管理項目がそれぞれ別になってしまうと、将来的にクラウドサービスなどにデータを移行するのが非常に面倒になります。

③表記のブレを抑制する

入力のルールを決めておきましょう。
日付は西暦で記載する。カタカナは全角で、アルファベットは半角で。
また自動更新有無などは、「あり」「なし」を入力規則でセットしておきましょう。

④管理番号は原本にも記載する

エクセル上の管理番号は、原本にも記載してください。
原本に直接記載するのがNGな場合は、契約書を入れるクリアポケットにラベルシールを貼ると良いでしょう。

⑤契約書原本は番号順にファイリングする（締結先別はダメ）

個人的には、ここがみなさん気づいていないポイントのように思います。

ファイリングする際は、管理番号順にファイリングしましょう。
締結先別にファイリングする企業さんが多く見られますが、これもお薦めしません。

理由は、3つあります。

第一に、ファイリング資材のコスト低減です。
会社別のファイルをすべて用意するとなると、意外と費用がかかってしまいます。

第二に、契約書を探しにくくなるからです。
締結先別のファイルの中は時系列で並べることになるでしょうが、そのどこに入っているのかがすぐには分かりません。
そのため、会社ファイルを探して、そこから目当ての契約書を探すという二段階になってしまいます。
管理番号順ならば、事前にエクセルで番号を検索しておけば、迷わずに原本にたどり着けます。

第三に、将来的にクラウドサービスなどに管理を移行して、PDFで閲覧できるようにする場合、番号管理している方が圧倒的に移行コストが下がるからです。
エクセルの台帳リストとPDFをセットでインポートする必要がありますが、管理番号が結合のキーになります。
バラバラになってしまうと、人力で結合する必要が生じます。

⑥電子契約で締結したものは分かるようにしておく

最近は電子契約で締結する契約が増えてきていると思います。
そうすると、後から契約書を探す際にキャビネットを探せば良いのか、電子契約のシステム内を探せば良いのか区別がつかなくなる可能性があります。

そこで、エクセルの管理台帳でも契約締結方法（紙契約書なのか電子契約なのか）を記録しておくことをおすすめします。電子契約を複数使っているケースならば、どのサービスで締結したのかも記録しておくとよいでしょう。

※電子契約の普及による管理の課題とその解決方法については、別の記事で詳細を記載しています。
＞＞電子契約と紙契約書のデータベース分断とその解決方法